De kunst van effectieve communicatie op de werkplek onder de knie krijgen

De Ierse toneelschrijver George Bernard Shaw zei: "Het grootste probleem in communicatie is de illusie dat het heeft plaatsgevonden."

Zoals we allemaal weten, is er een groot verschil tussen kunnen spreken en horen en een goede communicator zijn. Als je echter een effectievere communicator wordt, zul je op elk gebied van je leven verbeteringen zien, ook op zakelijk gebied.

Dus wat zijn de sleutels tot het beheersen van de kunst van effectieve communicatie op de werkplek?

Communicatie op de werkplek begrijpen

De vraag "Wat is communicatie op de werkplek?" klinkt misschien voor de hand liggend, maar het antwoord is subtieler dan het op het eerste gezicht lijkt.

Zoals Shaw al zei, houden we onszelf vaak voor de gek door te denken dat er communicatie heeft plaatsgevonden. Erger nog, we hebben dingen gecommuniceerd waarvan we ons niet eens bewust zijn.

Methoden van communicatie op de werkplek

Voor de hand liggende vormen van verbale communicatie op het werk zijn gesprekken, e-mails, telefoongesprekken en vergaderingen. Maar om de kunst van het communiceren op de werkplek te ontwikkelen, moet je weten welk medium je moet gebruiken en - heel belangrijk - welk medium je moet gebruiken.wanneer te gebruiken.

Timing is een essentieel en vaak onderschat element van effectieve communicatie. Zoals we zullen zien, kan het beheersen van de kunst van timing je een waardevolle aanwinst maken voor elk team.

Het belang van non-verbale communicatie

Heb je ooit gehoord dat 93% van de communicatie non-verbaal is? Dat blijkt een mythe te zijn, en hier lees je waarom.

Dat cijfer komt uit een onderzoek uit 1972 dat niet echt gebaseerd was op het echte leven. Het was gebaseerd op het horen van woorden en het kijken naar foto's van gezichten van mensen. Handen omhoog, wie heeft wel eens zo'n interactie gehad op het werk? Nee, ik dacht het niet.

Dit betekent echter niet dat non-verbale signalen, zoals lichaamsbewegingen, gezichtsuitdrukking en gebaren, er niet toe doen. Ze geven veel informatie over intentie, wat een belangrijk onderdeel is van communicatie. Hoewel sommige van deze signalen onwillekeurig zijn, kunnen we ze gebruiken om duidelijker te communiceren.

Communicatie op de werkplek verbeteren

Als je wilt dat je collega's begrijpen wat je bedoelt, zijn hier een paar belangrijke vaardigheden die je onder de knie moet krijgen:

Echt luisteren

Actieve luisteraars zijn gefocust op wat de ander zegt, en denken niet na over wat ze hierna gaan zeggen. Dit is voor de meesten van ons niet vanzelfsprekend en vergt oefening.

Probeer dit in je volgende gesprek:

• Kijk je collega aan en geef gepast (niet griezelig) oogcontact
• Neem non-verbale signalen op, zoals gebaren, gezichtsuitdrukkingen en toon van de stem
• Weersta de drang om te onderbreken
• Herhaal wat de persoon zei om te controleren of je het begrijpt

In het begin kunnen er wat ongemakkelijke stiltes vallen, omdat je eerst moet verwerken wat de persoon heeft gezegd voordat je je antwoord formuleert. Maar laat dat je niet afschrikken! Actieve luisteraars bouwen vertrouwen op en merken dat mensen aandachtiger luisteren als ze spreken.

Barrières in de communicatie op de werkplek identificeren en overwinnen

De werkplek brengt mensen met verschillende achtergronden en levenservaringen samen. Het is dus geen verrassing dat we soms niet helemaal begrijpen wat anderen zeggen.

• Taalbarrières: Meer dan 300 talen worden gesproken in het Verenigd Koninkrijk. Als je hier op het werk rekening mee houdt, kan het betekenen dat je je moet houden aan meer letterlijke termen in plaats van de spreektaal en het jargon te gebruiken waar het Engels bekend om staat.

