Coworking Konfidensielt: Beskytt personvernet ditt i delte kontorer

Ankomsten av EU GDPR i 2018 var en spillbytter for bedrifter som opererte over hele Europa. Selv om Storbritannia ikke lenger er en del av EU, er dets nåværende lov om databeskyttelse nesten identisk. For å beskytte kundenes data og holde seg på høyre side av loven, må enhver virksomhet iverksette tiltak for å beskytte personvernet til sine kunder og ansatte.

Mens det å kontrollere tilgangen til og lagring av personopplysninger er et avgjørende stykke i puslespillet, er det et område som er lett å overse: avlytting.

Hva er farene når du jobber i åpne kontorer eller kollegerom når det gjelder konfidensialitet og databeskyttelse? La oss grave dypere og finne ut hvordan du kan beskytte virksomheten din.

Cyberforsvar

Først må du sørge for at bare dine ansatte har tilgang til konfidensiell digital informasjon og holder den trygg mot cyberattacks. Dette begynner med en robust databeskyttelsespolicy. Å investere i juridisk støtte for å få denne politikken riktig kan være lurt.

Under Storbritannias lov, hver virksomhet må bruke passende tiltak for å holde personopplysninger trygge. Dette skal omfatte:

• Sterke passord, endret regelmessig
• Brannmurer
• Antivirus programvare
• Låsbare arkivskap
• Rask makulering av papirdokumenter som ikke lenger er nødvendig

Den britiske regjeringen gir veiledning og verktøy for å hjelpe deg med å sjekke ditt nåværende samsvarsnivå. Selv om det ikke vil fortelle deg nøyaktig hva du må gjøre, vil det gi deg generell hjelp som kan hjelpe deg med å beskytte personvernet ditt på nettet og holde kundenes data trygge og sikre. 

Fysiske tiltak

For å beskytte personvernet ditt, må du noen ganger legge en barriere mellom deg selv og andre mennesker på arbeidsplassen. Det er noen tradisjonelle og mer innovative måter å oppnå dette på.

Skjermer og potteplanter

La oss starte med en old -school -tilnærming - en fysisk barriere. Å sette opp en fysisk skjerm mellom deg selv og personen ved siden av deg sender en klar melding. Selvfølgelig kunne de fortsatt flytte stolen rundt for å få et bedre utseende, men dette ville være ganske åpenbart. 

Et annet alternativ er en potteplante. Men la oss innse det - plastene ser forferdelig ut, og de virkelige tar mye arbeid. Så dette er et forslag bare for den mest dedikerte hagebruksjockeyen.

Personvernskjermer

Personvernskjermer er en billig og enkel måte å holde nysgjerrige øyne borte fra bærbare datamaskiner og dataskjermer. De består av et tynt stykke polarisert plast. Dette fungerer ved å redusere visningsvinkelen på skjermen. Du kan se perfekt når du ser på skjermen rett på, men Nosy Parkers ved neste skrivebord vil ikke se noe annet enn dis. 

På en egen, men relatert merknad, kan dine ansatte ha bekymring for blått lys fra skjermer. Studier Sitert av University of California, fant Davis at 27-35% av mennesker rapporterte symptomer, inkludert tørre øyne, hodepine og uskarpe syn etter bruk av digitale enheter. Så du kan også gjøre dine arbeidere en tjeneste ved å investere i personvernskjermer som reduserer eksponering for blått lys.

Kappingsteknologi

Hvert team trenger å møte og gjennomgå presentasjoner sammen på et tidspunkt. Trenden for glassveggede møterom i kollegerom kan få dem til å føle seg lyse og luftige, men de gjør ingenting for å beskytte sensitiv informasjon mot nysgjerrige øyne.

En nylig innovasjon som snart kan komme til et arbeidsplass i nærheten av deg er Koblingsteknologi. Dette produktet dekker LED- eller OLED -skjermen, og forhindrer at tilskuere ser på informasjonen på skjermen. Samtidig kan de i rommet se alt tydelig. Det fungerer som et avansert personvernfilter for en bærbar datamaskin og er en fin måte å beskytte personvernet ditt på ethvert delt arbeidsområde.

Alle disse alternativene er nyttige, men de mislykkes på en avgjørende måte. De gir ingen lydisolering. For å sikre en konfidensiell samtale forblir konfidensiell, trenger du en lydisolert messe.

Lydisolerte bås

Lydproof boder, også kjent som akustiske belg, kontorlokker og zoomrom, og en revolusjon for å beskytte privatliv. De gir ikke bare et rolig sted å jobbe, men de lar deg også føre en konfidensiell samtale i total personvern.

Dette betyr at du kan ha en sensitiv HR-samtale eller forhandling med en klient ansikt til ansikt uten at noen andre hører hva du sier. Du kan gjøre det samme på zoom eller over telefonen. De er perfekte for å holde privat informasjon privat og forhindre avlytting.

Du vil kunne diskutere utvidelsesspill, permitteringer, nye produkter og sensitive temaer vekk fra nysgjerrige ører uten å forlate kollegerommet. Høyprofilerte selskaper som Alibaba, Starbucks og Boeing har allerede lagt dem til sine kontorer, og erkjenner deres evne til å støtte personvern.

Ikke forsøm trening

Vi kommer til trening sist fordi det er avgjørende for hvert tiltak du tar for å beskytte personvernet. Det er ikke bra å ha en databeskyttelsespolitikk ingen vet om. Du må sørge for at alle er kjent med det og forstår deres personlige ansvar.

Dette kan omfatte:

• Endre passord regelmessig
• Følgende protokoller angående datainnsamling, lagring og oppbevaring
• Å vite når du skal finne et rolig sted for en konfidensiell samtale
• Rapportering av brudd på ledelsen

Teamet ditt må forstå sammenhengen mellom personvernbeskyttelse og loven. Når de ser at ansvaret deres er del av et større rammeverk, bør de ta dem mer alvorlig. 

Beskytt personvern og oppgrader ditt kollega med lydisolerte bås

Hvis du eier eller administrerer et arbeidsplass, har du tenkt nok på privatlivet? Å oppgradere anlegget ditt med Office Pods kan gi deg kanten over konkurrentene. Du vil kunne appellere til bedrifter og oppstart som verdsetter å ha et sted å dra dit de ikke blir overhørt uten å måtte forlate kontoret.

Soundbox Store er stolt over å tilby en rekke akustiske belg som vi har utviklet og foredlet de siste ti årene. De er laget av akustiske materialer av fineste kvalitet, og holder lyd ute og private samtaler i. Deres plug-and-play-funksjonalitet betyr at du kan sette dem opp bokstavelig talt hvor som helst du har en strømuttak.

Utforsk vår produktspekter Online og ring oss på 020 4586 3800 for mer informasjon.