Coworking confidenziale: Proteggere la privacy negli uffici condivisi

L'arrivo del GDPR dell'UE nel 2018 ha rappresentato una svolta per le aziende che operano in Europa. Sebbene il Regno Unito non faccia più parte dell'Unione Europea, le sue attuali leggi sulla protezione dei dati sono quasi identiche. Per proteggere i dati dei propri clienti e rimanere in regola con la legge, ogni azienda deve adottare misure per proteggere la privacy dei propri clienti e dipendenti.

Se il controllo dell'accesso e dell'archiviazione dei dati personali è un tassello fondamentale del puzzle, c'è un'area che è facile trascurare: le intercettazioni.

Quali sono i pericoli che si corrono lavorando in uffici aperti o in spazi di coworking per quanto riguarda la riservatezza e la protezione dei dati? Scaviamo più a fondo e scopriamo come proteggere la vostra azienda.

Difese informatiche

Per prima cosa, dovete assicurarvi che solo i vostri dipendenti abbiano accesso alle informazioni digitali riservate e tenerle al sicuro da attacchi informatici. Questo inizia con una solida politica di protezione dei dati. Investire in un supporto legale per definire questa politica potrebbe essere saggio.

Sotto legge del Regno Unitoogni azienda deve adottare misure adeguate per mantenere i dati personali al sicuro. Ciò dovrebbe includere:

• Password forti, cambiate regolarmente
• Firewall
• Software antivirus
• Armadietti di archiviazione con serratura
• Distruzione tempestiva dei documenti cartacei non più necessari

Il governo britannico fornisce indicazioni e strumenti per aiutarvi a verificare il vostro attuale livello di conformità. Anche se non vi dirà esattamente cosa dovete fare, vi fornirà un'assistenza generale che vi aiuterà a proteggere la vostra privacy online e a mantenere i dati dei vostri clienti al sicuro. 

Misure fisiche

Per proteggere la vostra privacy, a volte dovrete mettere una barriera tra voi e le altre persone nello spazio di coworking. Esistono modi tradizionali e più innovativi per raggiungere questo obiettivo.

Schermi e piante in vaso

Cominciamo con un approccio della vecchia scuola: una barriera fisica. Mettere uno schermo fisico tra voi e la persona che vi sta accanto invia un messaggio chiaro. Certo, la persona potrebbe comunque spostare la sedia per vedere meglio, ma questo sarebbe piuttosto evidente. 

Un'altra opzione è una pianta in vaso. Ma ammettiamolo: quelle di plastica hanno un aspetto terribile e quelle vere richiedono molto lavoro. Quindi questo è un suggerimento solo per i desk jockey più appassionati di orticoltura.

Schermi per la privacy

Gli schermi per la privacy sono un modo economico e semplice per tenere lontani gli sguardi indiscreti dagli schermi di computer e laptop. Sono costituiti da un sottile pezzo di plastica polarizzata. Funzionano riducendo l'angolo di visione dello schermo. Se si guarda lo schermo in modo diretto si vede perfettamente, ma i ficcanaso della scrivania accanto non vedranno altro che foschia. 

Una nota a parte, ma correlata, è che i vostri dipendenti potrebbero essere preoccupati per la luce blu degli schermi. Studi citati dall'Università della California, Davis, hanno rilevato che il 27-35% delle persone ha riportato sintomi, tra cui secchezza oculare, mal di testa e offuscamento della vista, dopo aver utilizzato dispositivi digitali. Potreste quindi fare un favore ai vostri dipendenti investendo in schermi per la privacy che riducano l'esposizione alla luce blu.

Tecnologia di occultamento

Tutti i team devono incontrarsi e rivedere le presentazioni prima o poi. La tendenza delle sale riunioni con pareti di vetro negli spazi di coworking può farle sembrare luminose e ariose, ma non protegge le informazioni sensibili da occhi indiscreti.

Un'innovazione recente che potrebbe presto arrivare in uno spazio di coworking vicino a voi è la tecnologia di occultamento. Questo prodotto copre il display LED o OLED, impedendo agli spettatori di vedere le informazioni sullo schermo. Allo stesso tempo, chi si trova nella stanza può vedere tutto chiaramente. Funziona come un filtro privacy avanzato per un computer portatile ed è un ottimo modo per proteggere la propria privacy in qualsiasi spazio di lavoro condiviso.

Tutte queste opzioni sono utili, ma falliscono in un aspetto cruciale. Non forniscono alcun isolamento acustico. Per garantire che una conversazione riservata rimanga tale, è necessaria una cabina insonorizzata.

Cabine insonorizzate

Le cabine insonorizzate, note anche come acoustic pods, office pods e Zoom rooms, sono una rivoluzione per la protezione della privacy. Non solo offrono un luogo tranquillo per lavorare, ma consentono anche di condurre una conversazione riservata in totale privacy.

Questo significa che potete avere una conversazione delicata sulle risorse umane o una trattativa con un cliente faccia a faccia senza che nessun altro senta quello che dite. Potreste fare lo stesso su Zoom o al telefono. Sono perfetti per mantenere la riservatezza delle informazioni private e impedire le intercettazioni.

Potrete discutere con sicurezza di operazioni di espansione, licenziamenti, nuovi prodotti e argomenti sensibili lontano da orecchie indiscrete, senza lasciare lo spazio di coworking. Aziende di alto profilo come Alibaba, Starbucks e Boeing li hanno già aggiunti ai loro uffici, riconoscendone la capacità di supportare la privacy.

Non trascurate la formazione

Veniamo per ultimo alla formazione, perché è fondamentale per ogni misura adottata per proteggere la privacy. Non serve a nulla avere una politica di protezione dei dati che nessuno conosce. Dovete assicurarvi che tutti ne siano a conoscenza e che comprendano le loro responsabilità personali.

Questo potrebbe includere:

• Cambiare regolarmente le password
• Seguire i protocolli relativi alla raccolta, all'archiviazione e alla conservazione dei dati.
• Sapere quando trovare un posto tranquillo per una conversazione riservata.
• Segnalare eventuali violazioni alla direzione

Il vostro team deve comprendere la connessione tra la protezione della privacy e la legge. Quando capiranno che le loro responsabilità fanno parte di un quadro più ampio, le prenderanno più seriamente. 

Proteggere la privacy e migliorare il vostro spazio di coworking con cabine insonorizzate

Se possedete o gestite uno spazio di coworking, avete mai pensato alla privacy? Aggiornare la vostra struttura con cabine per ufficio potrebbe darvi una marcia in più rispetto ai vostri concorrenti. Sarete in grado di attrarre le aziende e le startup che apprezzano il fatto di avere un luogo dove non essere ascoltati senza dover lasciare l'ufficio.

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