Coworking confidentiel : Protégez votre vie privée dans les bureaux partagés

L'arrivée du GDPR de l'UE en 2018 a changé la donne pour les entreprises opérant dans toute l'Europe. Bien que le Royaume-Uni ne fasse plus partie de l'Union européenne, ses lois actuelles sur la protection des données sont... presque identiques. Pour protéger les données de leurs clients et rester dans la légalité, toutes les entreprises doivent prendre des mesures pour protéger la vie privée de leurs clients et de leurs employés.

Si le contrôle de l'accès aux données personnelles et de leur stockage est une pièce maîtresse du puzzle, il est un domaine qu'il est facile de négliger : les écoutes.

Quels sont les dangers liés à la confidentialité et à la protection des données lorsque l'on travaille dans des bureaux ouverts ou des espaces de coworking ? Approfondissons la question et découvrons comment vous pouvez protéger votre entreprise.

Les cyberdéfenses

Tout d'abord, vous devez vous assurer que seuls vos employés ont accès aux informations numériques confidentielles et les protéger contre les cyberattaques. Cela commence par une solide politique de protection des données. Il peut être judicieux d'investir dans une assistance juridique pour mettre en place cette politique.

Sous loi britanniquetoute entreprise doit prendre des mesures appropriées pour assurer la sécurité des données à caractère personnel. Ces mesures doivent inclure

• des mots de passe forts, changés régulièrement
• des pare-feu
• Logiciel anti-virus
• Classeurs verrouillables
• Déchiquetage rapide des documents papier dont on n'a plus besoin

Le gouvernement britannique fournit des conseils et des outils pour vous aider à vérifier votre niveau actuel de conformité. Il ne vous dira pas exactement ce que vous devez faire, mais il vous fournira une assistance générale qui vous aidera à protéger votre vie privée en ligne et à conserver les données de vos clients en toute sécurité. 

Mesures physiques

Pour protéger votre vie privée, vous devrez parfois mettre une barrière entre vous et les autres personnes présentes dans l'espace de coworking. Il existe des moyens traditionnels et d'autres plus innovants pour y parvenir.

Paravents et plantes en pot

Commençons par une approche traditionnelle : une barrière physique. En dressant un écran physique entre vous et la personne à côté de vous, vous envoyez un message clair. Bien sûr, cette personne peut toujours déplacer sa chaise pour mieux voir, mais ce serait assez flagrant. 

Une autre option est une plante en pot. Mais ne nous voilons pas la face : les plantes en plastique sont horribles et les vraies demandent beaucoup de travail. Cette suggestion ne s'adresse donc qu'aux personnes les plus dévouées à l'horticulture.

Écrans de protection de la vie privée

Les écrans de confidentialité sont un moyen simple et bon marché d'empêcher les regards indiscrets de se poser sur les écrans d'ordinateurs portables et d'ordinateurs. Ils sont constitués d'un mince morceau de plastique polarisé. Cela permet de réduire l'angle de vision de votre écran. Vous pouvez voir parfaitement l'écran lorsque vous le regardez en face, mais les curieux du bureau voisin ne verront rien d'autre que de la brume. 

Dans un autre ordre d'idées, vos employés peuvent être préoccupés par la lumière bleue émise par les écrans. Études citées par l'université de Californie à Davis ont révélé que 27 à 35 % des personnes ont signalé des symptômes, notamment une sécheresse oculaire, des maux de tête et une vision floue, après avoir utilisé des appareils numériques. Vous pourriez donc rendre service à vos employés en investissant dans des écrans de confidentialité qui réduisent l'exposition à la lumière bleue.

Technologie d'occultation

Toute équipe a besoin de se réunir et d'examiner des présentations à un moment ou à un autre. La tendance des salles de réunion vitrées dans les espaces de coworking peut les rendre lumineuses et aérées, mais elles ne protègent en rien les informations sensibles des regards indiscrets.

Une innovation récente qui pourrait bientôt arriver dans un espace de coworking près de chez vous est le la technologie d'occultation. Ce produit recouvre l'écran LED ou OLED, empêchant ainsi les spectateurs de voir les informations sur l'écran. Dans le même temps, les personnes présentes dans la pièce peuvent tout voir clairement. Il agit comme un filtre de confidentialité avancé pour un ordinateur portable et constitue un excellent moyen de protéger votre vie privée dans tout espace de travail partagé.

Toutes ces options sont utiles, mais elles échouent sur un point essentiel. Elles n'offrent aucune insonorisation. Pour garantir la confidentialité d'une conversation, vous avez besoin d'une cabine insonorisée.

Cabines insonorisées

Les cabines insonorisées, également appelées "acoustic pods", "office pods" et "Zoom rooms", constituent une véritable révolution en matière de protection de la vie privée. Elles offrent non seulement un lieu de travail silencieux, mais elles permettent également de tenir une conversation confidentielle en toute intimité.

Cela signifie que vous pouvez avoir une conversation sensible sur les ressources humaines ou une négociation avec un client en face à face sans que personne d'autre n'entende ce que vous dites. Vous pouvez faire la même chose sur Zoom ou au téléphone. Ils sont parfaits pour préserver la confidentialité des informations privées et empêcher les écoutes clandestines.

Vous pourrez discuter en toute confiance de projets d'expansion, de licenciements, de nouveaux produits et de sujets sensibles à l'abri des oreilles indiscrètes, sans quitter l'espace de coworking. Des entreprises de renom telles qu'Alibaba, Starbucks et Boeing les ont déjà installées dans leurs bureaux, reconnaissant ainsi leur capacité à préserver la vie privée.

Ne négligez pas la formation

Nous abordons la formation en dernier lieu, car elle est cruciale pour chaque mesure que vous prenez pour protéger la vie privée. Il ne sert à rien d'avoir une politique de protection des données que personne ne connaît. Vous devez vous assurer que tout le monde la connaît et comprend ses responsabilités personnelles.

Il peut s'agir de

• changer régulièrement les mots de passe
• le respect des protocoles relatifs à la collecte, au stockage et à la conservation des données
• Savoir quand trouver un endroit calme pour une conversation confidentielle
• Signaler tout manquement à la direction

Votre équipe doit comprendre le lien entre la protection de la vie privée et la loi. Lorsqu'elle comprend que ses responsabilités s'inscrivent dans un cadre plus large, elle les prend plus au sérieux. 

Protégez votre vie privée et améliorez votre espace de coworking avec des cabines insonorisées

Si vous possédez ou gérez un espace de coworking, avez-vous suffisamment réfléchi à la protection de la vie privée ? L'amélioration de votre installation avec des modules de bureau pourrait vous donner une longueur d'avance sur vos concurrents. Vous serez en mesure d'attirer les entreprises et les startups qui apprécient d'avoir un endroit où ils ne seront pas entendus sans avoir à quitter le bureau.

Soundbox Store est fier de proposer une gamme de nacelles acoustiques que nous avons développée et perfectionnée au cours des dix dernières années. Fabriqués à partir de matériaux acoustiques de la plus haute qualité, ils empêchent le bruit d'entrer et préservent les conversations privées. Leur fonctionnalité plug-and-play signifie que vous pouvez les installer littéralement partout où vous avez une prise de courant.

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