Padroneggiare l'arte della comunicazione efficace sul posto di lavoro

Il drammaturgo irlandese George Bernard Shaw disse: "Il più grande problema della comunicazione è l'illusione che sia avvenuta".

Come tutti sappiamo, c'è una grande differenza tra saper parlare e ascoltare ed essere un buon comunicatore. Tuttavia, se diventate un comunicatore più efficace, vedrete dei miglioramenti in ogni ambito della vostra vita, compreso quello lavorativo.

Quali sono quindi le chiavi per padroneggiare l'arte della comunicazione efficace sul posto di lavoro?

Capire la comunicazione sul posto di lavoro

La domanda "Che cos'è la comunicazione sul posto di lavoro?" può sembrare ovvia, ma la risposta è più sottile di quanto sembri.

Come ha detto Shaw, spesso ci illudiamo che la comunicazione sia avvenuta. Ancora peggio, comunichiamo cose di cui non ci rendiamo conto.

Metodi di comunicazione sul posto di lavoro

I tipi più ovvi di comunicazione verbale sul posto di lavoro sono le conversazioni, le e-mail, le telefonate e le riunioni. Tuttavia, per sviluppare l'arte della comunicazione sul posto di lavoro è necessario sapere quale mezzo utilizzare e - cosa fondamentale - quali sono le modalità di comunicazione.quando quando usarlo.

Il tempismo è un elemento vitale e spesso sottovalutato della comunicazione efficace. Come vedremo, padroneggiare l'arte del tempismo può rendervi una risorsa preziosa per qualsiasi team.

L'importanza della comunicazione non verbale

Avete mai sentito dire che il 93% della comunicazione è non verbale? Si è scoperto che è un mito, ed ecco perché.

Questa statistica proviene da uno studio del 1972 che non era esattamente basato sulla vita reale. Infatti, si basava sull'ascolto di parole e sull'osservazione di fotografie di volti di persone. Alzi la mano chi ha avuto un'interazione del genere sul posto di lavoro? No, non credo.

Tuttavia, questo non significa che gli indizi non verbali, come i movimenti del corpo, le espressioni facciali e i gesti, non siano importanti. Trasmettono molto sull'intenzione, che è una parte importante della comunicazione. Anche se alcuni di questi segnali sono involontari, possiamo sfruttarli per comunicare in modo più chiaro.

Come migliorare la comunicazione sul posto di lavoro

Se volete che i vostri colleghi colgano le vostre intenzioni, ecco alcune abilità chiave da padroneggiare:

Ascoltare davvero

Ascoltatori attivi si concentrano su ciò che l'altro sta dicendo, senza pensare a ciò che dirà dopo. Questo non viene naturale alla maggior parte di noi e richiede pratica.

Nella prossima conversazione, provate a farlo:

• Guardate in faccia il vostro collega e stabilite un contatto visivo appropriato (non inquietante).
• Cogliere gli indizi non verbali, come i gesti, le espressioni facciali e il tono della voce
• Resistere all'impulso di interrompere
• Ripetere ciò che l'interlocutore ha detto per verificare di avere capito

All'inizio potrebbero esserci dei silenzi imbarazzanti, perché ci si abitua a elaborare ciò che la persona ha detto prima di formulare la propria risposta. Ma non lasciatevi scoraggiare! Gli ascoltatori attivi guadagnano fiducia e scoprono che le persone ascoltano più attentamente quando parlano.

Identificare e superare le barriere alla comunicazione sul posto di lavoro

Il luogo di lavoro riunisce persone con background ed esperienze di vita diversi. Non è quindi una sorpresa che a volte non si riesca a comprendere appieno ciò che gli altri dicono.

• Barriere linguistiche: Oltre 300 lingue sono parlate nel Regno Unito. Tenerne conto sul posto di lavoro può significare attenersi a termini più letterali piuttosto che usare i colloquialismi e il gergo per cui l'inglese è famoso.

• Barriere culturali: I modi di comunicare non sono universali ed è importante capire gli altri piuttosto che imporre loro il nostro modo di comunicare. Una formazione sulla sensibilità potrebbe esporci a nuovi modi di pensare la comunicazione.

• Barriere fisiche: I membri del team dispongono dell'attrezzatura necessaria per comunicare in modo efficace? Ci sono spazi tranquilli dove possono recarsi per riunioni riservate o per collaborare senza distrazioni?

• Barriere psicologiche: Stili di comunicazione contrastanti, conflitti e punti di vista diversi possono far sì che alcune persone si chiudano al lavoro. La formazione potrebbe aiutare a costruire la fiducia e a promuovere buone capacità di comunicazione che aiutino tutti a sentirsi inclusi e a eccellere.

L'arte del tempismo

Avete mai partecipato a una riunione in cui il capo ha incoraggiato tutti ad "aprirsi, a sfogarsi"? Anche se sembra un'ottima idea, raramente le riunioni vanno secondo i piani. Questo perché il momento in cui si parla è spesso altrettanto o più importante di ciò che si dice.

Scegliere i momenti non significa essere disonesti. Si tratta di riconoscere che ci sono momenti in cui ciò che avete da dire sarà accolto meglio di altri. Questo implica una sintonizzazione con i segnali verbali e non verbali.

Per esempio, quello che dovete dire è potenzialmente imbarazzante per qualcuno del gruppo? Sarebbe meglio parlarne in privato con loro in un secondo momento piuttosto che spiattellarlo davanti a tutti? Tenere conto dei sentimenti altrui può contribuire molto a creare fiducia e relazione sul lavoro.

In altri momenti, potreste accorgervi di essere troppo stressati o arrabbiati per comunicare in modo efficace. Darsi il tempo di calmarsi, raccogliere i propri pensieri e pensare all'impatto di ciò che si vuole dire può aiutare a evitare di dire qualcosa di cui poi ci si pente.

Facilitare una buona comunicazione

A volte la disposizione dei nostri uffici non favorisce una comunicazione efficace. Forse le persone che collaborano spesso siedono lontane tra loro, oppure ci sono armadietti o altre barriere che ostacolano la comunicazione. Forse avete bisogno di conversazioni private sulle risorse umane, ma non c'è un posto dove andare.

Se notate che le persone si accalcano nei corridoi o all'esterno, è un segno sicuro che il design del vostro ufficio le sta deludendo. Riprogettare il layout dell'ufficio e dare alle persone spazi per le comunicazioni riservate può rendere la comunicazione molto più semplice.

Strumenti per una comunicazione efficace sul posto di lavoro

I dirigenti possono fare molto per favorire una buona comunicazione sul lavoro. Devono essere loro stessi un modello e dare ai loro dipendenti gli strumenti necessari per una comunicazione efficace sul posto di lavoro. Tra questi, spazi tranquilli per lavorare in modo collaborativo lontano dal frastuono dell'ufficio.

Le cabine riunioni insonorizzate di Soundbox Store sono la risposta. Sono disponibili in due misure, 3-4 persone e 4-6 persone, e forniscono:

• Completa privacy - L'insonorizzazione leader del settore blocca tutte le distrazioni uditive
• Comfort totale - Il doppio ventilatore turbo a bassa rumorosità mantiene l'ambiente fresco
• Audio Bluetooth - Date vita alle riunioni Zoom con interazioni audio naturali

Queste sono solo alcune delle eccezionali caratteristiche che rendono le cabine di riunione acustiche essenziali per una comunicazione efficace sul posto di lavoro. Siete pronti a saperne di più? Contattateci oggi stesso o visitate i nostri showroom per vedere di persona la differenza.