Coworking Confidencial: Proteja su intimidad en las oficinas compartidas

La llegada del GDPR de la UE en 2018 supuso un cambio de juego para las empresas que operan en toda Europa. Aunque el Reino Unido ya no forma parte de la Unión Europea, sus leyes actuales de protección de datos son casi idénticas. Para proteger los datos de sus clientes y mantenerse en el lado correcto de la ley, todas las empresas deben tomar medidas para proteger la privacidad de sus clientes y empleados.

Aunque controlar el acceso a los datos personales y su almacenamiento es una pieza crucial del rompecabezas, hay un aspecto que es fácil pasar por alto: las escuchas.

¿Cuáles son los peligros de trabajar en oficinas abiertas o espacios de coworking cuando se trata de confidencialidad y protección de datos? Profundicemos y descubramos cómo puede proteger su empresa.

Ciberdefensas

En primer lugar, tienes que asegurarte de que sólo tus empleados tienen acceso a la información digital confidencial y mantenerla a salvo de ciberataques. Esto comienza con una sólida política de protección de datos. Invertir en apoyo jurídico para que esta política sea correcta puede ser inteligente.

En legislación británicatodas las empresas deben adoptar medidas adecuadas para proteger los datos personales. Esto debe incluir:

• Contraseñas seguras, cambiadas regularmente
• Cortafuegos
• Software antivirus
• Archivadores con cerradura
• Destrucción inmediata de los documentos en papel que ya no se necesiten

El gobierno británico ofrece orientación y herramientas para ayudarle a comprobar su nivel actual de cumplimiento. Aunque no le dirá exactamente lo que debe hacer, le proporcionará asistencia general que puede ayudarle a proteger su privacidad en línea y a mantener seguros los datos de sus clientes. 

Medidas físicas

Para proteger tu privacidad, a veces necesitarás poner una barrera entre tú y otras personas en el espacio de coworking. Hay algunas formas tradicionales y otras más innovadoras de conseguirlo.

Biombos y macetas

Vamos a empezar con un enfoque de la vieja escuela - una barrera física. Colocar una pantalla física entre tú y la persona que está a tu lado envía un mensaje claro. Por supuesto, podrían mover la silla para ver mejor, pero sería bastante evidente. 

Otra opción es una maceta. Pero admitámoslo: las de plástico son horribles y las de verdad requieren mucho trabajo. Así que ésta es una sugerencia sólo para los más dedicados horticultores.

Biombos

Las pantallas de privacidad son una forma barata y sencilla de mantener alejadas las miradas indiscretas de las pantallas de portátiles y ordenadores. Consisten en una fina pieza de plástico polarizado. Funcionan reduciendo el ángulo de visión de la pantalla. Puedes ver perfectamente cuando miras la pantalla de frente, pero los curiosos de la mesa de al lado sólo verán niebla. 

En otro orden de cosas, aunque relacionado, es posible que a tus empleados les preocupe la luz azul de las pantallas. Estudios citados por la Universidad de California en Davis revelan que entre el 27 y el 35% de las personas presentan síntomas como sequedad ocular, dolores de cabeza y visión borrosa después de utilizar dispositivos digitales. Así que también podría hacer un favor a sus trabajadores invirtiendo en pantallas de privacidad que reduzcan la exposición a la luz azul.

Tecnología de camuflaje

Todos los equipos necesitan reunirse y revisar presentaciones juntos en algún momento. La moda de las salas de reuniones con paredes de cristal en los espacios de coworking puede hacer que parezcan luminosas y ventiladas, pero no protegen la información confidencial de miradas indiscretas.

Una innovación reciente que puede llegar pronto a un espacio de coworking cerca de ti es tecnología de camuflaje. Este producto cubre la pantalla LED u OLED, impidiendo que los curiosos vean la información de la pantalla. Al mismo tiempo, los que están en la sala pueden verlo todo con claridad. Actúa como un filtro de privacidad avanzado para un portátil y es una forma estupenda de proteger su intimidad en cualquier espacio de trabajo compartido.

Todas estas opciones son útiles, pero fallan en un aspecto crucial. No ofrecen insonorización. Para garantizar la confidencialidad de una conversación, necesitas una cabina insonorizada.

Cabinas insonorizadas

Las cabinas insonorizadas, también conocidas como cabinas acústicas, cabinas de oficina y salas Zoom, son toda una revolución para proteger la intimidad. No solo proporcionan un lugar tranquilo para trabajar, sino que también permiten mantener una conversación confidencial con total privacidad.

Esto significa que puedes mantener una conversación delicada sobre recursos humanos o una negociación con un cliente cara a cara sin que nadie más oiga lo que dices. Podrías hacer lo mismo en Zoom o por teléfono. Son perfectos para mantener la privacidad de la información privada y evitar las escuchas.

Podrás hablar con confianza de jugadas de expansión, despidos, nuevos productos y temas delicados lejos de oídos indiscretos sin salir del espacio de coworking. Empresas de alto perfil como Alibaba, Starbucks y Boeing ya las han incorporado a sus oficinas, reconociendo su capacidad para mantener la privacidad.

No descuides la formación

Llegamos a la formación en último lugar porque es crucial para cada medida que tome para proteger la privacidad. De nada sirve tener una política de protección de datos que nadie conoce. Hay que asegurarse de que todo el mundo la conoce y entiende sus responsabilidades personales.

Esto podría incluir:

• Cambiar regularmente las contraseñas.
• Seguir los protocolos de recogida, almacenamiento y conservación de datos.
• Saber cuándo encontrar un lugar tranquilo para una conversación confidencial
• Informar de cualquier infracción a la dirección

Su equipo debe comprender la relación entre la protección de la intimidad y la ley. Cuando vean que sus responsabilidades forman parte de un marco más amplio, se las tomarán más en serio. 

Protege la privacidad y mejora tu espacio de coworking con cabinas insonorizadas

Si es propietario o gestor de un espacio de coworking, ¿ha pensado lo suficiente en la privacidad? Actualizar sus instalaciones con cabinas de oficina podría darle ventaja sobre sus competidores. Podrá atraer a empresas y startups que valoran tener un lugar al que ir donde no les escuchen sin tener que salir de la oficina.

Soundbox Store se enorgullece de ofrecer una gama de módulos acústicos que hemos desarrollado y perfeccionado durante los últimos diez años. Fabricadas con materiales acústicos de la mejor calidad, mantienen el sonido fuera y las conversaciones privadas dentro. Su funcionalidad plug-and-play permite instalarlos literalmente en cualquier lugar donde haya una toma de corriente.

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