Coworking Confidencial: Proteja su intimidad en las oficinas compartidas

La llegada de la UE GDPR en 2018 fue un cambio de juego para las empresas que operan en toda Europa. Aunque el Reino Unido ya no forma parte de la Unión Europea, sus leyes actuales de protección de datos son casi idéntico. Para proteger los datos de sus clientes y mantenerse en el lado correcto de la ley, cada empresa debe tomar medidas para proteger la privacidad de sus clientes y empleados.

Si bien controlar el acceso y el almacenamiento de datos personales es una pieza crucial en el rompecabezas, hay un área que es fácil de pasar por alto: escasar.

¿Cuáles son los peligros al trabajar en oficinas abiertas o espacios de coworking cuando se trata de confidencialidad y protección de datos? Profundicemos y descubramos cómo puede proteger su negocio.

Defensas cibernéticas

Primero, debe asegurarse de que solo sus empleados tengan acceso a información digital confidencial y mantenerla a salvo de los ataques cibernéticos. Esto comienza con una política sólida de protección de datos. Invertir en apoyo legal para obtener esta política correcta podría ser sabio.

Bajo Ley del Reino Unido, cada empresa necesita utilizar las medidas apropiadas para mantener los datos personales seguros. Esto debería incluir:

• Contraseñas seguras, cambiado regularmente
• Cortafuegos
• Software antivirus
• Archivadores bloqueables
• Triturle rápido de documentos en papel que ya no son necesarios

El gobierno del Reino Unido brinda orientación y herramientas para ayudarlo a verificar su nivel actual de cumplimiento. Si bien no le dirá exactamente lo que debe hacer, le brindará ayuda general que puede ayudarlo a proteger su privacidad en línea y mantener los datos de sus clientes seguros y seguros.

Medidas físicas

Para proteger su privacidad, a veces deberá poner una barrera entre usted y otras personas en el espacio de coworking. Hay algunas formas tradicionales y más innovadoras de lograr esto.

Pantallas y plantas en macetas

Comencemos con un enfoque de la vieja escuela: una barrera física. Poner una pantalla física entre usted y la persona a su lado envía un mensaje claro. Por supuesto, aún podrían mover su silla para ver mejor, pero esto sería bastante descarado.

Otra opción es una planta en maceta. Pero seamos sinceros: los de plástico se ven terribles, y los reales requieren mucho trabajo. Así que esta es una sugerencia solo para el jockey de escritorio horticulturalista más dedicado.

Pantallas de privacidad

Las pantallas de privacidad son una forma barata y fácil de mantener los ojos indiscretos de las pantallas portátiles y de la computadora. Consisten en una delgada pieza de plástico polarizado. Esto funciona reduciendo el ángulo de visión de su pantalla. Puedes ver perfectamente cuando miras la pantalla directamente, pero los entrometidos Parkers en el próximo escritorio no verán nada más que neblina.

En una nota separada pero relacionada, sus empleados pueden tener preocupaciones sobre la luz azul de las pantallas. Estudios Citado por la Universidad de California, Davis encontró que el 27-35% de las personas informaron síntomas, incluidos ojos secos, dolores de cabeza y visión borrosa después de usar dispositivos digitales. Por lo tanto, también podría hacer un favor a sus trabajadores invirtiendo en pantallas de privacidad que reducen la exposición a la luz azul.

Tecnología de encapritación

Cada equipo necesita reunirse y revisar las presentaciones juntos en algún momento. La tendencia de las salas de reuniones con paredes de vidrio en espacios de coworking puede hacer que se sientan brillantes y aireadas, pero no hacen nada para proteger la información confidencial de los ojos indiscretas.

Una innovación reciente que pronto puede llegar a un espacio de coworking cerca de usted es Tecnología de encapritación. Este producto cubre la pantalla LED o OLED, evitando que los espectadores vea la información en la pantalla. Al mismo tiempo, los que están en la habitación pueden ver todo claramente. Actúa como un filtro de privacidad avanzado para una computadora portátil y es una excelente manera de proteger su privacidad en cualquier espacio de trabajo compartido.

Todas estas opciones son útiles, pero fallan de una manera crucial. No proporcionan insonorización. Para garantizar que una conversación confidencial se mantenga confidencial, necesita una cabina insonorizada.

Cabinas insonorizadas

Las cabinas insonorizadas, también conocidas como vainas acústicas, vainas de oficina y habitaciones de zoom, y una revolución para proteger la privacidad. No solo proporcionan un lugar tranquilo para trabajar, sino que también le permiten continuar con una conversación confidencial en total privacidad.

Esto significa que puede tener una conversación o negociación sensible de recursos humanos con un cliente cara a cara sin que nadie más escuche lo que dice. Puede hacer lo mismo en Zoom o por teléfono. Son perfectos para mantener la información privada en privado y evitar la escucha.

Podrá discutir con confianza las obras de expansión, los despidos, los nuevos productos y los temas sensibles lejos de las orejas sin dejar el espacio de coworking. Las corporaciones de alto perfil como Alibaba, Starbucks y Boeing ya las han agregado a sus oficinas, reconociendo su capacidad para apoyar la privacidad.

No descuides el entrenamiento

Llegamos a la capacitación en último lugar porque es crucial para cada medida que tome para proteger la privacidad. No es bueno tener una política de protección de datos que nadie conoce. Debe asegurarse de que todos estén familiarizados con él y comprendan sus responsabilidades personales.

Esto podría incluir:

• Cambiar las contraseñas regularmente
• Siguiendo los protocolos con respecto a la recopilación, almacenamiento y retención de datos
• Saber cuándo encontrar un lugar tranquilo para una conversación confidencial
• Informar cualquier incumplimiento a la gerencia

Su equipo debe comprender la conexión entre la protección de la privacidad y la ley. Cuando ven que sus responsabilidades son parte de un marco más grande, deberían tomarlas más en serio.

Proteja la privacidad y actualice su espacio de coworking con cabinas insonorizadas

Si posee o administra un espacio de coworking, ¿ha pensado lo suficiente a la privacidad? La actualización de su instalación con las cápsulas de oficina podría darle la ventaja sobre sus competidores. Podrá atraer a las empresas y las nuevas empresas que valoran tener un lugar a donde ir a donde no se verán escuchados sin tener que salir de la oficina.

Soundbox Store Se enorgullece de ofrecer una gama de vainas acústicas que hemos estado desarrollando y refinando en los últimos diez años. Hecho a partir de los materiales acústicos de la mejor calidad, mantienen el sonido y las conversaciones privadas. Su funcionalidad plug-and-play significa que puede configurarlos literalmente en cualquier lugar donde tenga una toma de corriente.