Come scegliere le dimensioni di una cabina insonorizzata: guida all'acquisto

Scegliere la dimensione sbagliata della cabina è l'errore di ordinazione più comune negli uffici: troppo piccola e le persone fanno la fila fuori dalla porta, troppo grande e rimane vuota per metà della settimana. Questa guida suddivide la decisione in base a numero di persone, utilizzo previsto, spazio disponibile e budget, così potrete ordinare una sola volta e fare la scelta giusta.

Perché è importante

Gli uffici ordinano abitualmente la cabina più grande che possono permettersi, presumendo che le dimensioni equivalgano a flessibilità. Non è così. Una 6-person meeting booth prenotata principalmente per chiamate individuali spreca spazio a pavimento che potrebbe invece ospitare due cabine singole, e una cabina singola ordinata per un team che tiene ogni giorno brevi riunioni in 4 crea solo un collo di bottiglia nelle prenotazioni. Scegliere la dimensione giusta fin dall'inizio evita un secondo acquisto e un progetto di ricollocazione in seguito.

Cosa vi servirà

• Un conteggio di quanti contemporaneamente utenti necessitano di uno spazio privato nelle ore di punta (non il numero totale del personale)
• Un metro a nastro e l'ingombro tracciato sul pavimento dell'ufficio prima di confermare un ordine
• Un elenco ristretto di utilizzi: chiamate individuali, conversazioni riservate tra 2 persone, brevi riunioni di 4 persone o riunioni di team di 6 persone
• Un intervallo di budget indicativo per le varie dimensioni delle cabine: le cabine individuali partono da un prezzo inferiore rispetto alle cabine per più persone
• Il contributo di chi oggi prenota le sale riunioni, poiché sa dove si trovano gli attuali colli di bottiglia

I passaggi

1. Contate gli utenti contemporanei, non il numero totale di persone

Un ufficio di 40 persone raramente necessita di una cabina che ne ospiti 40: serve una capacità sufficiente per il numero di persone che desiderano privacy nello stesso momento. Fate un giro dell'ufficio in tre momenti diversi della giornata e contate quante persone stanno già uscendo, effettuando chiamate nelle scale o prenotando sale riunioni per conversazioni individuali. È questo numero, non l'organigramma, a definire il vostro punto di partenza. La Quell Office Pod Solo copre lo scenario più comune: una persona, una chiamata, da cinque a venti minuti alla volta.

Errore comune: basare l'ordine sul numero totale di persone e acquistare un'unica cabina sovradimensionata per "coprire tutti", per poi scoprire che è completamente prenotata entro le 10:00 perché può servire un solo gruppo alla volta.

2. Adeguate la capacità al tipo di riunione effettivo

Le chiamate individuali, le conversazioni riservate tra 2 persone e le brevi riunioni di team da 4 a 6 persone richiedono tutte ingombri diversi. La 2-Person Meeting Booth è adatta ai colloqui individuali ricorrenti: valutazioni delle prestazioni, chiamate con i clienti con un collega in ascolto, coaching di vendita. La Quell 4-Person Soundproof Office Pod è adatta a piccole riunioni informali e stand-up, quando più di due persone necessitano di uno spazio privato ma una sala riunioni completa sarebbe eccessiva.

Errore comune: acquistare una cabina da 4 persone per quello che in realtà è un flusso di chiamate individuali, per poi vederla utilizzata solo a metà mentre si forma una coda per le unità più piccole.

3. Tracciate lo spazio a pavimento prima di ordinare

Delimitate con del nastro adesivo l'ingombro a pavimento delle dimensioni delle cabine selezionate, direttamente sul pavimento e nella posizione effettiva, prima di effettuare l'ordine. Camminate attorno al perimetro segnato dal nastro e verificate lo spazio libero su tutti i lati, compreso qualsiasi passaggio pedonale che vi transiti accanto. Questo passaggio individua errori di dimensionamento che una sola scheda tecnica non può evidenziare: una cabina che sulla carta sembra adatta può dare una sensazione completamente diversa una volta circondata da scrivanie o da una colonna portante.

Errore comune: misurare solo l'ingombro a pavimento della cabina e dimenticare di controllare l'apertura della porta e lo spazio libero del passaggio circostante.

4. Scegliete tra soluzioni singole e multipersona

La gamma Quell di Soundbox Store va dalle cabine da 1 persona fino alle cabine riunioni più grandi, comprese opzioni come Quell Max Club House per le sessioni di gruppo. Se nel vostro ufficio si alternano attività di concentrazione individuale e brevi riunioni di piccoli team, suddividere l'ordine — un paio di cabine singole più una Quell 4-Person pod — consente in genere di servire più persone nell'arco della giornata rispetto a una sola cabina grande.

Errore comune: considerare la dimensione della cabina come una scelta aut aut, anziché combinare diverse dimensioni in base all'effettiva varietà di tipologie di riunioni che si svolgono nel vostro spazio.

