Tehokkaan työyhteisöviestinnän taito hallintaan

Irlantilainen näytelmäkirjailija George Bernard Shaw sanoi: "Viestinnän suurin yksittäinen ongelma on illuusio siitä, että se on tapahtunut."

Kuten me kaikki tiedämme, on valtava ero sen välillä, osaako puhua ja kuulla vai onko hän hyvä viestijä. Jos kuitenkin tulet tehokkaammaksi viestijäksi, huomaat parannuksia kaikilla elämänalueillasi, myös liike-elämässä.

Mitkä ovat siis avaimet tehokkaan työyhteisöviestinnän taidon hallitsemiseen?

Työpaikkaviestinnän ymmärtäminen

Kysymys "Mitä on työpaikkaviestintä?" saattaa kuulostaa itsestään selvältä, mutta vastaus on hienovaraisempi kuin miltä se ensin näyttää.

Kuten Shaw sanoi, usein uskottelemme itsellemme, että viestintää on tapahtunut. Vielä pahempaa on, että olemme viestineet asioita, joita emme edes tajua.

Työpaikkaviestinnän menetelmät

Ilmeisiä suullisen viestinnän muotoja työpaikalla ovat keskustelut, sähköpostit, puhelut ja kokoukset. Työpaikkaviestinnän taidon kehittämiseen kuuluu kuitenkin se, että tiedetään, mitä välinettä käytetään ja - mikä tärkeintä - ettämilloin käyttää sitä.

Ajoitus on olennainen ja usein aliarvioitu osa tehokasta viestintää. Kuten tulemme näkemään, ajoituksen taidon hallitseminen voi tehdä sinusta arvokkaan voimavaran mille tahansa tiimille.

Sanattoman viestinnän merkitys

Oletko koskaan kuullut, että 93 % viestinnästä on sanatonta? Kävi ilmi, että se on myytti, ja tässä on syy siihen.

Kyseinen luku on peräisin vuonna 1972 tehdystä tutkimuksesta, joka ei aivan perustunut tosielämään. Itse asiassa se perustui sanojen kuulemiseen ja ihmisten kasvokuvien katseluun. Käsi pystyyn, kuka on ollut tällaisessa vuorovaikutuksessa työpaikalla? Ei, en uskonutkaan.

Tämä ei kuitenkaan tarkoita, etteikö sanattomilla vihjeillä, kuten kehon liikkeillä, ilmeillä ja eleillä, olisi merkitystä. Ne kertovat paljon aikomuksista, jotka ovat iso osa viestintää. Vaikka osa näistä vihjeistä on tahattomia, voimme valjastaa ne viestinnän selkeyttämiseksi.

Miten parantaa viestintää työpaikalla

Jos haluat, että työtoverisi ymmärtävät, mitä tarkoitat, tässä on muutamia avaintaitoja, jotka on hyvä hallita:

Kuuntele todella

Aktiiviset kuuntelijat keskittyvät siihen, mitä toinen sanoo, eivätkä mieti, mitä hän aikoo sanoa seuraavaksi. Tämä ei ole useimmille meistä luontevaa, ja se vaatii harjoittelua.

Kokeile seuraavassa keskustelussasi tätä:

• Käänny kollegaan päin ja ota asianmukainen (ei karmiva) katsekontakti.
• Ota huomioon sanattomat vihjeet, kuten eleet, ilmeet ja äänensävy.
• Vastusta tarvetta keskeyttää
• Toista, mitä henkilö sanoi, tarkistaaksesi, että ymmärrät.

Aluksi voi olla kiusallisia hiljaisuuksia, kun totut käsittelemään sanottua ennen vastauksen muotoilua. Mutta älä anna sen lannistaa itseäsi! Aktiiviset kuuntelijat luovat luottamusta ja huomaavat, että ihmiset kuuntelevat tarkemmin, kun he puhuvat.

Tunnista ja poista viestinnän esteet työpaikalla

Työpaikalla kohtaavat ihmiset, joilla on erilaisia taustoja ja elämänkokemuksia. Ei siis ole yllätys, että joskus emme täysin ymmärrä, mitä muut sanovat.

• Kielelliset esteet: Yli 300 kieltä puhutaan Yhdistyneessä kuningaskunnassa. Tämän huomioon ottaminen työpaikalla voi tarkoittaa sitä, että on pidettävä kiinni kirjaimellisemmista termeistä kuin englannin kielestä tunnetuista puhekielisistä ilmauksista ja jargonista.

