Coworking Confidential: Suojaa yksityisyytesi jaetuissa toimistoissa

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen voimaantulo vuonna 2018 oli käänteentekevä asia kaikkialla Euroopassa toimiville yrityksille. Vaikka Yhdistynyt kuningaskunta ei enää ole osa Euroopan unionia, sen nykyiset tietosuojalainsäädäntö on lähes identtiset. Suojellakseen asiakkaidensa tietoja ja pysyäkseen lain oikealla puolella jokaisen yrityksen on toteutettava toimenpiteitä asiakkaidensa ja työntekijöidensä yksityisyyden suojaamiseksi.

Vaikka henkilötietojen saatavuuden ja tallentamisen valvonta on ratkaiseva osa palapeliä, on alue, joka jää helposti huomiotta: salakuuntelu.

Mitä vaaroja avoimissa toimistoissa tai coworking-tiloissa työskentely aiheuttaa luottamuksellisuuden ja tietosuojan kannalta? Kaivetaanpa syvemmälle ja selvitetään, miten voit suojata yrityksesi.

Kyberpuolustus

Ensinnäkin sinun on varmistettava, että vain työntekijöilläsi on pääsy luottamuksellisiin digitaalisiin tietoihin, ja pidettävä ne turvassa kyberhyökkäyksiltä. Tämä alkaa vankalla tietosuojapolitiikalla. Oikeudellisen tuen hankkiminen tämän politiikan laatimiseksi voi olla viisasta.

Osoitteessa Yhdistyneen kuningaskunnan lainsäädännön mukaanjokaisen yrityksen on käytettävä asianmukaisia toimenpiteitä henkilötietojen suojaamiseksi. Näihin tulisi sisältyä:

• Vahvat salasanat, jotka vaihdetaan säännöllisesti
• palomuurit
• Virustorjuntaohjelmistot
• Lukittavat arkistokaapit
• Tarpeettomien paperiasiakirjojen ripeä silppuaminen.

Yhdistyneen kuningaskunnan hallitus tarjoaa ohjeita ja työkaluja, joiden avulla voit tarkistaa, miten hyvin noudatat nykyisiä vaatimuksia. Se ei kerro tarkalleen, mitä sinun on tehtävä, mutta antaa yleistä apua, joka voi auttaa sinua suojaamaan yksityisyyttäsi verkossa ja pitämään asiakkaidesi tiedot turvassa. 

Fyysiset toimenpiteet

Yksityisyytesi suojaamiseksi sinun on joskus asetettava este itsesi ja muiden coworking-tilassa olevien ihmisten väliin. Tähän on olemassa perinteisiä ja innovatiivisempia tapoja.

Verhot ja ruukkukasvit

Aloitetaan vanhanaikaisesta lähestymistavasta - fyysisestä esteestä. Kun pystytät fyysisen esteen itsesi ja vieressäsi olevan henkilön väliin, lähetät selkeän viestin. Hän voi tietysti edelleen siirtää tuoliaan saadakseen paremman näkymän, mutta tämä olisi melko räikeää. 

Toinen vaihtoehto on ruukkukasvi. Mutta myönnettäköön, että muoviset kasvit näyttävät kauheilta, ja aidot vaativat paljon työtä. Tämä on siis ehdotus vain kaikkein omistautuneimmille puutarhaviljelijöille.

Yksityisyysvarjostimet

Yksityisyysvarjostimet ovat halpa ja helppo tapa pitää uteliaat katseet poissa kannettavien tietokoneiden ja tietokoneiden näytöiltä. Ne koostuvat ohuesta polarisoidusta muovista. Se toimii pienentämällä näytön katselukulmaa. Näet täydellisesti, kun katsot näyttöä suoraan, mutta uteliaat pysäköijät viereisellä pöydällä näkevät vain sumun. 

Erillisenä, mutta asiaan liittyvänä huomiona, työntekijöilläsi voi olla huolia näytön sinisestä valosta. Tutkimukset Kalifornian yliopiston Davisissa tekemien tutkimusten mukaan 27-35 prosenttia ihmisistä raportoi oireista, kuten silmien kuivumisesta, päänsärystä ja näön hämärtymisestä, kun he olivat käyttäneet digitaalisia laitteita. Voisit siis tehdä työntekijöillesi palveluksen investoimalla siniselle valolle altistumista vähentäviin yksityisyysnäyttöihin.

