pl
10 wskazówek na udane spotkania
Spotkania są nieuniknioną częścią naszego codziennego życia zawodowego. Mogą one być produktywnymi, opartymi na współpracy forami, które pomagają w rozwoju firmy lub projektu, lub czasochłonnymi, miażdżącymi wydarzeniami, które pochłaniają czas wszystkich i hamują postęp.
To właśnie tutaj przydają się biurka do spotkań. Biurowe kapsuły konferencyjne zapewniają łatwo dostępne, zamknięte, ciche pokoje w miejscach pracy bez konieczności stosowania stałych ścian i elementów wyposażenia. Office Meeting Pods są dostępne w różnych rozmiarach, od małych kabin telefonicznych / wideokonferencyjnych po duże sale konferencyjne. We wszystkich podach zastosowano wewnętrzne materiały dźwiękochłonne i blokujące właściwości akustyczne, które zostały obite wełną lub opcjonalnymi tkaninami antybakteryjnymi. Wbudowana cyrkulacja powietrza, oświetlenie, elektryka i meble zapewniają użytkownikom wszystko, czego potrzebują do cichego i bezpiecznego środowiska pracy.
Wskazówki dotyczące udanych spotkań
Przestrzeganie poniższych dziesięciu zasad może zagwarantować udane spotkanie za każdym razem:
- Weź pod uwagę problem, który próbujesz rozwiązać.
Przed zaplanowaniem czasu w czyimkolwiek kalendarzu, zastanów się nad problemem, który próbujesz rozwiązać i w jaki sposób chcesz współpracować ze swoimi współpracownikami.
- Spotkania powinny być zaplanowane i ustrukturyzowane.
Ponieważ wszystkie spotkania wymagają pewnej struktury, opublikuj cel i agendę z wyprzedzeniem, nawet jeśli jest to tylko kilka kluczowych punktów. Wybierz rozsądne ramy czasowe, ale raczej krótkie; spotkania zazwyczaj pochłaniają wyznaczony czas. Dłuższe spotkania są również trudniejsze do dopasowania do napiętych harmonogramów ludzi.
- Starannie dobieraj odbiorców.
Udostępnianie informacji całemu zespołowi projektowemu jest świetne, aby wszyscy byli zaangażowani, ale należy wziąć pod uwagę wpływ na produktywność (i budżet!). Korzystanie z narzędzia do zarządzania projektami opartego na współpracy może również pomóc w zmniejszeniu frekwencji na spotkaniach.
- Sortuj informacje.
Przygotuj i opublikuj wszelkie informacje pomocnicze z wyprzedzeniem, aby uczestnicy mogli je przejrzeć przed spotkaniem. Jeśli pierwszą wersją, którą zobaczą, jest potworna papierowa kopia, którą rozdajesz na początku, jest mało prawdopodobne, że uzyskasz podpis na 200-stronicowej specyfikacji technicznej.
- Rozpocznij na czas.
Opublikowany czas rozpoczęcia spotkania to moment rozpoczęcia dyskusji, a nie oczekiwanie na przybycie osób. Kiedy zaczynasz, omów cele, kto będzie prowadził spotkanie i kto będzie robił notatki.
- Organizuj interesujące spotkania.
Jeśli starannie dobierzesz uczestników, każdy wyniesie ze spotkania coś pożytecznego, co sprawi, że będzie to czas dobrze wykorzystany i interesujący. Zachęcaj do swobodnego myślenia i wyrażania opinii. Nie mów tylko do nich i nie skupiaj się wyłącznie na sobie; zamiast tego poproś ich o pomysły i opinie.
- Utrzymuj główny cel spotkań.
Nie trać z oczu celu spotkania - agenda jest tam z jakiegoś powodu. Jeśli pojawią się inne tematy, zanotuj je i zapisz, gdy będziesz mieć więcej czasu. Nie angażuj się w długie dyskusje techniczne, które zajmują cały zespół, a przynoszą korzyści tylko nielicznym.
- Zachowaj profesjonalizm.
Spotkania zespołu nie służą do zastawiania zasadzek na ludzi, rozwiązywania konfliktów osobistych lub organizowania wojen o wpływy w poszczególnych działach. Zajmij się tym poza pokojem. Zachęcamy do ożywionej debaty, ale tylko wtedy, gdy jest ona konstruktywna, na temat i rozwija agendę.
- Podsumowanie.
Zakończ spotkanie, powtarzając, co zostało uzgodnione i osiągnięte, aby wszyscy wyszli z takim samym zrozumieniem. Nawet jeśli było to spotkanie ze złymi wiadomościami, staraj się zakończyć je pozytywnie, gdy tylko jest to możliwe.
- Ukończ zadanie na czas.
Spóźnienie na spotkanie może zakłócić wiele innych zaplanowanych działań. Jeśli spotkanie przyniesie pożądane rezultaty, należy je przełożyć. W przeciwnym razie ryzykujesz, że w ostatnich sekundach wypracujesz połowiczne rozwiązanie. A najprawdopodobniej nie taki był cel spotkania.
Włączanie Office Meeting Pods do swoich spotkań
Biurowe sale konferencyjne są łatwe w konfiguracji, niedrogie w budowie i przenośne, gdy firma zmienia siedzibę. Pełnią one wiele tych samych funkcji, co sala konferencyjna, ale przy niższych kosztach, na mniejszej przestrzeni i z większą elastycznością. Wiele biurowych sal konferencyjnych obejmuje łączność, siedzenia, zasilanie i oświetlenie otoczenia, umożliwiając podłączenie i zabawę. Dostępnych jest wiele tkanin i wykończeń na zamówienie, dzięki czemu nie trzeba rezygnować ze stylu.
Ich modułowa konstrukcja pozwala na dopasowanie ich do każdej dostępnej przestrzeni w ułamku czasu i kosztów sali konferencyjnej. Często oznacza to, że można je umieścić bliżej obszarów roboczych i zapewnić wygodną przestrzeń wielofunkcyjną do zaimprowizowanych spotkań lub spokojnych przemyśleń. I przynoszą swoje środowisko - oazę spokoju, pozostając jednocześnie w kontakcie z biurowym zgiełkiem.
Jeśli jeszcze o tym nie słyszałeś, dostępne są dźwiękoszczelne kabiny, takie jak te z https://soundboxstore.com/, które można zainstalować w biurach, które mogą być używane nawet do prostych rozmów telefonicznych, wirtualnych spotkań, a nawet bezpośrednich spotkań grupowych. Te dźwiękoszczelne kabiny z pewnością będą bardzo pomocne, jeśli wszyscy dążą do produktywności lub bardziej udanych spotkań.