• Kulttuuriset esteet: Viestintätavat eivät ole yleismaailmallisia, ja on tärkeää ymmärtää muita sen sijaan, että pakotamme heidät omaksumaan omat tapamme kommunikoida. Herkkyysvalmennus voisi tuoda meille uusia tapoja ajatella viestintää.

• Fyysiset esteet: Onko tiimin jäsenillä käytössään välineet, joita he tarvitsevat tehokkaaseen viestintään? Onko hiljaisia tiloja joissa he voivat käydä luottamuksellisia kokouksia tai tehdä yhteistyötä ilman häiriötekijöitä?

• Psykologiset esteet: Ristiriitaiset viestintätyylit, konfliktit ja erilaiset näkemykset voivat saada jotkut ihmiset sulkeutumaan työpaikalle. Koulutuksen avulla voidaan rakentaa luottamusta ja edistää hyviä viestintätaitoja, jotka auttavat kaikkia tuntemaan itsensä osallisiksi ja menestymään.

Ajoituksen taito

Oletko koskaan ollut kokouksessa, jossa pomo on kannustanut kaikkia "avautumaan, purkamaan kaiken"? Vaikka tämä kuulostaa hyvältä, ne menevät harvoin suunnitelmien mukaan. Se johtuu siitä, että se, milloin puhut, on usein yhtä tärkeää tai jopa tärkeämpää kuin se, mitä sanot.

Hetkien valitsemisessa ei ole kyse epärehellisyydestä. Kyse on sen tunnustamisesta, että on hetkiä, jolloin sanottavaa otetaan paremmin vastaan kuin toisina aikoina. Tämä edellyttää sekä sanallisten että sanattomien vihjeiden huomioon ottamista.

Onko esimerkiksi sanottavaa mahdollisesti kiusallista jollekin ryhmäläiselle? Voisiko olla parempi ottaa asia puheeksi hänen kanssaan myöhemmin kahden kesken kuin räksyttää se kaikkien kuullen? Toisten tunteiden huomioon ottaminen voi auttaa paljon luottamuksen ja yhteisymmärryksen rakentamisessa työssä.

Toisinaan saatat huomata, että olet liian stressaantunut tai vihainen kommunikoidaksesi tehokkaasti. Jos annat itsellesi aikaa rauhoittua, koota ajatuksesi ja miettiä sanomasi vaikutuksia, voit välttää sanomasta jotain, mitä myöhemmin kadut.

Hyvän viestinnän edistäminen

Joskus toimistojemme ulkoasu ei tue tehokasta viestintää. Ehkä ihmiset, jotka tekevät usein yhteistyötä, istuvat kaukana toisistaan, tai tiellä on arkistokaappeja tai muita esteitä. Ehkä sinun on käytävä yksityisiä henkilöstökeskusteluja, mutta et pääse minnekään.

Jos huomaat, että ihmiset käpertyvät käytäville tai ulos, se on varma merkki siitä, että toimistosuunnittelusi pettää heidät. Suunnittele toimistosi ulkoasu uudelleen ja anna ihmisille tiloja luottamuksellista viestintää varten voivat helpottaa viestintää huomattavasti.

Työkaluja tehokkaaseen työpaikkaviestintään

Esimiehet voivat tehdä paljon tukeakseen hyvää viestintää työpaikalla. Heidän on itse näytettävä mallia siitä ja annettava työntekijöilleen tehokkaaseen työyhteisöviestintään tarvittavat välineet. Tähän kuuluvat hiljaiset tilat, joissa voi työskennellä yhdessä poissa toimiston hälinästä.

Soundbox Storen äänieristetyt kokouskopit ovat vastaus. Niitä on kahta kokoa, 3-4 hengen ja 4-6 hengen, ja ne tarjoavat:

• Täydellisen yksityisyyden - Alan johtava äänieristys estää kaikki äänihäiriöt.
• Täydellinen mukavuus - Matalan melutason kaksinkertainen turbopuhallin pitää huoneen raikkaana.
• Bluetooth-ääni - Elävöittää Zoom-kokoukset luonnollisella ääniyhteydellä.

Nämä ovat vain muutamia erinomaisia ominaisuuksia, jotka tekevät akustisista kokouskopeista olennaisen tärkeitä tehokkaan työpaikkaviestinnän kannalta. Oletko valmis oppimaan lisää? Ota yhteyttä jo tänään tai vieraile näyttelytiloissamme nähdäksesi eron itse.