5. Considerate la crescita e la riconfigurazione

Se è probabile che il numero di persone nel vostro team cambi nel corso del prossimo anno, privilegiate dimensioni facili da integrare anziché un'unica unità già al massimo della capacità. Office Pod Quell Flex è progettata specificamente per gli uffici che riconfigurano la propria disposizione, un aspetto più importante di quanto sembri quando la planimetria cambia per la terza volta in un anno.

Errore comune: acquistare subito la cabina più grande disponibile per rendere l'ufficio "a prova di futuro", quando due cabine più piccole aggiunte gradualmente seguirebbero più da vicino le variazioni dell'organico.

6. Confrontate le esigenze di riduzione del rumore tra le varie dimensioni

Tutte le cabine Soundbox Store sono testate secondo ISO 23351-1:2020 e offrono una riduzione del rumore da 30 a 35 dB, quindi le prestazioni acustiche non cambiano in base alla dimensione scelta. Ciò significa che la decisione sulla dimensione dipende esclusivamente dal numero di persone e dallo spazio a pavimento, non dal fatto che una cabina più grande sia "più silenziosa". Non lasciate che i dati sulla riduzione del rumore vi orientino verso una cabina più grande di quanto richieda il vostro effettivo modello di utilizzo.

Errore comune: presumere che una cabina più grande sia automaticamente più silenziosa e pagare per una capacità aggiuntiva che non utilizzerete mai.

7. Stabilite una fascia di budget per le dimensioni che state valutando

I prezzi aumentano in base alla capacità e alla configurazione. Quell Office Pod Solo è proposto a £4,969.50, Office Pod Quell Flex a £6,084.50 e Quell+ 2 Person Pod a £8,369.50 — utilizzate questi importi come punti di riferimento per valutare se una cabina grande o più cabine piccole si adattano meglio al vostro budget. Ad esempio, suddividere il budget tra due cabine singole anziché una cabina da 2 persone può servire più utenti contemporaneamente se il vero collo di bottiglia sono le chiamate individuali.

Errore comune: definire il budget per una cabina grande prima di verificare se due cabine più piccole potrebbero servire più persone con una spesa complessiva simile.

Confrontate le dimensioni delle cabine

Quell Office Pod Solo

Cabina insonorizzata per 1 persona per chiamate private e lavoro concentrato.

£4,969.50

Office Pod Quell Flex

Cabina da 1 persona progettata per uffici che riconfigurano la propria disposizione.

£6,084.50

Quell+ 2 Person Pod

Cabina da 2 persone per conversazioni riservate e lavoro di concentrazione in coppia.

£8,369.50

Risoluzione dei problemi

• La cabina che ho acquistato è sempre occupata, ma contiene sempre una sola persona. Avete dimensionato in base all'organico, non all'uso individuale contemporaneo. Aggiungete una cabina singola accanto a quella esistente anziché sostituirla.
• Una cabina da 4 persone sembra angusta anche se il numero di persone corrisponde. Verificate cosa accade effettivamente al suo interno: laptop, quaderni e una lavagna consumano rapidamente spazio in una configurazione da 4 persone. Valutate se una 6-person meeting booth si adatta meglio allo stile di lavoro rispetto al solo numero di persone.
• Più team desiderano contemporaneamente una cabina della stessa dimensione. Questo è un problema di pianificazione mascherato da problema di dimensioni. Prima di ordinare un'altra cabina grande, verificate se distribuire la domanda su due cabine più piccole elimina il collo di bottiglia.
• La cabina non entra nello spazio che avete misurato per installarla. Ricontrollate gli spazi di passaggio attorno all'ingombro segnato con il nastro, inclusa l'apertura della porta, prima di presumere che siano le dimensioni a essere sbagliate.
• Il budget non è sufficiente per acquistare un numero adeguato di unità delle dimensioni necessarie. Combinate una cabina più grande con cabine singole invece di ordinare più unità delle stesse dimensioni: in genere copre più casi d'uso a parità di spesa.

Strumenti e risorse

• Metro a nastro e nastro per pavimenti per segnare gli ingombri in sede
• Un registro delle prenotazioni attuali delle sale riunioni e delle cabine telefoniche, se lo monitorate
• La Quell 4-Person Soundproof Office Pod e 6-Person Meeting Booth pagine prodotto per consultare dimensioni e specifiche
• La Quell Office Pod Solo pagina con specifiche e prezzi della cabina singola

Cosa fare dopo

Una volta definite le dimensioni, la domanda successiva è di quante unità abbia effettivamente bisogno il vostro piano: la decisione sulle dimensioni e quella sulla quantità non sono la stessa cosa. La guida su come calcolare quante cabine sono necessarie per il piano del vostro ufficio illustra questo calcolo utilizzando la densità del personale e la frequenza delle prenotazioni.

FAQ

Un'ultima cosa

L'errore di dimensionamento meno costoso da evitare è acquistare una cabina quando il vero collo di bottiglia è la pianificazione di due cabine più piccole: gli uffici che ripartiscono il budget tra una cabina singola e un'unità per 2 persone segnalano quasi sempre meno lamentele sulla disponibilità rispetto agli uffici che puntano tutto su un'unica cabina più grande.

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