nl
10 Tips voor succesvolle vergaderingen
Vergaderingen zijn een onvermijdelijk onderdeel van ons dagelijks werk. Het kunnen productieve, samenwerkende forums zijn die een bedrijf of project vooruithelpen, of tijdrovende, zieltogende gebeurtenissen die ieders tijd opslokken en de vooruitgang in de weg staan.
Dit is waar vergaderpods op kantoor van pas komen. Vergaderpods voor kantoren bieden belangrijke, gemakkelijk toegankelijke, afgesloten, stille ruimtes in werkruimten zonder dat er permanente muren en inrichting nodig zijn. Office Meeting Pods zijn er in verschillende maten, variërend van kleine cabines voor telefoon- en videoconferenties tot grote vergaderruimten. Alle pods hebben geluidsabsorberende en -blokkerende eigenschappen en zijn bekleed met wol of optionele antibacteriële stoffen. De ingebouwde luchtcirculatie, verlichting, elektriciteit en meubels van de pods bieden gebruikers alles wat ze nodig hebben voor een stille, veilige werkomgeving.
Tips voor succesvolle vergaderingen
U kunt elke keer een succesvolle vergadering garanderen door deze tien basisprincipes te volgen:
- Denk na over het probleem dat je probeert op te lossen.
Denk na over het probleem dat je probeert op te lossen en hoe je hoopt samen te werken met je collega's, voordat je tijd in iemands agenda plant.
- Vergaderingen moeten gepland en gestructureerd zijn.
Omdat alle vergaderingen enige structuur vereisen, publiceer het doel en de agenda op voorhand, zelfs al zijn het maar een paar hoofdpunten. Kies een redelijk tijdsbestek, maar wees aan de korte kant; vergaderingen slokken meestal de toegewezen tijd op. Langere vergaderingen zijn ook moeilijker in te passen in de hectische agenda's van mensen.
- Selecteer je publiek zorgvuldig.
Informatie delen met het hele projectteam is geweldig om iedereen betrokken te houden, maar denk aan de impact op de productiviteit (en je budget!). Het gebruik van een samenwerkingstool voor projectmanagement kan ook helpen om het aantal vergaderingen te verminderen.
- Sorteer de informatie.
Bereid alle ondersteunende informatie van tevoren voor en publiceer deze, zodat de deelnemers het voor de vergadering kunnen bekijken. Als de eerste versie die ze te zien krijgen de monsterversie is die je aan het begin uitdeelt, is het onwaarschijnlijk dat je een goedkeuring krijgt voor een technische specificatie van 200 pagina's.
- Begin op tijd.
De gepubliceerde starttijd van de vergadering is de tijd waarop de discussie begint, niet de tijd waarop je verwacht dat de mensen arriveren. Bespreek wanneer je begint de doelstellingen, wie de vergadering zal leiden en wie aantekeningen zal maken.
- Houd interessante vergaderingen.
Als je je deelnemers zorgvuldig selecteert, zal iedereen iets nuttigs uit de vergadering halen, waardoor de tijd goed besteed en interessant wordt. Moedig vrij denken en vrije meningsuiting aan. Praat niet tegen ze en laat het niet alleen over jou gaan; vraag in plaats daarvan om hun ideeën en meningen.
- Houd de focus van vergaderingen vast.
Verlies het doel van de vergadering niet uit het oog - de agenda is er met een reden. Als er andere onderwerpen opduiken, noteer ze dan en bewaar ze wanneer je meer tijd hebt. Ga geen ellenlange technische discussies aan die het hele team bezighouden en waar maar een paar mensen baat bij hebben.
- Houd het professioneel.
Teamvergaderingen zijn niet bedoeld om mensen in de val te lokken, persoonlijke conflicten op te lossen of afdelingsconflicten uit te vechten. Regel dit buiten de kamer. Een levendig debat wordt aangemoedigd, maar alleen als het constructief is, bij het onderwerp blijft en de agenda ten goede komt.
- Samenvatten.
Sluit je vergadering af door te herhalen wat afgesproken en bereikt is, zodat iedereen weggaat met hetzelfde begrip. Zelfs als het een slechtnieuwsvergadering is geweest, probeer dan zo positief mogelijk af te sluiten.
- Voltooi de taak op tijd.
Een vergadering die uitloopt kan allerlei andere geplande activiteiten verstoren. Als de vergadering de gewenste resultaten oplevert, plan hem dan opnieuw. Anders loop je het risico dat je je in de laatste seconden naar een halfbakken oplossing haast. En dat was waarschijnlijk niet de bedoeling van de vergadering.
Office Meeting Pods integreren in uw vergaderingen
Vergaderpods voor kantoren zijn eenvoudig op te zetten, goedkoop te bouwen en verplaatsbaar wanneer uw bedrijf verhuist. Ze hebben veel van dezelfde functies als een vergaderruimte, maar tegen lagere kosten, in minder ruimte en met meer flexibiliteit. Veel vergaderpods voor kantoren zijn voorzien van aansluitmogelijkheden, zitplaatsen, stroom en sfeerverlichting, zodat u alles kunt aansluiten. Er zijn talloze op maat gemaakte stoffen en afwerkingen, dus u hoeft niet in te leveren op stijl.
Dankzij hun modulaire ontwerp kunnen ze in elke beschikbare ruimte worden geplaatst in een fractie van de tijd en kosten van een vergaderruimte. Dit betekent vaak dat ze dichter bij de werkplekken kunnen worden geplaatst en een handige ruimte vormen die voor meerdere doeleinden kan worden gebruikt voor spontane vergaderingen of stille gedachten. En ze brengen hun omgeving - een oase van rust terwijl ze verbonden blijven met de drukte van het kantoor.
Als je er nog niet van gehoord hebt, dan zijn er deze geluiddichte cabines zoals die van https://soundboxstore.com/ die in kantoren geïnstalleerd kunnen worden en die zelfs gebruikt kunnen worden voor eenvoudige telefoongesprekken, virtuele vergaderingen of zelfs persoonlijke groepsvergaderingen. Deze geluiddichte cabines zullen zeker een grote hulp zijn als iedereen streeft naar productiviteit of meer succesvolle vergaderingen.