Att bemästra konsten att kommunicera effektivt på arbetsplatsen

Den irländske dramatikern George Bernard Shaw sade: "Det enskilt största problemet med kommunikation är illusionen om att den har ägt rum."

Som vi alla vet är det stor skillnad mellan att kunna tala och höra och att vara en bra kommunikatör. Men om du blir en mer effektiv kommunikatör kommer du att se förbättringar inom alla områden i ditt liv, inklusive affärslivet.

Så vilka är nycklarna till att bemästra konsten att kommunicera effektivt på arbetsplatsen?

Att förstå kommunikation på arbetsplatsen

Frågan "Vad är kommunikation på arbetsplatsen?" kan låta självklar, men svaret är mer subtilt än det först verkar.

Som Shaw sa, många gånger lurar vi oss själva att tro att kommunikation har ägt rum. Ännu värre är att vi har kommunicerat saker som vi inte ens är medvetna om.

Metoder för kommunikation på arbetsplatsen

Uppenbara typer av verbal kommunikation på arbetsplatsen inkluderar samtal, e-post, telefonsamtal och möten. Att utveckla konsten att kommunicera på arbetsplatsen innebär dock att veta vilket medium man ska använda och - kritiskt - attnär man ska använda det.

Timing är en viktig och ofta underskattad del av effektiv kommunikation. Som vi kommer att se kan du bli en värdefull tillgång i alla team om du behärskar konsten att tajma.

Vikten av icke-verbal kommunikation

Har du någonsin hört att 93% av all kommunikation är icke-verbal? Det visar sig vara en myt, och här är varför.

Uppgiften kommer från en studie från 1972 som inte direkt var förankrad i verkligheten. I själva verket baserades den på att höra ord och titta på fotografier av människors ansikten. Upp med händerna, vem har varit med om en sådan interaktion på arbetsplatsen? Nej, det trodde jag inte.

Det betyder dock inte att icke-verbala signaler, som kroppsrörelser, ansiktsuttryck och gester, inte spelar någon roll. De förmedlar en hel del om avsikten, vilket är en stor del av kommunikationen. Även om vissa av dessa signaler är ofrivilliga kan vi utnyttja dem för att kommunicera tydligare.

Hur man förbättrar kommunikationen på arbetsplatsen

Om du vill att dina kollegor ska förstå vad du menar finns det några viktiga färdigheter som du bör behärska:

Lyssna på riktigt

Aktiva lyssnare fokuserar på vad den andra personen säger och tänker inte på vad de själva ska säga härnäst. Detta kommer inte naturligt för de flesta av oss och kräver övning.

Prova detta i ditt nästa samtal:

• Vänd dig mot din kollega och ge lämplig (inte läskig) ögonkontakt
• Ta in icke-verbala signaler, som gester, ansiktsuttryck och tonfall
• Motstå lusten att avbryta
• Upprepa vad personen sa för att kontrollera att du förstår

Det kan bli lite tyst i början när du vänjer dig vid att bearbeta vad personen har sagt innan du formulerar ditt svar. Men låt inte det avskräcka dig! Aktiva lyssnare bygger upp förtroende och upptäcker att människor lyssnar mer noggrant när de talar.

Identifiera och övervinna hinder för kommunikation på arbetsplatsen

På arbetsplatsen möts människor med olika bakgrund och livserfarenheter. Därför är det inte så konstigt att vi ibland inte riktigt förstår vad andra säger.

• Språkliga hinder: Över 300 språk talas i Storbritannien. Att ta hänsyn till detta på arbetsplatsen kan innebära att man måste hålla sig till mer bokstavliga termer i stället för att använda de vardagliga uttryck och den jargong som engelskan är känd för.

• Kulturella hinder: Kommunikationssätt är inte universella, och det är viktigt att förstå andra snarare än att påtvinga dem våra sätt att kommunicera. En utbildning i sensitivitet kan ge oss nya sätt att tänka kring kommunikation.

• Fysiska hinder: Har teammedlemmarna den utrustning de behöver för att kommunicera effektivt? Finns det några tysta utrymmen dit de kan gå för konfidentiella möten eller för att samarbeta utan distraktioner?

• Psykologiska hinder: Olika kommunikationsstilar, konflikter och skilda åsikter kan få vissa människor att stänga av på jobbet. Utbildning kan bidra till att bygga förtroende och främja goda kommunikationsfärdigheter som hjälper alla att känna sig inkluderade och utmärka sig.

Konsten att tajma

Har du någonsin suttit i ett möte där chefen har uppmanat alla att "öppna upp, få ur sig allt"? Även om det låter bra så går det sällan enligt planerna. Det beror på att när du talar ofta är lika viktigt, eller viktigare, än vad du säger.

Att välja sina ögonblick handlar inte om att vara oärlig. Det handlar om att inse att det finns tillfällen då det du har att säga tas emot bättre än andra. Det handlar om att vara lyhörd för både verbala och icke-verbala signaler.

Är det du har att säga till exempel potentiellt pinsamt för någon i gruppen? Kan det vara bättre att ta upp detta privat med dem senare än att säga det rakt ut inför alla? Att ta hänsyn till andras känslor kan göra mycket för att skapa förtroende och god stämning på jobbet.

Vid andra tillfällen kanske du inser att du är för stressad eller arg för att kunna kommunicera effektivt. Om du ger dig själv tid att lugna ner dig, samla tankarna och fundera över konsekvenserna av det du vill säga kan du undvika att säga något som du senare ångrar.

Underlätta god kommunikation

Ibland är våra kontor utformade på ett sätt som inte främjar effektiv kommunikation. Kanske sitter personer som ofta samarbetar långt ifrån varandra, eller så finns det arkivskåp eller andra hinder i vägen. Kanske behöver du ha privata HR-samtal, men det finns ingenstans att ta vägen.

Om du märker att människor samlas i korridorer eller utomhus är det ett säkert tecken på att din kontorsdesign gör dem besvikna. Gör om din kontorslayout och ge medarbetarna utrymmen för konfidentiell kommunikation kan göra kommunikationen mycket enklare.

Verktyg för effektiv kommunikation på arbetsplatsen

Chefer kan göra mycket för att stödja god kommunikation på arbetsplatsen. De måste själva föregå med gott exempel och ge sina medarbetare de verktyg de behöver för att kunna kommunicera effektivt på arbetsplatsen. Detta inkluderar lugna utrymmen där man kan arbeta tillsammans på avstånd från kontorsbråket.

Ljudisolerade mötesbås från Soundbox Store är lösningen. De finns i två storlekar, 3-4 personer och 4-6 personer, och ger:

• Fullständig avskildhet - Branschledande ljudisolering blockerar alla ljudstörningar
• Total komfort - Dubbelturbofläkt med låg ljudnivå håller rummet fräscht
• Bluetooth-ljud - Ge liv åt Zoom-möten med naturliga ljudinteraktioner

Detta är bara några av de enastående funktioner som gör akustiska mötesbås oumbärliga för effektiv kommunikation på arbetsplatsen. Är du redo att lära dig mer? Kontakta oss idag eller besök våra utställningslokaler för att själv se skillnaden.