Mestring av kunsten med effektiv arbeidsplasskommunikasjon

Den irske dramatikeren George Bernard Shaw sa: "Det største enkeltproblemet i kommunikasjon er illusjonen det har funnet sted."

Som vi alle vet, er det stor forskjell mellom å kunne snakke og høre og å være en god kommunikator. Men bli en mer effektiv kommunikator, og du vil se forbedringer på alle områder av livet ditt, inkludert virksomheten.

Så hva er nøklene til å mestre kunsten med effektiv arbeidsplasskommunikasjon?

Forstå kommunikasjon på arbeidsplassen

Spørsmålet "Hva er kommunikasjon på arbeidsplassen?" kan høres opplagt ut, men svaret er mer subtilt enn det først ser ut til.

Som Shaw sa, ofte lurer vi oss selv til å tro at kommunikasjon har skjedd. Enda verre, vi har kommunisert ting vi ikke engang er klar over.

Metoder for kommunikasjon på arbeidsplassen

Åpenbare typer verbal kommunikasjon på arbeidsplassen inkluderer samtaler, e-post, telefonsamtaler og møter. Å utvikle kunsten å kommunisere på arbeidsplassen innebærer imidlertid å vite hvilket medium som skal brukes og – avgjørende –når å bruke den.

Timing er et viktig og ofte undervurdert element i effektiv kommunikasjon. Som vi skal se, kan det å mestre kunsten å timing gjøre deg til en verdifull ressurs for alle lag.

Viktigheten av ikke-verbal kommunikasjon

Har du noen gang hørt det 93 % av kommunikasjonen er ikke-verbal? Det viser seg at det er en myte, og her er hvorfor.

Denne statistikken kom fra en studie fra 1972 som ikke akkurat var forankret i det virkelige liv. Faktisk var det basert på å høre ord og se på fotografier av folks ansikter. Hendene opp, hvem har hatt en slik interaksjon på arbeidsplassen? Nei, trodde ikke det.

Dette betyr imidlertid ikke at ikke-verbale signaler, som kroppsbevegelser, ansiktsuttrykk og gester, ikke betyr noe. De formidler mye om intensjon, som er en stor del av kommunikasjonen. Selv om noen av disse signalene er ufrivillige, kan vi utnytte dem til å kommunisere tydeligere.

Hvordan forbedre kommunikasjonen på arbeidsplassen

Hvis du vil at kollegene dine skal fange driften din, her er noen nøkkelferdigheter du må mestre:

Hør virkelig

Aktive lyttere er fokusert på hva den andre personen sier, ikke tenker på hva de skal si neste gang. Dette kommer ikke naturlig for de fleste av oss og krever øvelse.

I din neste samtale, prøv dette:

• Se mot kollegaen din og gi passende (ikke skummel) øyekontakt
• Ta inn ikke-verbale signaler, som gester, ansiktsuttrykk og tonefall
• Motstå trangen til å avbryte
• Gjenta det personen sa for å sjekke at du forstår

Det kan være noen vanskelige stillheter i begynnelsen når du blir vant til å behandle det de har sagt før du formulerer svaret ditt. Men ikke la det avskrekke deg! Aktive lyttere bygger opp tillit og opplever at folk lytter mer nøye når de snakker.

Identifiser og overvinn barrierer for kommunikasjon på arbeidsplassen

Arbeidsplassen samler mennesker med ulike bakgrunner og livserfaringer. Så det er ikke en overraskelse at vi noen ganger ikke helt forstår hva andre sier.

• Språkbarrierer: Over 300 språk snakkes i Storbritannia. Å ta dette i betraktning på arbeidsplassen kan bety å holde seg til mer bokstavelige termer i stedet for å bruke samtalespråket og sjargongen engelsk er kjent for.

• Kulturelle barrierer: Måter å kommunisere på er ikke universelle, og det er viktig å forstå andre i stedet for å påtvinge dem våre måter å kommunisere på. Sensitivitetstrening kan utsette oss for nye måter å tenke kommunikasjon på.

• Fysiske barrierer: Har teammedlemmene utstyret de trenger for å kommunisere effektivt? Er det stille rom hvor de kan gå for konfidensielle møter eller for å samarbeide uten distraksjoner?

• Psykologiske barrierer: Sammenstøtende kommunikasjonsstiler, konflikter og ulike synspunkter kan føre til at noen slutter på jobben. Opplæring kan bidra til å bygge tillit og fremme gode kommunikasjonsevner som hjelper alle til å føle seg inkludert og utmerke seg.

Kunsten å timing

Har du noen gang vært i et møte der sjefen har oppfordret alle til å "åpne opp, få alt av brystet"? Selv om dette høres bra ut, går de sjelden etter planen. Det er fordi når du snakker ofte er like viktig, eller viktigere, enn det du sier.

Å velge dine øyeblikk handler ikke om å være uærlig. Det handler om å erkjenne at det er tider når det du har å si vil bli bedre mottatt enn andre. Dette innebærer å stille inn både verbale og ikke-verbale signaler.

For eksempel, er det du har å si potensielt pinlig for noen i gruppen? Kan det være bedre å ta opp dette privat med dem senere enn å røpe det foran alle? Å ta hensyn til andres følelser kan gjøre mye for å bygge tillit og rapport på jobben.

Andre ganger kjenner du kanskje igjen at du er for stresset eller sint til å kommunisere effektivt. Å gi deg selv tid til å kjøle deg ned, samle tankene dine og tenke på virkningen av det du vil si, kan hjelpe deg å unngå å si noe du senere angrer på.

Tilrettelegge for god kommunikasjon

Noen ganger støtter ikke utformingen av våre kontorer effektiv kommunikasjon. Kanskje sitter folk som ofte samarbeider langt fra hverandre, eller det er arkivskap eller andre barrierer i veien. Kanskje du trenger å ha private HR-samtaler, men det er ingen steder å gå.

Hvis du legger merke til folk som klemmer seg sammen i korridorer eller utenfor, er det et sikkert tegn på at kontordesignet ditt svikter dem. Redesigne kontoroppsettet og gi folk rom for konfidensiell kommunikasjon kan gjøre kommunikasjonen mye enklere.

Verktøy for effektiv kommunikasjon på arbeidsplassen

Ledere kan gjøre mye for å støtte god kommunikasjon på jobben. De må modellere det selv og gi sine arbeidere verktøyene de trenger for effektiv kommunikasjon på arbeidsplassen. Dette inkluderer stille områder for å samarbeide borte fra kontorets ståhei.

Lydisolerte møteboder fra Soundbox Store er svaret. De kommer i to størrelser, 3-4 personer og 4-6 personer, og gir:

• Fullstendig privatliv - Bransjeledende lydisolering blokkerer alle auditive distraksjoner
• Total komfort - Støysvak, dobbel turbovifte holder rommet friskt
• Bluetooth-lyd - Gjør Zoom-møter til live med naturlig lydinteraksjon

Dette er bare noen av de enestående funksjonene som gjør akustiske møtekabiner avgjørende for effektiv kommunikasjon på arbeidsplassen. Klar til å lære mer? Kontakt oss i dag eller besøk våre utstillingslokaler for å se forskjellen selv.