Gli uffici condivisi sono il futuro - come farli funzionare

Per molti di noi, il lavoro a distanza e quello ibrido erano concetti estranei prima della pandemia. Ora le ultime dati ufficiali mostrano che il 16% dei lavoratori britannici è completamente da remoto e un altro 28% è un lavoratore ibrido. Questo allontanamento dall'ufficio tradizionale ha spinto molte aziende a valutare se gli uffici condivisi, come gli spazi di coworking, possano essere la strada da percorrere.

Cosa sono gli spazi di coworking e quali sono i loro vantaggi? Vediamo la risposta ed esaminiamo come i pod acustici per gli spazi di coworking possono portarli a un livello superiore.

Cosa sono gli spazi di coworking?

Gli spazi di coworking sono uffici condivisi da dipendenti di diverse aziende e/o da liberi professionisti. Le loro radici risalgono alla Berlino della metà degli anni Novanta, ma ora sono saldamente radicati nel mainstream. Gli spazi di coworking a Londra, Birmingham e Leeds, per citarne alcuni, sono fiorenti e potrebbero essere adatti alla vostra azienda.

Non sono solo le piccole imprese a sperimentare i vantaggi degli spazi di coworking. Pesi massimi internazionali come IBM e Microsoft ne hanno riconosciuto i vantaggi e hanno iniziato a farne un uso strategico.

Vantaggi degli spazi di coworking

Ci sono diversi motivi per cui le aziende dovrebbero migrare o semplicemente utilizzare gli spazi di coworking come parte della nuova normalità:

• Costo: Gestire un ufficio costa molto. Ci sono spese generali importanti da pagare ogni mese, tra cui le utenze, internet, tariffe aziendalipulizia, forniture e assicurazione. Se i vostri dipendenti lavorano a distanza per una parte o per tutto il tempo, potreste ritrovarvi a pagare per uno spazio che non viene utilizzato appieno. Il costo dell'affitto delle scrivanie in uno spazio di coworking è generalmente molto più basso. Per le aziende più piccole, quindi, migrare verso gli spazi di coworking potrebbe essere un'alternativa economicamente vantaggiosa a un ufficio privato.

• Flessibilità: Gli spazi di coworking consentono alle aziende di essere più agili. Man mano che l'attività cresce, è possibile assumere più scrivanie per ospitare i nuovi dipendenti. In futuro, se si dovesse ridimensionare l'attività, si avrà la flessibilità necessaria per farlo senza essere vincolati a lunghi e costosi contratti di locazione commerciale.

• Un nuovo modello ibrido: Gli spazi di coworking potrebbero consentirvi di soddisfare meglio le esigenze dei dipendenti che vogliono evitare un lungo viaggio per raggiungere l'ufficio. Consentendo loro di lavorare in spazi di coworking vicino a casa, potreste mantenere e ottenere il meglio dai vostri attuali dipendenti. Offrire questo modo di lavorare ai nuovi assunti potrebbe consentire alla vostra azienda di reclutare i migliori talenti da tutto il Paese e persino dal mondo.

• Aumento della produttività: L'Harvard Business Review ha fatto una scoperta inaspettata su spazi di coworking. Hanno scoperto che le persone prosperano in questo ambiente. Hanno citato la mancanza di politiche d'ufficio e la flessibilità di poter accedere all'ufficio 24 ore su 24, 7 giorni su 7, come vantaggi chiave. Allo stesso tempo, si sentono ancora parte di una comunità, cosa che manca a molti lavoratori a distanza.

Altri vantaggi sono la presenza fisica per incontrare clienti e investitori, che può aiutare a mantenere l'immagine professionale dell'azienda. Oltre ai vantaggi, però, gli spazi di coworking presentano alcuni svantaggi che vanno valutati.

Svantaggi degli spazi di coworking

Sebbene molte persone amino gli uffici condivisi, ecco alcuni degli svantaggi di cui si lamentano più spesso:

• Rumore e distrazioni: Quando tutti parlano al telefono contemporaneamente o ci sono conversazioni ad alta voce, gli spazi di coworking possono diventare molto distraenti. Inoltre, proprio come negli uffici normali, può essere difficile rimanere concentrati se c'è una persona chiacchierona alla scrivania accanto.

• Mancanza di privacy: Vi è mai capitato di telefonare a un call center e di trovarvi immersi in una conversazione in sottofondo? È facile che gli spazi di coworking inizino a sembrare così. Non è l'immagine professionale che molti di noi cercano di dare.

• Mancanza di supporto: Se Internet si interrompe nel bel mezzo di una riunione Zoom cruciale, il supporto informatico negli spazi di coworking potrebbe essere carente. Questo potrebbe causare problemi se siete alle prese con una scadenza ravvicinata e non dà la migliore impressione ai vostri clienti.

Ottenere il meglio dagli spazi di coworking

Sebbene gli spazi di coworking presentino degli svantaggi, sono comunque un'ottima opzione per molte aziende. Ecco alcuni consigli su come farli funzionare.

Scegliere con cura

Analizzate attentamente le esigenze della vostra azienda prima di decidere di trasferirvi in uno spazio di coworking. Siate molto chiari su ciò di cui avete bisogno e su ciò che non potete tollerare. Quindi cercate uno spazio di coworking che soddisfi i vostri criteri piuttosto che scegliere il primo che capita.

Privilegiare la privacy

Realisticamente, ogni azienda ha bisogno di uno spazio privato per rispondere a una telefonata, tenere una riunione privata o fare una conferenza telefonica riservata. Una delle soluzioni migliori è quella di entrare in un pod per la privacy.

I privacy pod, o acoustic pod per gli spazi di coworking, sono cabine autonome e insonorizzate. È possibile escludere le distrazioni dell'ufficio di coworking e concentrarsi sul compito da svolgere. Inoltre, i clienti e i colleghi possono parlare liberamente senza preoccuparsi di essere ascoltati. Sono perfette anche quando si ha bisogno di un po' di tempo da soli per concentrarsi senza distrazioni.

Molte grandi aziende, da Alibaba Group a Starbucks, utilizzano le sale riunioni acustiche nel Regno Unito e non solo. Quindi, quando valutate quale sia lo spazio di coworking più adatto a voi, assicuratevi di verificare se siano già presenti baccelli insonorizzati.

Fonte: Baccelli acustici per spazi di coworking

Gli spazi di coworking possono far risparmiare denaro alle aziende, aumentare la produttività e aprire nuove modalità di lavoro flessibili. Ma la loro efficacia sarà sempre limitata se non garantiscono la privacy.

La soluzione è rappresentata dalle cabine acustiche per spazi di coworking di Soundbox Store. Le nostre unità indipendenti si integrano perfettamente in qualsiasi ambiente d'ufficio. Alcune opzioni includono:

• Pod telefonico per ufficio da solo: Una cabina per una sola persona, perfetta per le chiamate private e il lavoro concentrato.

• Cabina telefonica per ufficio, 1-2 persone: Collaborazione e riservatezza nelle nostre cabine per due persone.

• Cabina riunioni, 3-4 persone: Affrontate i progetti di un team più ampio o partecipate alle conference call con colleghi e clienti in tutta tranquillità e comodità.

Per saperne di più su come i nostri pod insonorizzati possono essere utili al vostro spazio di coworking, chiamateci al numero +44 (0) 20 4586 3800 o contattateci online oggi stesso.