Coworking Vertraulich: Schützen Sie Ihre Privatsphäre in Gemeinschaftsbüros

Die Einführung der EU-Datenschutz-Grundverordnung (GDPR) im Jahr 2018 war für europaweit tätige Unternehmen ein Wendepunkt. Obwohl das Vereinigte Königreich nicht mehr Teil der Europäischen Union ist, sind seine aktuellen Datenschutzgesetze fast identisch. Um die Daten seiner Kunden zu schützen und auf der richtigen Seite des Gesetzes zu bleiben, muss jedes Unternehmen Maßnahmen zum Schutz der Privatsphäre seiner Kunden und Mitarbeiter ergreifen.

Während die Kontrolle des Zugriffs auf personenbezogene Daten und deren Speicherung ein wichtiger Teil des Puzzles ist, gibt es einen Bereich, der leicht übersehen wird: das Abhören von Daten.

Welche Gefahren birgt die Arbeit in Großraumbüros oder Coworking Spaces in Bezug auf Vertraulichkeit und Datenschutz? Gehen wir der Sache auf den Grund und finden wir heraus, wie Sie Ihr Unternehmen schützen können.

Cyber-Schutzmaßnahmen

Zunächst müssen Sie dafür sorgen, dass nur Ihre Mitarbeiter Zugang zu vertraulichen digitalen Informationen haben und diese vor Cyberangriffen geschützt sind. Dies beginnt mit einer soliden Datenschutzpolitik. Es könnte sich lohnen, in juristische Unterstützung zu investieren, um diese Politik richtig umzusetzen.

Unter britischem Rechtmuss jedes Unternehmen geeignete Maßnahmen ergreifen, um personenbezogene Daten zu schützen. Dazu sollte gehören:

• Sichere Passwörter, die regelmäßig geändert werden
• Firewalls
• Anti-Viren-Software
• Abschließbare Aktenschränke
• Zeitnahe Vernichtung von nicht mehr benötigten Papierdokumenten

Die britische Regierung stellt Leitlinien und Instrumente zur Verfügung, mit denen Sie überprüfen können, inwieweit Sie die Vorschriften einhalten. Sie wird Ihnen zwar nicht genau sagen, was Sie tun müssen, aber sie gibt Ihnen allgemeine Hilfestellung, die Ihnen helfen kann, Ihre Privatsphäre online zu schützen und die Daten Ihrer Kunden sicher zu halten. 

Physische Maßnahmen

Um Ihre Privatsphäre zu schützen, müssen Sie manchmal eine Barriere zwischen sich und anderen Personen im Coworking Space errichten. Es gibt einige traditionelle und innovativere Möglichkeiten, dies zu erreichen.

Paravents und Topfpflanzen

Beginnen wir mit einem altmodischen Ansatz - einer physischen Barriere. Wenn Sie einen Sichtschutz zwischen sich und Ihrem Sitznachbarn aufstellen, senden Sie eine klare Botschaft. Natürlich könnte die Person immer noch ihren Stuhl verschieben, um besser sehen zu können, aber das wäre ziemlich krass. 

Eine andere Möglichkeit ist eine Topfpflanze. Aber seien wir ehrlich: Plastikpflanzen sehen furchtbar aus, und echte Pflanzen erfordern viel Arbeit. Das ist also nur ein Vorschlag für die eifrigsten Gärtner unter den Schreibtischjockeys.

Sichtschutzwände

Sichtschutzwände sind eine billige und einfache Methode, um neugierige Blicke von Laptop- und Computerbildschirmen fernzuhalten. Sie bestehen aus einem dünnen Stück polarisiertem Kunststoff. Das funktioniert, indem es den Blickwinkel des Bildschirms verkleinert. Wenn Sie direkt auf den Bildschirm schauen, können Sie perfekt sehen, aber neugierige Parker am Nebentisch sehen nichts als Dunst. 

Unabhängig davon haben Ihre Mitarbeiter möglicherweise Bedenken wegen des blauen Lichts von Bildschirmen. Studien der Universität von Kalifornien in Davis haben ergeben, dass 27-35 % der Menschen nach der Nutzung digitaler Geräte über Symptome wie trockene Augen, Kopfschmerzen und verschwommenes Sehen berichten. Sie könnten Ihren Mitarbeitern also einen Gefallen tun, indem Sie in Sichtschutzwände investieren, die die Blaulichtexposition reduzieren.

