Coworking fortroligt: Beskyt dit privatliv i kontorfællesskaber

Indførelsen af EU's persondataforordning i 2018 var en game-changer for virksomheder i hele Europa. Selvom Storbritannien ikke længere er en del af Den Europæiske Union, er landets nuværende databeskyttelseslove næsten identiske. For at beskytte deres kunders data og holde sig på den rigtige side af loven, er alle virksomheder nødt til at træffe foranstaltninger for at beskytte deres kunders og medarbejderes privatliv.

Mens kontrol med adgang til og opbevaring af personlige data er en vigtig brik i puslespillet, er der et område, der er let at overse: aflytning.

Hvad er farerne ved at arbejde i åbne kontorer eller coworking spaces, når det gælder fortrolighed og databeskyttelse? Lad os grave dybere og finde ud af, hvordan du kan beskytte din virksomhed.

Cyberforsvar

For det første skal du sørge for, at kun dine medarbejdere har adgang til fortrolige digitale oplysninger, og at de er beskyttet mod cyberangreb. Det begynder med en robust databeskyttelsespolitik. Det kan være klogt at investere i juridisk bistand for at få denne politik på plads.

Under britisk lovskal alle virksomheder bruge passende foranstaltninger til at beskytte personlige data. Dette bør omfatte:

  • Stærke adgangskoder, der skiftes regelmæssigt
  • Firewalls
  • Anti-virus software
  • Aflåselige arkivskabe
  • Hurtig makulering af papirdokumenter, der ikke længere er brug for

Den britiske regering tilbyder vejledning og værktøjer, der kan hjælpe dig med at tjekke dit nuværende niveau af overholdelse. Den fortæller dig ikke præcis, hvad du skal gøre, men den giver dig generel hjælp, der kan hjælpe dig med at beskytte dit privatliv online og holde dine kunders data trygge og sikre. 

Fysiske foranstaltninger

For at beskytte dit privatliv bliver du nogle gange nødt til at sætte en barriere mellem dig selv og andre mennesker i kontorfællesskabet. Der er nogle traditionelle og mere innovative måder at gøre det på.

Skærme og potteplanter

Lad os starte med en gammeldags tilgang - en fysisk barriere. At sætte en fysisk skærm op mellem dig selv og personen ved siden af dig sender et klart budskab. Selvfølgelig kan de stadig flytte deres stol for at få et bedre overblik, men det ville være ret åbenlyst. 

En anden mulighed er en potteplante. Men lad os se det i øjnene - dem af plastik ser forfærdelige ud, og de rigtige kræver en masse arbejde. Så dette er kun et forslag til den mest dedikerede gartner.

Skærme til privatlivets fred

Privacy screens er en billig og nem måde at holde nysgerrige blikke væk fra laptop- og computerskærme. De består af et tyndt stykke polariseret plastik. Det virker ved at reducere synsvinklen på din skærm. Du kan se perfekt, når du kigger direkte på skærmen, men de nysgerrige ved skrivebordet ved siden af vil ikke se andet end dis. 

I en anden, men relateret sammenhæng, kan dine medarbejdere være bekymrede for blåt lys fra skærme. Undersøgelser citeret af University of California, Davis, viste, at 27-35% af folk rapporterede symptomer, herunder tørre øjne, hovedpine og sløret syn efter brug af digitale enheder. Så du kan også gøre dine medarbejdere en tjeneste ved at investere i privatskærme, der reducerer eksponeringen for blåt lys.

Teknologi til sløring

Alle teams har brug for at mødes og gennemgå præsentationer sammen på et tidspunkt. Trenden med mødelokaler med glasvægge i kontorfællesskaber får dem måske til at føles lyse og luftige, men de beskytter ikke følsomme oplysninger mod nysgerrige blikke.

En ny innovation, som måske snart kommer til et coworking space nær dig, er sløringsteknologi. Dette produkt dækker LED- eller OLED-skærmen og forhindrer tilskuere i at se oplysningerne på skærmen. Samtidig kan de, der befinder sig i rummet, se alt tydeligt. Det fungerer som et avanceret privatlivsfilter til en bærbar computer og er en fantastisk måde at beskytte dit privatliv på i ethvert delt arbejdsområde.

Alle disse muligheder er nyttige, men de fejler på en afgørende måde. De giver ingen lydisolering. For at sikre, at en fortrolig samtale forbliver fortrolig, har du brug for en lydisoleret kabine.

Lydisolerede kabiner

Lydisolerede kabiner, også kendt som acoustic pods, office pods og Zoom rooms, er en revolution, når det gælder om at beskytte privatlivet. De giver ikke kun et roligt sted at arbejde, men de giver dig også mulighed for at føre en fortrolig samtale helt privat.

Det betyder, at du kan have en følsom HR-samtale eller forhandling med en kunde ansigt til ansigt, uden at nogen andre kan høre, hvad du siger. Du kan gøre det samme på Zoom eller over telefonen. De er perfekte til at holde private oplysninger private og forhindre aflytning.

Du kan trygt diskutere ekspansionsplaner, afskedigelser, nye produkter og følsomme emner uden nysgerrige ører og uden at forlade kontorfællesskabet. Højt profilerede virksomheder som Alibaba, Starbucks og Boeing har allerede tilføjet dem til deres kontorer i erkendelse af deres evne til at understøtte privatlivets fred.

Forsøm ikke træning

Vi kommer til træning til sidst, fordi det er afgørende for hver foranstaltning, du tager for at beskytte privatlivets fred. Det nytter ikke at have en databeskyttelsespolitik, som ingen kender til. Du skal sørge for, at alle er bekendt med den og forstår deres personlige ansvar.

Dette kan omfatte:

  • Regelmæssig ændring af adgangskoder
  • Følge protokoller vedrørende dataindsamling, -lagring og -opbevaring
  • At vide, hvornår man skal finde et roligt sted til en fortrolig samtale
  • At rapportere eventuelle overtrædelser til ledelsen

Dit team skal forstå sammenhængen mellem privatlivsbeskyttelse og loven. Når de ser, at deres ansvar er en del af en større ramme, bør de tage det mere alvorligt. 

Beskyt privatlivets fred og opgrader dit coworking-rum med lydisolerede kabiner

Hvis du ejer eller administrerer et kontorfællesskab, har du så tænkt nok over privatlivets fred? Hvis du opgraderer dine faciliteter med kontorbokse, kan det give dig et forspring i forhold til dine konkurrenter. Du vil kunne appellere til virksomheder og startups, der sætter pris på at have et sted at gå hen, hvor de ikke kan blive overhørt, uden at skulle forlade kontoret.

Soundbox Store er stolte af at kunne tilbyde en række akustiske pods, som vi har udviklet og forfinet i løbet af de sidste ti år. De er fremstillet af de fineste akustiske materialer og holder lyden ude og private samtaler inde. Deres plug-and-play-funktionalitet betyder, at du kan sætte dem op bogstaveligt talt overalt, hvor du har en stikkontakt.

 

Udforsk vores produktsortiment online og ring til os på 020 4586 3800 for mere information.