10 Tipps für erfolgreiche Meetings

Besprechungen sind ein unvermeidlicher Teil unseres Arbeitsalltags. Sie können produktive, kooperative Foren sein, die ein Unternehmen oder ein Projekt vorantreiben, oder aber zeitraubende, nervenaufreibende Veranstaltungen, die die Zeit aller Beteiligten in Anspruch nehmen und den Fortschritt behindern.

An dieser Stelle kommen Bürobesprechungspods ins Spiel. Office Meeting Pods bieten wichtige, leicht zugängliche, geschlossene, ruhige Räume in Arbeitsbereichen, die keine festen Wände und Einbauten benötigen. Office Meeting Pods gibt es in verschiedenen Größen, von kleinen Telefon-/Videokonferenzkabinen bis hin zu großen Besprechungsräumen. Alle Pods sind mit schallabsorbierenden und schalldämmenden Eigenschaften ausgestattet und mit Wolle oder optionalen antibakteriellen Stoffen gepolstert. Die integrierte Luftzirkulation, die Beleuchtung, die Elektrik und die Möbel bieten den Nutzern alles, was sie für eine ruhige und sichere Arbeitsumgebung benötigen.

Tipps für erfolgreiche Meetings

Wenn Sie die folgenden zehn Grundsätze befolgen, können Sie jedes Mal eine erfolgreiche Besprechung garantieren:

1. Bedenken Sie das Problem, das Sie zu lösen versuchen.

Bevor Sie sich einen Termin in den Kalender eintragen, sollten Sie sich Gedanken über das Problem machen, das Sie lösen wollen, und darüber, wie Sie mit Ihren Kollegen zusammenarbeiten wollen.

2. Besprechungen sollten geplant und strukturiert sein.

Da alle Besprechungen eine gewisse Struktur erfordern, sollten Sie das Ziel und die Tagesordnung im Voraus veröffentlichen, auch wenn es sich nur um ein paar wichtige Aufzählungspunkte handelt. Wählen Sie einen angemessenen Zeitrahmen, aber achten Sie darauf, dass er nicht zu kurz ist; Meetings nehmen in der Regel die vorgesehene Zeit in Anspruch. Längere Besprechungen sind auch schwieriger in den hektischen Terminkalender der Teilnehmer zu integrieren.

3. Wählen Sie Ihr Publikum sorgfältig aus.

Die Weitergabe von Informationen an das gesamte Projektteam ist eine gute Möglichkeit, alle Beteiligten einzubinden, aber bedenken Sie die Auswirkungen auf die Produktivität (und Ihr Budget!). Der Einsatz eines kollaborativen Projektmanagement-Tools kann auch dazu beitragen, die Zahl der Teilnehmer an Besprechungen zu verringern.

4. Sortieren Sie die Informationen.

Bereiten Sie alle unterstützenden Informationen im Voraus vor und veröffentlichen Sie sie, damit die Teilnehmer sie vor der Besprechung durchsehen können. Wenn die erste Version, die die Teilnehmer zu sehen bekommen, die monströse Papierversion ist, die Sie zu Beginn der Sitzung verteilen, ist es unwahrscheinlich, dass Sie eine 200-seitige technische Spezifikation absegnen können.

5. Beginnen Sie pünktlich.

Die veröffentlichte Startzeit der Besprechung ist der Zeitpunkt, an dem die Diskussion beginnt, und nicht der Zeitpunkt, an dem Sie das Eintreffen der Teilnehmer erwarten. Besprechen Sie zu Beginn die Ziele, wer die Besprechung leitet und wer Notizen machen wird.

6. Halten Sie interessante Besprechungen ab.

Wenn Sie die Teilnehmer sorgfältig auswählen, wird jeder etwas Nützliches aus der Besprechung mitnehmen können, so dass die Zeit gut genutzt wird und interessant ist. Ermutigen Sie zu freiem Denken und freier Meinungsäußerung. Reden Sie nicht nur auf die Teilnehmer ein und machen Sie alles zu Ihrer Sache, sondern fordern Sie ihre Ideen und Meinungen ein.

7. Behalten Sie den Fokus der Besprechungen bei.

Verlieren Sie den Zweck der Besprechung nicht aus den Augen - die Tagesordnung ist aus einem bestimmten Grund da. Wenn andere Themen aufkommen, notieren Sie sie und heben Sie sie auf, wenn Sie mehr Zeit haben. Lassen Sie sich nicht auf langwierige technische Diskussionen ein, die das gesamte Team in Anspruch nehmen und nur einigen wenigen zugute kommen.

8. Bleiben Sie professionell.

Teambesprechungen sind nicht dazu da, Leute zu überfallen, persönliche Konflikte auszutragen oder Revierkämpfe zwischen Abteilungen auszutragen. Kümmern Sie sich um diese Dinge außerhalb des Raumes. Eine lebhafte Debatte ist erwünscht, aber nur, wenn sie konstruktiv ist, zum Thema passt und die Tagesordnung voranbringt.

9. Fassen Sie zusammen.

Schließen Sie die Besprechung ab, indem Sie noch einmal wiederholen, was vereinbart und erreicht wurde, so dass alle mit dem gleichen Verständnis nach Hause gehen. Auch wenn es eine Sitzung mit schlechten Nachrichten war, versuchen Sie, sie möglichst positiv zu beenden.

10. Schließen Sie die Aufgabe pünktlich ab.

Eine Besprechung, die sich verspätet, kann eine Vielzahl anderer geplanter Aktivitäten stören. Wenn die Besprechung zu den gewünschten Ergebnissen führt, verschieben Sie sie auf einen anderen Termin. Andernfalls riskieren Sie, in den letzten Sekunden eine halbgare Lösung zu finden. Und das war höchstwahrscheinlich nicht der eigentliche Zweck der Besprechung.

Office Meeting Pods in Ihre Besprechungen einbinden

Bürobesprechungsräume sind einfach einzurichten, kostengünstig zu bauen und bei einem Umzug Ihres Unternehmens mobil. Sie erfüllen viele der gleichen Funktionen wie ein Besprechungsraum, jedoch zu geringeren Kosten, auf kleinerem Raum und mit größerer Flexibilität. Viele Meeting-Pods für Büros verfügen über Anschlussmöglichkeiten, Sitzgelegenheiten, Stromanschluss und Umgebungsbeleuchtung, so dass Sie sofort loslegen können. Es gibt zahlreiche maßgeschneiderte Stoffe und Oberflächen, so dass Sie keine Abstriche beim Stil machen müssen.

Dank ihres modularen Designs können sie in einem Bruchteil der Zeit und der Kosten eines Besprechungsraums in jeden verfügbaren Raum integriert werden. Das bedeutet häufig, dass sie näher an den Arbeitsbereichen platziert werden können und einen praktischen Mehrzweckraum für spontane Besprechungen oder ruhige Gedanken bieten. Und sie bringen ihre Umgebung mit - eine Oase der Ruhe, während sie gleichzeitig mit dem geschäftigen Treiben im Büro verbunden bleiben.

Falls Sie noch nichts davon gehört haben, es gibt diese schalldichten Kabinen wie die von https://soundboxstore.com/, die in Büros installiert werden können, die sogar für einfache Telefongespräche, virtuelle Besprechungen oder sogar Gruppenbesprechungen von Angesicht zu Angesicht genutzt werden können. Diese schalldichten Kabinen werden sicherlich eine große Hilfe sein, wenn es um Produktivität oder erfolgreichere Meetings geht.