Coworking confidenziale: Proteggere la privacy negli uffici condivisi

L'arrivo del GDPR dell'UE nel 2018 è stato un punto di svolta per le aziende che operano in tutta Europa. Sebbene il Regno Unito non faccia più parte dell'Unione europea, le sue attuali leggi sulla protezione dei dati sono quasi identico. Per proteggere i dati dei propri clienti e rimanere dalla parte destra della legge, ogni azienda deve adottare misure per proteggere la privacy dei propri clienti e dipendenti.

Mentre il controllo dell'accesso e dell'archiviazione dei dati personali è un pezzo cruciale nel puzzle, c'è un'area facile da trascurare: intercettare.

Quali sono i pericoli quando si lavora in uffici aperti o spazi di coworking quando si tratta di riservatezza e protezione dei dati? Scaviamo più a fondo e scopriamo come proteggere la tua attività.

Difese informatiche

Innanzitutto, devi assicurarti che solo i tuoi dipendenti abbiano accesso a informazioni digitali riservate e mantenerle al sicuro dagli attacchi informatici. Questo inizia con una solida politica di protezione dei dati. Investire nel supporto legale per ottenere questa politica giusta potrebbe essere saggio.

Sotto Legge del Regno Unito, ogni azienda deve utilizzare misure appropriate per proteggere i dati personali. Questo dovrebbe includere:

• Password forti, cambiate regolarmente
• Firewall
• Software antivirus
• Archiviazioni bloccabili
• Distruggimento rapido di documenti cartacei che non sono più necessari

Il governo del Regno Unito fornisce assistenza e strumenti per aiutarti a controllare il tuo attuale livello di conformità. Anche se non ti dirà esattamente cosa devi fare, ti darà assistenza generale che può aiutarti a proteggere la tua privacy online e mantenere i dati dei tuoi clienti al sicuro.

Misure fisiche

Per proteggere la tua privacy, a volte dovrai mettere una barriera tra te e altre persone nello spazio del coworking. Ci sono alcuni modi tradizionali e più innovativi per raggiungere questo obiettivo.

Schermi e piante in vaso

Cominciamo con un approccio della vecchia scuola: una barriera fisica. Mettere su uno schermo fisico tra te e la persona accanto a te invia un messaggio chiaro. Certo, potevano ancora muovere la sedia per dare un'occhiata migliore, ma sarebbe piuttosto palese.

Un'altra opzione è una pianta in vaso. Ma ammettiamolo: quelli di plastica sembrano terribili e quelli reali prendono molto lavoro. Quindi questo è un suggerimento solo per il fantino di scrivania orticolo più dedicata.

Schermate sulla privacy

Gli schermi alla privacy sono un modo economico e semplice per tenere gli occhi indiscreti lontano da laptop e schermi di computer. Sono costituiti da un sottile pezzo di plastica polarizzata. Funziona riducendo l'angolo di visualizzazione dello schermo. Puoi vedere perfettamente quando guardi lo schermo dritto, ma Fery Parkers alla prossima scrivania non vedrà altro che foschia.

Su una nota separata ma correlata, i dipendenti potrebbero avere preoccupazioni sulla luce blu dagli schermi. Studi Citata dall'Università della California, Davis ha scoperto che il 27-35% delle persone ha riportato sintomi, tra cui occhi secchi, mal di testa e visione offuscata dopo aver usato dispositivi digitali. Quindi potresti anche fare un favore ai tuoi lavoratori investendo su schermi alla privacy che riducono l'esposizione alla luce blu.

Cloaking Tech

Ogni squadra deve incontrare e rivedere le presentazioni insieme ad un certo punto. La tendenza per le sale riunioni con pareti in vetro negli spazi di coworking può farle sentire luminose e ariose, ma non fanno nulla per proteggere le informazioni sensibili dagli occhi indiscreti.

Una recente innovazione che potrebbe presto arrivare in uno spazio di coworking vicino a te è tecnologia di cloaking. Questo prodotto copre il display LED o OLED, impedendo agli spettatori di visualizzare le informazioni sullo schermo. Allo stesso tempo, quelli nella stanza possono vedere tutto chiaramente. Si comporta come un filtro per la privacy avanzato per un laptop ed è un ottimo modo per proteggere la tua privacy in qualsiasi spazio di lavoro condiviso.

Tutte queste opzioni sono utili, ma falliscono in un modo cruciale. Non forniscono insonorizzazione. Per garantire che una conversazione confidenziale rimanga riservata, è necessario una cabina insonorizzata.

Cabine insonorizzate

Gli stand insonorizzati, noti anche come baccelli acustici, baccelli di ufficio e stanze zoom e una rivoluzione per proteggere la privacy. Non solo forniscono un posto tranquillo per lavorare, ma ti consentono anche di portare avanti una conversazione confidenziale nella privacy totale.

Ciò significa che puoi avere una conversazione sensibile alle risorse umane o una negoziazione con un cliente faccia a faccia senza che nessun altro ascolti ciò che dici. Potresti fare lo stesso su zoom o per telefono. Sono perfetti per mantenere private le informazioni private e prevenire la deviazione.

Sarai in grado di discutere con fiducia i giochi di espansione, i licenziamenti, i nuovi prodotti e argomenti sensibili dalle orecchie da indagine senza lasciare lo spazio di coworking. Le società di alto profilo come Alibaba, Starbucks e Boeing li hanno già aggiunti ai loro uffici, riconoscendo la loro capacità di supportare la privacy.

Non trascurare l'allenamento

Veniamo alla formazione per ultimo perché è fondamentale per ogni misura che prendi per proteggere la privacy. Non va bene avere una politica di protezione dei dati che nessuno conosce. Devi assicurarti che tutti ne abbiano familiarità e capiscano le loro responsabilità personali.

Questo potrebbe includere:

• Modifica regolarmente le password
• A seguito di protocolli per quanto riguarda la raccolta, l'archiviazione e la conservazione dei dati
• Sapere quando trovare un posto tranquillo per una conversazione confidenziale
• Segnalazione di eventuali violazioni alla direzione

Il tuo team deve comprendere la connessione tra la protezione della privacy e la legge. Quando vedono che le loro responsabilità fanno parte di un quadro più grande, dovrebbero prenderli più sul serio.

Proteggi la privacy e aggiorna il tuo spazio di coworking con cabine insonorizzate

Se possiedi o gestisci uno spazio di coworking, hai pensato abbastanza alla privacy? L'aggiornamento della tua struttura con i pod di ufficio potrebbe darti il ​​vantaggio rispetto ai tuoi concorrenti. Sarai in grado di fare appello alle imprese e alle startup che apprezzano un posto dove andare dove non saranno ascoltati senza dover lasciare l'ufficio.

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