Coworking Confidential: Ochrona prywatności w biurach współdzielonych

Pojawienie się unijnego RODO w 2018 r. było przełomem dla firm działających w całej Europie. Chociaż Wielka Brytania nie jest już częścią Unii Europejskiej, jej obecne przepisy dotyczące ochrony danych są niemal identyczne. Aby chronić dane swoich klientów i pozostać po właściwej stronie prawa, każda firma musi podjąć środki w celu ochrony prywatności swoich klientów i pracowników.

Podczas gdy kontrola dostępu i przechowywania danych osobowych jest kluczowym elementem układanki, istnieje obszar, który łatwo przeoczyć: podsłuchiwanie.

Jakie są zagrożenia związane z poufnością i ochroną danych podczas pracy w otwartych biurach lub przestrzeniach coworkingowych? Zajrzyjmy głębiej i dowiedzmy się, jak możesz chronić swoją firmę.

Cyberbezpieczeństwo

Po pierwsze, musisz upewnić się, że tylko twoi pracownicy mają dostęp do poufnych informacji cyfrowych i chronić je przed cyberatakami. Zaczyna się to od solidnej polityki ochrony danych. Mądrym posunięciem może być zainwestowanie we wsparcie prawne, aby polityka ta była właściwa.

Pod Prawo brytyjskiekażda firma musi stosować odpowiednie środki w celu zapewnienia bezpieczeństwa danych osobowych. Powinno to obejmować:

• Silne hasła, regularnie zmieniane
• zapory sieciowe
• Oprogramowanie antywirusowe
• Zamykane szafki na dokumenty
• Szybkie niszczenie dokumentów papierowych, które nie są już potrzebne

Rząd Wielkiej Brytanii zapewnia wytyczne i narzędzia, które pomogą Ci sprawdzić aktualny poziom zgodności. Chociaż nie powie ci dokładnie, co musisz zrobić, zapewni ci ogólną pomoc, która może pomóc w ochronie prywatności w Internecie i zapewnieniu bezpieczeństwa danych klientów. 

Środki fizyczne

Aby chronić swoją prywatność, czasami będziesz musiał postawić barierę między sobą a innymi osobami w przestrzeni coworkingowej. Istnieją pewne tradycyjne i bardziej innowacyjne sposoby, aby to osiągnąć.

Parawany i rośliny doniczkowe

Zacznijmy od starego podejścia - fizycznej bariery. Postawienie fizycznego parawanu między sobą a osobą obok wysyła jasny komunikat. Oczywiście nadal może ona przesunąć swoje krzesło, aby lepiej się przyjrzeć, ale byłoby to dość rażące. 

Inną opcją jest roślina doniczkowa. Ale spójrzmy prawdzie w oczy - plastikowe wyglądają okropnie, a prawdziwe wymagają dużo pracy. Jest to więc propozycja tylko dla najbardziej zagorzałych ogrodników.

Ekrany zapewniające prywatność

Ekrany prywatności to tani i łatwy sposób na trzymanie wścibskich oczu z dala od ekranów laptopów i komputerów. Składają się one z cienkiego kawałka spolaryzowanego plastiku. Ich działanie polega na zmniejszeniu kąta widzenia ekranu. Możesz widzieć doskonale, gdy patrzysz prosto na ekran, ale wścibscy parkowcy przy sąsiednim biurku nie zobaczą nic poza mgłą. 

Osobną, ale powiązaną kwestią jest to, że pracownicy mogą mieć obawy dotyczące niebieskiego światła emitowanego przez ekrany. Badania cytowane przez Uniwersytet Kalifornijski w Davis wykazały, że 27-35% osób zgłosiło objawy, w tym suchość oczu, bóle głowy i niewyraźne widzenie po użyciu urządzeń cyfrowych. Możesz więc wyświadczyć przysługę swoim pracownikom, inwestując w ekrany prywatności, które zmniejszają ekspozycję na niebieskie światło.