• Culturele barrières: Manieren van communiceren zijn niet universeel en het is belangrijk om anderen te begrijpen in plaats van hen onze manier van communiceren op te leggen. Sensitivity training kan ons blootstellen aan nieuwe manieren van denken over communiceren.

• Fysieke barrières: Hebben teamleden de apparatuur die ze nodig hebben om effectief te communiceren? Zijn er stille ruimtes waar ze naartoe kunnen gaan voor vertrouwelijke vergaderingen of om samen te werken zonder te worden afgeleid?

• Psychologische barrières: Botsende communicatiestijlen, conflicten en verschillende standpunten kunnen ertoe leiden dat sommige mensen op het werk dichtklappen. Training kan helpen om vertrouwen op te bouwen en goede communicatievaardigheden te bevorderen, zodat iedereen zich betrokken voelt en kan uitblinken.

De kunst van timing

Heb je ooit een vergadering bijgewoond waar de baas iedereen aanmoedigde om zich "open te stellen, alles op een rijtje te zetten"? Hoewel dit geweldig klinkt, verlopen ze zelden volgens plan. Dat komt omdat wanneer je spreekt vaak net zo belangrijk, of belangrijker is dan wat je zegt.

Je momenten kiezen gaat niet over oneerlijk zijn. Het gaat erom dat je erkent dat er momenten zijn waarop wat je te zeggen hebt beter wordt ontvangen dan andere. Dit houdt in dat je je moet afstemmen op zowel verbale als non-verbale signalen.

Is wat je te zeggen hebt bijvoorbeeld mogelijk gênant voor iemand in de groep? Zou het beter zijn om dit later onder vier ogen met hem of haar te bespreken dan het er in het bijzijn van iedereen uit te flappen? Rekening houden met de gevoelens van anderen kan veel bijdragen aan het opbouwen van vertrouwen en een goede verstandhouding op het werk.

Op andere momenten kun je merken dat je te gestrest of boos bent om effectief te communiceren. Als je jezelf de tijd geeft om af te koelen, je gedachten te ordenen en na te denken over de impact van wat je wilt zeggen, kun je voorkomen dat je iets zegt waar je later spijt van krijgt.

Goede communicatie bevorderen

Soms is de indeling van onze kantoren niet bevorderlijk voor effectieve communicatie. Misschien zitten mensen die vaak samenwerken ver uit elkaar, of staan er archiefkasten of andere obstakels in de weg. Misschien moet je privé HR-gesprekken voeren, maar kun je nergens heen.

Als je merkt dat mensen in de gangen of buiten zitten, is dat een duidelijk teken dat het kantoorontwerp hen in de steek laat. Herontwerp je kantoor lay-out en geef mensen ruimtes voor vertrouwelijke communicatie kan de communicatie veel gemakkelijker maken.

Hulpmiddelen voor effectieve communicatie op de werkplek

Managers kunnen veel doen om goede communicatie op het werk te ondersteunen. Ze moeten zelf het goede voorbeeld geven en hun werknemers de hulpmiddelen geven die ze nodig hebben voor effectieve communicatie op het werk. Dit omvat rustige ruimtes om samen te werken, weg van het lawaai op kantoor.

Geluiddichte vergadercabines van Soundbox Store zijn het antwoord. Ze zijn verkrijgbaar in twee maten, 3-4 personen en 4-6 personen, en bieden:

• Volledige privacy - Toonaangevende geluidsisolatie blokkeert alle auditieve afleidingen
• Totaal comfort - De geluidsarme dubbele turboventilator houdt de ruimte fris
• Bluetooth-audio - Breng Zoom-vergaderingen tot leven met natuurlijke audio-interacties

Dit zijn slechts enkele van de uitstekende eigenschappen die akoestische vergadercabines essentieel maken voor effectieve communicatie op de werkplek. Wilt u meer weten? Neem vandaag nog contact met ons op of bezoek onze showrooms om zelf het verschil te zien.