Coworking Confidencial: Protege Tu Privacidad en Oficinas Compartidas

La llegada del RGPD de la UE en 2018 fue un cambio de juego para las empresas que operan en toda Europa. Aunque el Reino Unido ya no forma parte de la Unión Europea, sus leyes actuales de protección de datos son casi idénticas. Para proteger los datos de sus clientes y mantenerse del lado correcto de la ley, cada empresa necesita tomar medidas para proteger la privacidad de sus clientes y empleados.

Si bien controlar el acceso y almacenamiento de datos personales es una pieza crucial en el rompecabezas, hay un área que es fácil pasar por alto: la escucha clandestina.

¿Cuáles son los peligros al trabajar en oficinas abiertas o espacios de coworking en cuanto a confidencialidad y protección de datos? Vamos a profundizar y descubrir cómo puedes proteger tu negocio.

Defensas Cibernéticas

Primero, necesitas asegurarte de que solo tus empleados tengan acceso a información digital confidencial y mantenerla a salvo de ciberataques. Esto comienza con una política de protección de datos robusta. Invertir en apoyo legal para acertar con esta política podría ser prudente.

Bajo la ley del Reino Unido, cada empresa necesita utilizar medidas adecuadas para mantener seguros los datos personales. Esto debería incluir:

• Contraseñas fuertes, cambiadas regularmente
• Cortafuegos
• Software antivirus
• Archivadores con cerradura
• Trituración rápida de documentos en papel que ya no se necesitan

El gobierno del Reino Unido proporciona orientación y herramientas para ayudarte a verificar tu nivel actual de cumplimiento. Aunque no te dirá exactamente qué debes hacer, te ofrecerá asistencia general que puede ayudarte a proteger tu privacidad en línea y mantener los datos de tus clientes seguros y protegidos.

Medidas Físicas

Para proteger tu privacidad, a veces necesitarás poner una barrera entre tú y otras personas en el espacio de coworking. Hay algunas maneras tradicionales y más innovadoras de lograr esto.

Pantallas y plantas en macetas

Comencemos con un enfoque tradicional: una barrera física. Colocar una pantalla física entre tú y la persona a tu lado envía un mensaje claro. Por supuesto, aún podrían mover su silla para obtener una mejor vista, pero esto sería bastante evidente.

Otra opción es una planta en maceta. Pero seamos sinceros, las de plástico se ven terribles, y las reales requieren mucho trabajo. Así que esta es una sugerencia solo para el horticultor de escritorio más dedicado.

Pantallas de privacidad

Las pantallas de privacidad son una forma barata y fácil de mantener los ojos curiosos alejados de las pantallas de laptops y computadoras. Consisten en una fina pieza de plástico polarizado. Esto funciona reduciendo el ángulo de visión de tu pantalla. Puedes ver perfectamente cuando miras la pantalla de frente, pero los curiosos en el escritorio de al lado no verán más que una neblina.

En una nota separada pero relacionada, tus empleados pueden tener preocupaciones sobre la luz azul de las pantallas. Estudios citados por la Universidad de California, Davis encontraron que el 27-35% de las personas reportaron síntomas, incluyendo ojos secos, dolores de cabeza y visión borrosa después de usar dispositivos digitales. Así que también podrías hacerle un favor a tus trabajadores invirtiendo en pantallas de privacidad que reduzcan la exposición a la luz azul.

Tecnología de ocultación

Cada equipo necesita reunirse y revisar presentaciones juntos en algún momento. La tendencia de las salas de reuniones con paredes de vidrio en los espacios de coworking puede hacer que se sientan luminosas y aireadas, pero no hacen nada para proteger la información sensible de los ojos curiosos.

Una innovación reciente que pronto podría llegar a un espacio de coworking cerca de ti es la tecnología de ocultación. Este producto cubre la pantalla LED o OLED, evitando que los espectadores vean la información en la pantalla. Al mismo tiempo, aquellos en la sala pueden ver todo claramente. Actúa como un filtro de privacidad avanzado para una laptop y es una excelente manera de proteger tu privacidad en cualquier espacio compartido.

Todas estas opciones son útiles, pero fallan en un aspecto crucial. No proporcionan aislamiento acústico. Para asegurar que una conversación confidencial se mantenga confidencial, necesitas una cabina insonorizada.

Cabinas Insonorizadas

Las cabinas insonorizadas, también conocidas como cápsulas acústicas, cápsulas de oficina y salas Zoom, son una revolución para proteger la privacidad. No solo proporcionan un lugar tranquilo para trabajar, sino que también te permiten mantener una conversación confidencial en total privacidad.

Esto significa que puedes tener una conversación sensible de recursos humanos o una negociación con un cliente cara a cara sin que nadie más escuche lo que dices. Podrías hacer lo mismo en Zoom o por teléfono. Son perfectas para mantener la información privada privada y prevenir escuchas.

Podrás discutir con confianza estrategias de expansión, despidos, nuevos productos y temas sensibles lejos de oídos curiosos sin salir del espacio de coworking. Corporaciones de alto perfil como Alibaba, Starbucks y Boeing ya los han añadido a sus oficinas, reconociendo su capacidad para apoyar la privacidad.

No Descuides la Capacitación

Llegamos a la capacitación al final porque es crucial para cada medida que tomes para proteger la privacidad. No sirve de nada tener una política de protección de datos que nadie conozca. Necesitas asegurarte de que todos estén familiarizados con ella y entiendan sus responsabilidades personales.

Esto podría incluir:

• Cambiar contraseñas regularmente
• Seguir protocolos respecto a la recopilación, almacenamiento y retención de datos
• Saber cuándo encontrar un lugar tranquilo para una conversación confidencial
• Reportar cualquier violación a la gerencia

Tu equipo debe entender la conexión entre la protección de la privacidad y la ley. Cuando vean que sus responsabilidades son parte de un marco más grande, deberían tomarlas más en serio.

Protege la Privacidad y Mejora tu Espacio de Coworking con Cabinas Insonorizadas

Si posees o administras un espacio de coworking, ¿has pensado lo suficiente en la privacidad? Mejorar tu instalación con cabinas de oficina podría darte ventaja sobre tus competidores. Podrás atraer a empresas y startups que valoran tener un lugar al que acudir donde no serán escuchados sin tener que salir de la oficina.

Soundbox Store se enorgullece de ofrecer una gama de cabinas acústicas que hemos estado desarrollando y refinando durante los últimos diez años. Elaboradas con materiales acústicos de la más alta calidad, mantienen el sonido afuera y las conversaciones privadas adentro. Su funcionalidad plug-and-play significa que puedes instalarlas literalmente en cualquier lugar donde tengas un enchufe de corriente.