10 Conseils pour des Réunions Réussies

Les réunions font inévitablement partie de notre vie professionnelle quotidienne. Elles peuvent être des forums productifs et collaboratifs qui contribuent à faire avancer une entreprise ou un projet, ou bien des événements chronophages et pénibles qui accaparent le temps de chacun et étouffent les progrès.

C'est là que les modules de réunion de bureau s'avèrent utiles. Les modules de réunion de bureau offrent des salles closes et calmes, faciles d'accès, dans les espaces de travail, sans qu'il soit nécessaire d'installer des murs et des installations permanentes. Les modules de réunion de bureau sont disponibles en différentes tailles, allant des petites cabines de conférence téléphonique/vidéo aux grandes salles de réunion. Les propriétés acoustiques intérieures d'absorption et de blocage du son ont été incluses dans toutes les nacelles, qui ont été tapissées de laine ou de tissus antibactériens en option. La circulation de l'air, l'éclairage, l'électricité et le mobilier intégrés dans le pod fournissent aux utilisateurs tout ce dont ils ont besoin pour un environnement de travail silencieux et sûr.

Conseils pour des réunions réussies

Vous pouvez garantir une réunion réussie à chaque fois en suivant ces dix principes directeurs :

1. Considérez le problème que vous essayez de résoudre.

Avant de réserver du temps sur l'agenda de qui que ce soit, réfléchissez au problème que vous essayez de résoudre et à la manière dont vous espérez collaborer avec vos collègues.

2. Les réunions doivent être planifiées et structurées.

Comme toutes les réunions nécessitent une certaine structure, publiez à l'avance l'objectif et l'ordre du jour, même s'il ne s'agit que de quelques points clés. Choisissez une durée raisonnable, mais privilégiez le côté court ; les réunions consomment généralement le temps qui leur est alloué. Les réunions plus longues sont également plus difficiles à intégrer dans l'emploi du temps chargé des gens.

3. Sélectionnez soigneusement votre public.

Le partage d'informations avec l'ensemble de l'équipe de projet est un excellent moyen d'impliquer tout le monde, mais il faut tenir compte de l'impact sur la productivité (et sur votre budget !). L'utilisation d'un outil de gestion de projet collaboratif peut également contribuer à réduire la participation aux réunions.

4. Triez les informations.

Préparez et publiez à l'avance toutes les informations complémentaires afin que les participants puissent les consulter avant la réunion. Si la première version qu'ils voient est la copie papier monstrueuse que vous distribuez au début de la réunion, il est peu probable que vous obteniez leur accord sur une spécification technique de 200 pages.

5. Commencez à temps.

L'heure de début de réunion publiée correspond à l'heure à laquelle la discussion commence, et non à l'heure à laquelle vous vous attendez à ce que les participants arrivent. Lorsque vous commencez, passez en revue les objectifs, la personne qui dirigera la réunion et celle qui prendra des notes.

6. Organisez des réunions intéressantes.

Si vous sélectionnez soigneusement vos participants, chacun tirera quelque chose d'utile de la réunion, ce qui rendra le temps bien employé et intéressant. Encouragez la libre pensée et l'expression. Ne vous contentez pas de leur parler et de faire en sorte que tout tourne autour de vous ; sollicitez plutôt leurs idées et leurs opinions.

7. Maintenez l'objectif des réunions.

Ne perdez pas de vue l'objectif de la réunion - l'ordre du jour est là pour une raison. Si d'autres sujets surgissent, notez-les et conservez-les lorsque vous aurez plus de temps. Ne vous engagez pas dans de longues discussions techniques qui occupent toute l'équipe et ne profitent qu'à quelques-uns.

8. Restez professionnel.

Les réunions d'équipe ne sont pas faites pour piéger les gens, résoudre des conflits personnels ou établir des guerres de territoire entre services. Occupez-vous de ces questions en dehors de la salle. Un débat animé est encouragé, mais uniquement s'il est constructif, s'il porte sur le sujet et s'il fait avancer l'ordre du jour.

9. Résumez.

Clôturez la réunion en rappelant ce qui a été convenu et accompli, afin que tout le monde reparte avec la même compréhension. Même si la réunion a été marquée par de mauvaises nouvelles, essayez, dans la mesure du possible, de la terminer de manière positive.

10. Terminez la tâche à temps.

Une réunion qui prend du retard peut perturber toute une série d'autres activités prévues. Si la réunion donne les résultats escomptés, reprogrammez-la. Dans le cas contraire, vous risquez de vous précipiter sur une solution bancale dans les dernières secondes. Et ce n'était probablement pas le but de la réunion au départ.

Intégrer les modules de réunion dans vos réunions

Les modules de réunion de bureau sont faciles à installer, peu coûteux à construire et transportables lorsque votre entreprise déménage. Elles remplissent la plupart des fonctions d'une salle de réunion, mais à moindre coût, dans un espace plus réduit et avec une plus grande flexibilité. De nombreuses salles de réunion de bureau sont équipées d'une connectivité, de sièges, d'une alimentation électrique et d'un éclairage d'ambiance, ce qui vous permet de les brancher et de les utiliser. Il existe de nombreux tissus et finitions sur mesure, de sorte que vous n'aurez pas à sacrifier votre style.

Leur conception modulaire leur permet de s'intégrer dans n'importe quel espace disponible en une fraction du temps et du coût d'une salle de réunion. Cela signifie souvent qu'ils peuvent être placés plus près des zones de travail et fournir un espace polyvalent pratique pour les réunions impromptues ou les réflexions tranquilles. Et ils apportent leur environnement - un havre de calme tout en restant connectés à l'effervescence du bureau.

Si vous n'en avez pas encore entendu parler, il existe des cabines insonorisées, comme celles de https://soundboxstore.com/, qui peuvent être installées dans les bureaux et utilisées pour de simples appels téléphoniques, des réunions virtuelles ou même des réunions de groupe en face à face. Ces cabines insonorisées seront certainement d'une grande aide si tout le monde vise la productivité ou des réunions plus réussies.