Coworking Vertrouwelijk: Bescherm uw privacy in gedeelde kantoren

De komst van EU GDPR in 2018 was een game-changer voor bedrijven die actief zijn in heel Europa. Hoewel het Verenigd Koninkrijk niet langer deel uitmaakt van de Europese Unie, zijn de huidige wetten inzake gegevensbescherming bijna identiek. Om de gegevens van hun klanten te beschermen en aan de goede kant van de wet te blijven, moet elk bedrijf maatregelen nemen om de privacy van hun klanten en werknemers te beschermen.

Hoewel het controleren van de toegang tot en opslag van persoonlijke gegevens een cruciaal onderdeel van de puzzel is, is er een gebied dat gemakkelijk over het hoofd wordt gezien: afluisteren.

Wat zijn de gevaren van het werken in open kantoren of coworking spaces als het gaat om vertrouwelijkheid en gegevensbescherming? Laten we eens dieper graven en ontdekken hoe u uw bedrijf kunt beschermen.

Cyberbescherming

Ten eerste moet je ervoor zorgen dat alleen je werknemers toegang hebben tot vertrouwelijke digitale informatie en deze beschermen tegen cyberaanvallen. Dit begint met een robuust gegevensbeschermingsbeleid. Het kan verstandig zijn om te investeren in juridische ondersteuning om dit beleid goed te krijgen.

Onder Britse wetgevingmoet elk bedrijf passende maatregelen nemen om persoonlijke gegevens veilig te houden. Dit moet het volgende omvatten:

• Sterke wachtwoorden, die regelmatig worden gewijzigd
• Firewalls
• Anti-virus software
• Afsluitbare archiefkasten
• Snel vernietigen van papieren documenten die niet langer nodig zijn

De Britse overheid biedt richtlijnen en hulpmiddelen waarmee u uw huidige niveau van naleving kunt controleren. Hoewel deze richtlijnen u niet precies vertellen wat u moet doen, bieden ze u wel algemene ondersteuning die u kan helpen uw privacy online te beschermen en de gegevens van uw klanten veilig te houden. 

Fysieke maatregelen

Om je privacy te beschermen, moet je soms een barrière opwerpen tussen jezelf en andere mensen in de coworking space. Er zijn een aantal traditionele en meer innovatieve manieren om dit te doen.

Schermen en potplanten

Laten we beginnen met een ouderwetse aanpak - een fysieke barrière. Door een fysiek scherm op te hangen tussen jezelf en de persoon naast je geef je een duidelijke boodschap. Natuurlijk kunnen ze nog steeds hun stoel verplaatsen om beter te kunnen kijken, maar dit zou vrij duidelijk zijn. 

Een andere optie is een potplant. Maar laten we eerlijk zijn, de plastic exemplaren zien er verschrikkelijk uit en de echte kosten veel werk. Dit is dus alleen een suggestie voor de meest toegewijde tuinbouwer.

Privacyschermen

Privacyschermen zijn een goedkope en gemakkelijke manier om nieuwsgierige blikken weg te houden van laptop- en computerschermen. Ze bestaan uit een dun stukje gepolariseerd plastic. Dit werkt door de kijkhoek van je scherm te verkleinen. Je kunt perfect zien als je recht naar het scherm kijkt, maar nieuwsgierige parkeerders bij het volgende bureau zien niets anders dan waas. 

Los daarvan, maar wel gerelateerd, kunnen je werknemers zich zorgen maken over blauw licht van schermen. Studies van de Universiteit van Californië in Davis toonden aan dat 27-35% van de mensen symptomen rapporteerde, waaronder droge ogen, hoofdpijn en wazig zicht na het gebruik van digitale apparaten. Je kunt je werknemers dus ook een plezier doen door te investeren in privacyschermen die de blootstelling aan blauw licht verminderen.

Camouflerende technologie

Elk team moet wel eens samenkomen en presentaties doornemen. De trend van vergaderruimten met glazen wanden in coworking-ruimten geeft ze misschien een helder en luchtig gevoel, maar ze beschermen gevoelige informatie niet tegen nieuwsgierige blikken.

Een recente innovatie die misschien binnenkort naar een coworkingruimte bij jou in de buurt komt, is verhullingstechnologie. Dit product bedekt het LED- of OLED-scherm, waardoor toeschouwers de informatie op het scherm niet kunnen zien. Tegelijkertijd kunnen degenen in de kamer alles duidelijk zien. Het werkt als een geavanceerd privacyfilter voor een laptop en is een geweldige manier om je privacy te beschermen in elke gedeelde werkruimte.

Al deze opties zijn nuttig, maar ze falen op één cruciaal punt. Ze bieden geen geluidsisolatie. Om ervoor te zorgen dat een vertrouwelijk gesprek vertrouwelijk blijft, heb je een geluiddichte cabine nodig.

Geluiddichte cabines

Geluiddichte cabines, ook bekend als akoestische pods, kantoorpods en Zoom rooms, zijn een revolutie voor het beschermen van de privacy. Ze bieden niet alleen een rustige plek om te werken, maar ze stellen je ook in staat om een vertrouwelijk gesprek te voeren in volledige privacy.

Dit betekent dat je een gevoelig HR-gesprek of een onderhandeling met een klant face-to-face kunt voeren zonder dat iemand anders hoort wat je zegt. Je kunt hetzelfde doen op Zoom of via de telefoon. Ze zijn perfect om privé-informatie privé te houden en afluisteren te voorkomen.

Je kunt vol vertrouwen uitbreidingen, ontslagen, nieuwe producten en gevoelige onderwerpen bespreken zonder dat je de coworkingruimte hoeft te verlaten. Bekende bedrijven zoals Alibaba, Starbucks en Boeing hebben ze al toegevoegd aan hun kantoren, omdat ze erkennen dat ze privacy ondersteunen.

Verwaarloos training niet

We komen als laatste bij training omdat dit cruciaal is voor elke maatregel die je neemt om privacy te beschermen. Het heeft geen zin om een beleid voor gegevensbescherming te hebben dat niemand kent. Je moet ervoor zorgen dat iedereen het kent en zijn persoonlijke verantwoordelijkheden begrijpt.

Dit kan het volgende inhouden:

• Regelmatig wachtwoorden wijzigen
• Protocollen volgen met betrekking tot het verzamelen, opslaan en bewaren van gegevens
• Weten wanneer je een rustige plek moet zoeken voor een vertrouwelijk gesprek
• Schendingen melden aan het management

Je team moet het verband begrijpen tussen privacybescherming en de wet. Als ze zien dat hun verantwoordelijkheden deel uitmaken van een groter kader, zullen ze deze serieuzer nemen. 

Bescherm privacy en verbeter je coworkingruimte met geluiddichte cabines

Als je een coworkingruimte bezit of beheert, heb je dan wel genoeg nagedacht over privacy? Je faciliteit upgraden met kantoorpods kan je een voorsprong geven op je concurrenten. U kunt bedrijven en starters aanspreken die graag een plek hebben waar ze niet worden afgeluisterd zonder dat ze het kantoor hoeven te verlaten.

Soundbox Store biedt met trots een reeks akoestische pods aan die we de afgelopen tien jaar hebben ontwikkeld en verfijnd. Ze zijn gemaakt van de beste akoestische materialen en houden geluid buiten en privégesprekken binnen. Dankzij de plug-and-play-functionaliteit kun je ze letterlijk overal installeren waar een stopcontact aanwezig is.

Ontdek onze productassortiment online en bel ons op 020 4586 3800 voor meer informatie.