10 tips til vellykkede møder

Møder er en uundgåelig del af vores daglige arbejdsliv. De kan være produktive samarbejdsfora, der er med til at drive en virksomhed eller et projekt fremad, eller tidskrævende, sjælsødelæggende begivenheder, der optager alles tid og kvæler fremskridtet.

Det er her, kontorets mødebokse kommer ind i billedet. Office Meeting Pods giver vigtige, lettilgængelige, lukkede, stille rum i arbejdsområder uden behov for permanente vægge og inventar. Office Meeting Pods fås i forskellige størrelser, lige fra små telefon-/videokonferencebokse til store mødelokaler. Indvendige lydabsorberende og blokerende akustiske egenskaber blev inkluderet i alle pods, som blev polstret i uld eller valgfrie antibakterielle stoffer. Pod'ens indbyggede luftcirkulation, belysning, elektricitet og møbler giver brugerne alt, hvad de har brug for til et roligt og sikkert arbejdsmiljø.

Tips til vellykkede møder

Du kan garantere et vellykket møde hver gang ved at følge disse ti vejledende principper:

1. Overvej det problem, du forsøger at løse.

Før du planlægger tid i nogens kalender, skal du tænke over det problem, du forsøger at løse, og hvordan du håber at samarbejde med dine kolleger.

2. Møder skal være planlagte og strukturerede.

Da alle møder kræver en vis struktur, bør du offentliggøre formålet og dagsordenen på forhånd, også selv om det kun er et par vigtige punkter. Vælg en rimelig tidsramme, men vær på den korte side; møder bruger typisk den tildelte tid. Længere møder er også sværere at passe ind i folks hektiske skemaer.

3. Vælg dit publikum med omhu.

Deling af information på tværs af hele projektteamet er godt til at holde alle involveret, men overvej indvirkningen på produktiviteten (og dit budget!). Brug af et samarbejdsværktøj til projektstyring kan også hjælpe med at reducere antallet af møder.

4. Sorter oplysningerne.

Forbered og offentliggør alle understøttende oplysninger på forhånd, så deltagerne kan gennemgå dem inden mødet. Hvis den første version, de ser, er den monsterudgave, du udleverer i starten, er det usandsynligt, at du får en underskrift på en teknisk specifikation på 200 sider.

5. Begynd til tiden.

Det offentliggjorte starttidspunkt for mødet er, når diskussionen begynder, ikke når du forventer, at folk ankommer. Når du begynder, skal du gennemgå målene, hvem der skal lede mødet, og hvem der skal tage noter.

6. Hold interessante møder.

Hvis du omhyggeligt udvælger dine deltagere, vil alle få noget nyttigt ud af mødet, hvilket gør tiden godt brugt og interessant. Tilskynd til fri tænkning og udtryk. Lad være med bare at tale til dem og få det hele til at handle om dig; spørg i stedet ind til deres ideer og meninger.

7. Bevar fokus på møderne.

Mist ikke mødets formål af syne - der er en grund til, at dagsordenen er der. Hvis der dukker andre emner op, så noter dem og gem dem, når du har mere tid. Lad være med at deltage i lange tekniske diskussioner, som optager hele teamet, men kun gavner nogle få.

8. Hold det professionelt.

Teammøder er ikke til for at overfalde folk, løse personlige konflikter eller etablere afdelingskrige. Tag dig af disse ting uden for lokalet. En livlig debat er opmuntrende, men kun hvis den er konstruktiv, handler om emnet og fremmer dagsordenen.

9. Opsummering.

Afslut dit møde med at gentage, hvad der blev aftalt og opnået, så alle går derfra med den samme forståelse. Selv hvis det har været et møde med dårlige nyheder, så prøv at afslutte positivt, når det er muligt.

10. Færdiggør opgaven til tiden.

Et møde, der kommer for sent, kan forstyrre en række andre planlagte aktiviteter. Hvis mødet giver de ønskede resultater, skal du omlægge det. Ellers risikerer du at komme med en halvfærdig løsning i de sidste sekunder. Og det var højst sandsynligt ikke formålet med mødet i første omgang.

Indarbejd Office Meeting Pods i dine møder

Kontorets mødebokse er nemme at sætte op, billige at bygge og flytbare, når din virksomhed flytter. De har mange af de samme funktioner som et mødelokale, men til en lavere pris, på mindre plads og med større fleksibilitet. Mange mødebokse til kontorer inkluderer tilslutningsmuligheder, siddepladser, strøm og omgivende belysning, så du kan sætte strøm til dem og komme i gang. Der er mange skræddersyede tekstiler og finish, så du behøver ikke at gå på kompromis med stilen.

Det modulære design gør, at de kan indpasses i ethvert ledigt rum på en brøkdel af den tid og de omkostninger, der er forbundet med et mødelokale. Det betyder ofte, at de kan placeres tættere på arbejdsområder og give et praktisk multianvendeligt rum til spontane møder eller stille tanker. Og de bringer deres miljø med sig - en oase af ro, mens de stadig er forbundet med kontorets summen.

Hvis du ikke har hørt om det endnu, findes der lydisolerede kabiner som dem fra https://soundboxstore.com/, der kan installeres på kontorer, og som kan bruges til simple telefonopkald, virtuelle møder eller endda gruppemøder ansigt til ansigt. Disse lydisolerede kabiner vil helt sikkert være en stor hjælp, hvis alle sigter mod produktivitet eller mere vellykkede møder.