Technologia maskowania

Każdy zespół musi w pewnym momencie spotkać się i wspólnie przejrzeć prezentacje. Trend na przeszklone sale konferencyjne w przestrzeniach coworkingowych może sprawić, że będą one jasne i przestronne, ale nie chronią wrażliwych informacji przed wzrokiem ciekawskich.

Najnowszą innowacją, która może wkrótce pojawić się w przestrzeni coworkingowej w pobliżu, jest technologia maskowania. Produkt ten zakrywa wyświetlacz LED lub OLED, uniemożliwiając obserwatorom przeglądanie informacji na ekranie. Jednocześnie osoby znajdujące się w pomieszczeniu widzą wszystko wyraźnie. Działa jak zaawansowany filtr prywatności dla laptopa i jest świetnym sposobem na ochronę prywatności w każdym wspólnym miejscu pracy.

Wszystkie te opcje są przydatne, ale zawodzą w jeden kluczowy sposób. Nie zapewniają dźwiękoszczelności. Aby poufna rozmowa pozostała poufna, potrzebujesz dźwiękoszczelnej kabiny.

Kabiny dźwiękoszczelne

Kabiny dźwiękoszczelne, znane również jako kabiny akustyczne, kabiny biurowe i pokoje Zoom, to rewolucja w ochronie prywatności. Zapewniają one nie tylko ciche miejsce do pracy, ale także pozwalają na prowadzenie poufnych rozmów w całkowitej prywatności.

Oznacza to, że możesz odbyć poufną rozmowę HR lub negocjacje z klientem twarzą w twarz, a nikt inny nie usłyszy tego, co mówisz. To samo można zrobić na Zoomie lub przez telefon. Są idealne do zachowania prywatności prywatnych informacji i zapobiegania podsłuchiwaniu.

Będziesz mógł śmiało dyskutować o ekspansji, zwolnieniach, nowych produktach i delikatnych tematach z dala od wścibskich uszu bez opuszczania przestrzeni coworkingowej. Znane korporacje, takie jak Alibaba, Starbucks i Boeing, już dodały je do swoich biur, doceniając ich zdolność do wspierania prywatności.

Nie zaniedbuj szkoleń

Szkolenie jest na końcu, ponieważ ma kluczowe znaczenie dla każdego środka podejmowanego w celu ochrony prywatności. Nie jest dobrze mieć politykę ochrony danych, o której nikt nie wie. Musisz upewnić się, że wszyscy są z nią zaznajomieni i rozumieją swoje osobiste obowiązki.

Może to obejmować:

• Regularną zmianę haseł
• przestrzeganie protokołów dotyczących gromadzenia, przechowywania i zachowywania danych
• Wiedza, kiedy znaleźć spokojne miejsce na poufną rozmowę.
• Zgłaszanie wszelkich naruszeń kierownictwu

Twój zespół musi rozumieć związek między ochroną prywatności a prawem. Gdy zobaczą, że ich obowiązki są częścią większej struktury, powinni traktować je poważniej. 

Chroń prywatność i ulepsz swoją przestrzeń coworkingową dzięki dźwiękoszczelnym kabinom

Jeśli jesteś właścicielem lub zarządzasz przestrzenią coworkingową, czy poświęciłeś wystarczająco dużo uwagi prywatności? Modernizacja obiektu za pomocą kapsuł biurowych może dać ci przewagę nad konkurencją. Będziesz w stanie przyciągnąć firmy i startupy, które cenią sobie miejsce, w którym nie będą podsłuchiwane bez konieczności opuszczania biura.

Soundbox Store z dumą oferuje gamę obudów akustycznych, które rozwijaliśmy i udoskonalaliśmy przez ostatnie dziesięć lat. Wykonane z najwyższej jakości materiałów akustycznych, utrzymują dźwięk na zewnątrz, a prywatne rozmowy w środku. Ich funkcjonalność plug-and-play oznacza, że można je skonfigurować dosłownie wszędzie tam, gdzie znajduje się gniazdo zasilania.

Poznaj nasze gamę produktów online i zadzwoń do nas pod numer 020 4586 3800, aby uzyskać więcej informacji.