10 Consejos para Reuniones Exitosas

Las reuniones son una parte inevitable de nuestra vida laboral diaria. Pueden ser foros productivos y colaborativos que ayudan a impulsar un negocio o proyecto hacia adelante, o eventos que consumen tiempo y aplastan el alma, consumiendo el tiempo de todos y frenando el progreso.

Aquí es donde los pods de reuniones de oficina son útiles. Los pods de reuniones de oficina proporcionan importantes salas cerradas y tranquilas de fácil acceso en los espacios de trabajo sin necesidad de paredes y accesorios permanentes. Los Pods de Reuniones de Oficina vienen en varios tamaños, que van desde cabinas pequeñas para llamadas telefónicas/videoconferencias hasta grandes salas de reuniones. Todas las cabinas incluyen propiedades acústicas de absorción y bloqueo de sonido, que están tapizadas en lana o en tejidos antibacterianos opcionales. La circulación de aire incorporada, la iluminación, la electricidad y el mobiliario de la cabina proporcionan a los usuarios todo lo que necesitan para un entorno de trabajo tranquilo y seguro.

Consejos para Reuniones Exitosas

Puedes garantizar una reunión exitosa cada vez siguiendo estos diez principios guía:

1. Considera el problema que estás intentando resolver.

Antes de programar tiempo en el calendario de alguien, piensa en el problema que estás tratando de resolver y cómo esperas colaborar con tus colegas.

2. Las reuniones deben ser planificadas y estructuradas.

Debido a que todas las reuniones requieren cierta estructura, publica el objetivo y la agenda con anticipación, incluso si son solo algunos puntos clave. Elige un marco de tiempo razonable, pero inclínate por el lado corto; las reuniones suelen consumir el tiempo asignado. Las reuniones más largas también son más difíciles de encajar en los horarios agitados de las personas.

3. Selecciona tu audiencia cuidadosamente.

Compartir información con todo el equipo del proyecto es excelente para mantener a todos involucrados, pero considera el impacto en la productividad (¡y tu presupuesto!). Usar una herramienta de gestión de proyectos colaborativa también puede ayudar a reducir la asistencia a las reuniones.

4. Ordena la información.

Prepara y publica cualquier información de apoyo con anticipación para que los asistentes puedan revisarla antes de la reunión. Si la primera versión que ven es la monstruosa copia impresa que entregas al inicio, es poco probable que obtengas una aprobación en un especificación técnica de 200 páginas.

5. Comienza a tiempo.

La hora de inicio de la reunión publicada es cuando comienza la discusión, no cuando esperas que la gente llegue. Cuando comiences, repasa los objetivos, quién dirigirá la reunión y quién tomará notas.

6. Realiza reuniones interesantes.

Si seleccionas cuidadosamente a tus asistentes, todos obtendrán algo útil de la reunión, haciendo que el tiempo sea bien empleado e interesante. Fomenta el pensamiento libre y la expresión. No solo hables de ti y hagas que todo se trate de ti; en su lugar, solicita sus ideas y opiniones.

7. Mantén el enfoque de las reuniones.

No pierdas de vista el propósito de la reunión: la agenda está ahí por una razón. Si surgen otros temas, anótalos y guárdalos para cuando tengas más tiempo. No te involucres en discusiones técnicas largas que ocupen a todo el equipo mientras benefician solo a unos pocos.

8. Mantenlo profesional.

Las reuniones de equipo no son para emboscar a las personas, resolver conflictos personales o establecer guerras territoriales departamentales. Ocúpate de estas cosas fuera de la sala. Se fomenta un debate animado, pero solo si es constructivo, relevante y avanza la agenda.

9. Resume.

Cierra tu reunión reiterando lo que se acordó y logró para que todos se vayan con el mismo entendimiento. Incluso si ha sido una reunión de malas noticias, trata de terminar de manera positiva siempre que sea posible.

10. Completa la tarea a tiempo.

Una reunión que se extiende puede interrumpir una variedad de otras actividades programadas. Si la reunión produce los resultados deseados, reprograma. De lo contrario, corres el riesgo de apresurarte hacia una solución a medias en los últimos segundos. Y eso probablemente no era el propósito de la reunión en primer lugar.

Incorporando Cabinas de Reunión en la Oficina a Tus Reuniones

Las cabinas de reunión en la oficina son fáciles de instalar, económicas de construir y portátiles cuando tu empresa se traslada. Cumplen muchas de las mismas funciones que una sala de reuniones, pero a un costo menor, en menos espacio y con mayor flexibilidad. Muchas cabinas de reunión en la oficina incluyen conectividad, asientos, energía e iluminación ambiental, lo que te permite conectarte y usar. Hay numerosas telas y acabados personalizados, por lo que no tendrás que sacrificar el estilo.

Su diseño modular permite que se coloquen en cualquier espacio disponible en una fracción del tiempo y costo de una sala de reuniones. Esto frecuentemente significa que pueden colocarse más cerca de las áreas de trabajo y proporcionar un espacio de uso múltiple conveniente para reuniones improvisadas o pensamientos tranquilos. Y traen su propio ambiente: un refugio de calma mientras permanecen conectados al bullicio de la oficina.

Si aún no has oído hablar de ellas, existen estas cabinas insonorizadas disponibles como las de https://soundboxstore.com/ que pueden instalarse en oficinas y usarse incluso para llamadas telefónicas simples, reuniones virtuales o incluso reuniones grupales cara a cara. Estas cabinas insonorizadas seguramente serán de gran ayuda si todos buscan productividad o reuniones más exitosas.