At mestre kunsten at kommunikere effektivt på arbejdspladsen

Den irske dramatiker George Bernard Shaw sagde: "Det største problem i kommunikation er illusionen om, at den har fundet sted."

Som vi alle ved, er der stor forskel på at være i stand til at tale og høre og at være en god kommunikator. Men hvis du bliver en mere effektiv kommunikator, vil du se forbedringer på alle områder i dit liv, også i din forretning.

Så hvad er nøglen til at mestre kunsten at kommunikere effektivt på arbejdspladsen?

Forståelse af kommunikation på arbejdspladsen

Spørgsmålet "Hvad er kommunikation på arbejdspladsen?" lyder måske indlysende, men svaret er mere subtilt, end det først ser ud til.

Som Shaw sagde, narrer vi ofte os selv til at tro, at der har fundet kommunikation sted. Endnu værre er det, at vi har kommunikeret ting, som vi ikke engang er klar over.

Metoder til kommunikation på arbejdspladsen

Oplagte former for verbal kommunikation på arbejdspladsen omfatter samtaler, e-mails, telefonopkald og møder. Men at udvikle kunsten at kommunikere på arbejdspladsen indebærer at vide, hvilket medium man skal bruge, og - kritisk nok - athvornår man skal bruge det.

Timing er et vigtigt og ofte undervurderet element i effektiv kommunikation. Som vi vil se, kan det at mestre timingens kunst gøre dig til et værdifuldt aktiv for ethvert team.

Vigtigheden af nonverbal kommunikation

Har du nogensinde hørt, at 93% af al kommunikation er nonverbal? Det viser sig at være en myte, og her er hvorfor.

Tallet stammer fra en undersøgelse fra 1972, som ikke ligefrem var forankret i det virkelige liv. Faktisk var den baseret på at høre ord og se på fotografier af folks ansigter. Hænderne op, hvem har oplevet sådan en interaktion på arbejdspladsen? Nej, det troede jeg heller ikke.

Det betyder dog ikke, at nonverbale signaler som kropsbevægelser, ansigtsudtryk og gestik ikke betyder noget. De fortæller meget om intentioner, hvilket er en stor del af kommunikationen. Selvom nogle af disse signaler er ufrivillige, kan vi udnytte dem til at kommunikere mere tydeligt.

Sådan forbedrer du kommunikationen på arbejdspladsen

Hvis du vil have dine kolleger til at forstå, hvad du mener, er her et par vigtige færdigheder, du skal mestre:

Lyt virkelig efter

Aktive lyttere er fokuseret på, hvad den anden person siger, og tænker ikke på, hvad vedkommende vil sige som det næste. Det kommer ikke naturligt for de fleste af os, og det kræver øvelse.

Prøv dette i din næste samtale:

• Se din kollega i øjnene og giv passende (ikke uhyggelig) øjenkontakt.
• Tag hensyn til nonverbale signaler som bevægelser, ansigtsudtryk og tonefald.
• Modstå trangen til at afbryde
• Gentag, hvad personen sagde, for at sikre dig, at du har forstået det.

Der kan være nogle akavede stilheder i starten, mens du vænner dig til at bearbejde, hvad de har sagt, før du formulerer dit svar. Men lad dig ikke afskrække af det! Aktive lyttere opbygger tillid og oplever, at folk lytter mere opmærksomt, når de taler.

Identificer og overvind barrierer for kommunikation på arbejdspladsen

På arbejdspladsen mødes mennesker med forskellige baggrunde og livserfaringer. Så det er ikke en overraskelse, at vi nogle gange ikke helt forstår, hvad andre siger.

• Sproglige barrierer: Over 300 sprog tales i Storbritannien. Hvis man tager højde for det på arbejdspladsen, kan det betyde, at man skal holde sig til mere bogstavelige udtryk i stedet for at bruge de talemåder og den jargon, som engelsk er berømt for.

• Kulturelle barrierer: Måder at kommunikere på er ikke universelle, og det er vigtigt at forstå andre i stedet for at påtvinge dem vores måder at kommunikere på. Sensitivitetstræning kan åbne vores øjne for nye måder at tænke kommunikation på.

• Fysiske barrierer: Har teammedlemmerne det udstyr, de har brug for til at kommunikere effektivt? Er der stille rum hvor de kan holde fortrolige møder eller samarbejde uden at blive distraheret?

• Psykologiske barrierer: Modstridende kommunikationsstile, konflikter og forskellige synspunkter kan få nogle mennesker til at lukke af på arbejdspladsen. Træning kan hjælpe med at opbygge tillid og fremme gode kommunikationsevner, der hjælper alle med at føle sig inkluderet og udmærke sig.

Kunsten at time

Har du nogensinde været til et møde, hvor chefen har opfordret alle til at "åbne op, få det hele på bordet"? Selvom det lyder godt, går det sjældent efter planen. Det skyldes, at det ofte er lige så vigtigt, eller vigtigere, hvornår du taler, end hvad du siger.

At vælge sine øjeblikke handler ikke om at være uærlig. Det handler om at erkende, at der er tidspunkter, hvor det, du har at sige, vil blive bedre modtaget end andre. Det indebærer at lytte til både verbale og nonverbale signaler.

Er det, du har at sige, f.eks. potentielt pinligt for nogen i gruppen? Kunne det være bedre at tage det op privat med dem senere end at sige det foran alle? At tage hensyn til andres følelser kan i høj grad være med til at opbygge tillid og et godt forhold på arbejdspladsen.

På andre tidspunkter kan du indse, at du er for stresset eller vred til at kommunikere effektivt. Hvis du giver dig selv tid til at køle ned, samle tankerne og tænke over virkningen af det, du vil sige, kan det hjælpe dig med at undgå at sige noget, du senere fortryder.

Facilitering af god kommunikation

Nogle gange understøtter indretningen af vores kontorer ikke effektiv kommunikation. Måske sidder folk, der ofte samarbejder, langt fra hinanden, eller der er arkivskabe eller andre barrierer i vejen. Måske har du brug for at have private HR-samtaler, men der er ingen steder at gå hen.

Hvis du bemærker, at folk klumper sig sammen på gangene eller udenfor, er det et sikkert tegn på, at dit kontordesign svigter dem. Hvis du omlægger dit kontorlayout og giver folk plads til fortrolig kommunikation kan gøre kommunikationen meget lettere.

Værktøjer til effektiv kommunikation på arbejdspladsen

Ledere kan gøre meget for at støtte god kommunikation på arbejdspladsen. De skal selv være forbilleder og give deres medarbejdere de værktøjer, de har brug for til effektiv kommunikation på arbejdspladsen. Det omfatter rolige områder, hvor man kan arbejde sammen væk fra kontorets larm.

Lydisolerede mødebokse fra Soundbox Store er svaret. De fås i to størrelser, 3-4 personer og 4-6 personer, og giver:

• Fuldstændigt privatliv - Brancheførende lydisolering blokerer for alle auditive distraktioner
• Total komfort - Støjsvag, dobbelt turboventilator holder rummet friskt
• Bluetooth-lyd - Gør Zoom-møder levende med naturlige lydinteraktioner

Dette er blot nogle få af de enestående funktioner, der gør akustiske mødebokse uundværlige for effektiv kommunikation på arbejdspladsen. Er du klar til at lære mere? Kontakt os i dag eller besøg vores showrooms for selv at se forskellen.