Tarntechnologien

Jedes Team muss irgendwann einmal zusammenkommen und Präsentationen gemeinsam besprechen. Der Trend zu gläsernen Besprechungsräumen in Coworking Spaces mag sie hell und luftig erscheinen lassen, aber sie tragen nicht dazu bei, sensible Informationen vor neugierigen Blicken zu schützen.

Eine neue Innovation, die bald in einem Coworking Space in Ihrer Nähe Einzug halten könnte, ist Tarntechnologie. Dieses Produkt deckt das LED- oder OLED-Display ab und verhindert, dass Zuschauer die Informationen auf dem Bildschirm sehen können. Gleichzeitig können alle im Raum befindlichen Personen alles klar sehen. Es wirkt wie ein fortschrittlicher Sichtschutzfilter für einen Laptop und ist eine großartige Möglichkeit, Ihre Privatsphäre in jedem gemeinsam genutzten Arbeitsbereich zu schützen.

All diese Optionen sind nützlich, aber sie haben einen entscheidenden Nachteil. Sie bieten keine Schallisolierung. Um sicherzustellen, dass ein vertrauliches Gespräch vertraulich bleibt, brauchen Sie eine schalldichte Kabine.

Schalldichte Kabinen

Schallschutzkabinen, auch bekannt als Akustikkabinen, Bürokabinen und Zoom-Räume, sind eine Revolution für den Schutz der Privatsphäre. Sie bieten nicht nur einen ruhigen Platz zum Arbeiten, sondern ermöglichen auch vertrauliche Gespräche in absoluter Privatsphäre.

Das bedeutet, dass Sie ein sensibles Personalgespräch oder eine Verhandlung mit einem Kunden von Angesicht zu Angesicht führen können, ohne dass jemand anderes hört, was Sie sagen. Dasselbe können Sie auch über Zoom oder am Telefon tun. Sie sind perfekt geeignet, um private Informationen geheim zu halten und Abhören zu verhindern.

Sie können Expansionspläne, Entlassungen, neue Produkte und sensible Themen ungestört von neugierigen Ohren besprechen, ohne den Coworking Space zu verlassen. Renommierte Unternehmen wie Alibaba, Starbucks und Boeing haben sie bereits in ihre Büros eingebaut, weil sie ihre Fähigkeit, die Privatsphäre zu schützen, erkannt haben.

Vernachlässigen Sie die Ausbildung nicht

Wir kommen als Letztes zur Schulung, denn sie ist für jede Maßnahme, die Sie zum Schutz der Privatsphäre ergreifen, entscheidend. Es ist nicht gut, eine Datenschutzrichtlinie zu haben, die niemand kennt. Sie müssen dafür sorgen, dass jeder damit vertraut ist und seine persönliche Verantwortung versteht.

Dies könnte Folgendes beinhalten:

• Regelmäßiges Ändern von Passwörtern
• Befolgung von Protokollen über die Erhebung, Speicherung und Aufbewahrung von Daten
• Wissen, wann man einen ruhigen Ort für ein vertrauliches Gespräch finden sollte
• Meldung etwaiger Verstöße an die Geschäftsleitung

Ihr Team muss den Zusammenhang zwischen dem Schutz der Privatsphäre und dem Gesetz verstehen. Wenn sie sehen, dass ihre Verantwortung Teil eines größeren Rahmens ist, sollten sie sie ernster nehmen. 

Schützen Sie die Privatsphäre und verbessern Sie Ihren Coworking Space mit schalldichten Kabinen

Wenn Sie einen Coworking Space besitzen oder leiten, haben Sie sich dann genügend Gedanken über den Schutz der Privatsphäre gemacht? Die Aufrüstung Ihrer Einrichtung mit Bürokapseln könnte Ihnen einen Vorteil gegenüber Ihren Mitbewerbern verschaffen. Sie können Unternehmen und Start-ups ansprechen, die Wert auf einen Ort legen, an dem sie nicht belauscht werden können, ohne das Büro verlassen zu müssen.

Soundbox Store ist stolz darauf, eine Reihe von akustischen Pods anbieten zu können, die wir in den letzten zehn Jahren entwickelt und verfeinert haben. Sie werden aus den hochwertigsten akustischen Materialien hergestellt und sorgen dafür, dass der Lärm draußen und die privaten Gespräche drinnen bleiben. Dank ihrer Plug-and-Play-Funktionalität können Sie sie buchstäblich überall dort aufstellen, wo Sie eine Steckdose haben.

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