Verhoava tekniikka

Jokaisen tiimin on jossain vaiheessa tavattava ja tarkasteltava esityksiä yhdessä. Coworking-tilojen lasiseinäisten kokoushuoneiden trendi saattaa saada ne tuntumaan valoisilta ja ilmavilta, mutta ne eivät suojaa arkaluonteisia tietoja uteliailta katseilta.

Tuore innovaatio, joka saattaa pian tulla lähellesi coworking-tiloihin, on nimeltään verhoustekniikka. Tämä tuote peittää LED- tai OLED-näytön ja estää katsojia näkemästä näytön tietoja. Samalla huoneessa olevat näkevät kaiken selvästi. Se toimii kuin edistynyt yksityisyydensuodatin kannettavalle tietokoneelle, ja se on erinomainen tapa suojata yksityisyyttäsi missä tahansa jaetussa työtilassa.

Kaikki nämä vaihtoehdot ovat hyödyllisiä, mutta ne epäonnistuvat yhdessä ratkaisevassa asiassa. Ne eivät tarjoa äänieristystä. Jos haluat varmistaa, että luottamuksellinen keskustelu pysyy luottamuksellisena, tarvitset äänieristetyn kopin.

Äänieristetyt kopit

Äänieristetyt kopit, jotka tunnetaan myös nimillä akustiset kopit, toimistokopit ja Zoom-huoneet, ovat vallankumous yksityisyyden suojaamisessa. Ne eivät ainoastaan tarjoa hiljaista työskentelypaikkaa, vaan niissä voi myös käydä luottamuksellista keskustelua täysin yksityisesti.

Tämä tarkoittaa, että voit käydä arkaluonteisen HR-keskustelun tai neuvotella asiakkaan kanssa kasvokkain ilman, että kukaan muu kuulee, mitä sanot. Voit tehdä saman Zoomin kautta tai puhelimitse. Ne sopivat erinomaisesti yksityisten tietojen salaamiseen ja salakuuntelun estämiseen.

Voit luottavaisesti keskustella laajentumispeleistä, irtisanomisista, uusista tuotteista ja arkaluonteisista aiheista poissa uteliailta korvilta poistumatta coworking-tilasta. Korkean profiilin yritykset, kuten Alibaba, Starbucks ja Boeing, ovat jo lisänneet niitä toimistoihinsa, koska ne ovat tunnustaneet niiden kyvyn tukea yksityisyyttä.

Älä laiminlyö koulutusta

Koulutus on viimeinen aihe, sillä se on ratkaisevan tärkeää jokaisen yksityisyyden suojaamiseksi toteutettavan toimenpiteen kannalta. Ei auta, jos on tietosuojapolitiikka, josta kukaan ei tiedä. Sinun on varmistettava, että kaikki tuntevat sen ja ymmärtävät henkilökohtaisen vastuunsa.

Tähän voi kuulua mm:

• salasanojen säännöllinen vaihtaminen
• Tietojen keräämistä, tallentamista ja säilyttämistä koskevien pöytäkirjojen noudattaminen.
• Tiedetään, milloin on löydettävä rauhallinen paikka luottamuksellista keskustelua varten.
• Raportointi kaikista rikkomuksista johdolle

Tiimisi on ymmärrettävä yksityisyyden suojan ja lain välinen yhteys. Kun he näkevät, että heidän velvollisuutensa ovat osa laajempaa kokonaisuutta, heidän pitäisi suhtautua niihin vakavammin. 

Suojaa yksityisyys ja päivitä coworking-tilasi äänieristetyillä koppeilla

Jos omistat tai hallinnoit coworking-tilaa, oletko miettinyt tarpeeksi yksityisyyttä? Tilasi päivittäminen toimistokopeilla voi antaa sinulle etulyöntiaseman kilpailijoihin nähden. Pystyt vetoamaan yrityksiin ja startup-yrityksiin, jotka arvostavat paikkaa, jossa heitä ei kuunnella ilman, että heidän tarvitsee poistua toimistosta.

Soundbox Store on ylpeä voidessaan tarjota valikoiman akustisia koteloita, joita olemme kehittäneet ja jalostaneet viimeisten kymmenen vuoden aikana. Ne on valmistettu korkealaatuisista akustisista materiaaleista, jotka pitävät äänen poissa ja yksityiset keskustelut sisällä. Niiden plug-and-play-toiminnallisuus tarkoittaa, että voit asentaa ne kirjaimellisesti minne tahansa, missä on verkkopistorasia.

Tutustu tuotevalikoimaa verkossa ja soita meille 020 4586 3800 saadaksesi lisätietoja.