Coworking konfidentiellt: Skydda din integritet i delade kontor

EU GDPR 2018 var en spelväxlare för företag som verkade i hela Europa. Även om Storbritannien inte längre är en del av EU är dess nuvarande lagar om dataskydd nästan identisk. För att skydda sina kunders uppgifter och stanna på höger sida av lagen måste varje företag vidta åtgärder för att skydda sina kunders och anställdas integritet.

Även om kontroll av tillgång till och lagring av personuppgifter är ett avgörande stycke i pusslet, finns det ett område som är lätt att förbise: avlyssning.

Vilka är farorna när du arbetar på öppna kontor eller samarbetsutrymmen när det gäller konfidentialitet och dataskydd? Låt oss gräva djupare och ta reda på hur du kan skydda ditt företag.

Cyberförsvar

Först måste du se till att endast dina anställda har tillgång till konfidentiell digital information och hålla den säker från cyberattacker. Detta börjar med en robust dataskyddspolicy. Att investera i juridiskt stöd för att få denna politik rätt kan vara klokt.

Under Brittisk lag, varje företag måste använda lämpliga åtgärder för att skydda personuppgifterna. Detta bör inkludera:

• Starka lösenord, ändras regelbundet
• Brandvägg
• Antivirusprogramvara
• Låsbara arkivskåp
• Snabb strimning av pappersdokument som inte längre behövs

Den brittiska regeringen ger vägledning och verktyg som hjälper dig att kontrollera din nuvarande efterlevnadsnivå. Även om det inte berättar exakt vad du måste göra, kommer det att ge dig allmän hjälp som kan hjälpa dig att skydda din integritet online och hålla dina kunders data säkra och säkra.

Fysiska åtgärder

För att skydda din integritet måste du ibland lägga en barriär mellan dig själv och andra människor i samarbetsutrymmet. Det finns några traditionella och mer innovativa sätt att uppnå detta.

Skärmar och krukväxter

Låt oss börja med en old -school -strategi - en fysisk barriär. Att sätta upp en fysisk skärm mellan dig själv och personen bredvid dig skickar ett tydligt meddelande. Naturligtvis kunde de fortfarande flytta sin stol runt för att få en bättre blick, men det skulle vara ganska uppenbart.

Ett annat alternativ är en krukväxt. Men låt oss inse det - plasten ser fruktansvärda ut, och de riktiga tar mycket arbete. Så detta är ett förslag endast för den mest dedikerade trädgårdsodlingsjockeyen.

Integritetsskärmar

Sekretessskärmar är ett billigt och enkelt sätt att hålla nyfikna ögon borta från bärbara datorer och datorskärmar. De består av en tunn bit polariserad plast. Detta fungerar genom att minska visningsvinkeln på skärmen. Du kan se perfekt när du tittar på skärmen rakt på, men nyfikna Parkers vid nästa skrivbord kommer ingenting annat än att dis.

På en separat men relaterad anmärkning kan dina anställda ha oro över blått ljus från skärmar. Studier Citerat av University of California fann Davis att 27-35% av människor rapporterade symtom, inklusive torra ögon, huvudvärk och suddig syn efter att ha använt digitala enheter. Så du kan också göra dina arbetare en tjänst genom att investera i integritetsskärmar som minskar exponeringen för blått ljus.

Cloaking tech

Varje lag måste träffas och granska presentationer tillsammans vid någon tidpunkt. Trenden för glasväggiga mötesrum i samarbetsutrymmen kan göra att de känner sig ljusa och luftiga, men de gör ingenting för att skydda känslig information från nyfikna ögon.

En ny innovation som snart kan komma till ett samarbetsutrymme nära dig är cloaking -teknik. Denna produkt täcker LED eller OLED -skärmen, vilket hindrar åskådare från att visa informationen på skärmen. Samtidigt kan de i rummet se allt tydligt. Det fungerar som ett avancerat integritetsfilter för en bärbar dator och är ett bra sätt att skydda din integritet i alla delade arbetsområden.

Alla dessa alternativ är användbara, men de misslyckas på ett avgörande sätt. De ger ingen ljudisolering. För att säkerställa att en konfidentiell konversation förblir konfidentiell behöver du en ljudisolerad monter.

Ljudisolerade bås

Ljudisolerade bås, även kända som akustiska baljor, kontorsbodar och zoomrum och en revolution för att skydda integriteten. De ger inte bara en lugn plats att arbeta, utan de låter dig också fortsätta en konfidentiell konversation i total integritet.

Detta innebär att du kan ha en känslig HR-konversation eller förhandling med en klient ansikte mot ansikte utan att någon annan hör vad du säger. Du kan göra samma sak på zoom eller via telefon. De är perfekta för att hålla privat information privat och förhindra avlyssning.

Du kommer att kunna säkert diskutera expansionsspel, uppsägningar, nya produkter och känsliga ämnen bort från nyfikna öron utan att lämna samarbetsutrymmet. Högprofilerade företag som Alibaba, Starbucks och Boeing har redan lagt dem till sina kontor och erkänner deras förmåga att stödja integritet.

Försumma inte träningen

Vi kommer till träningen sist eftersom det är avgörande för varje åtgärd du vidtar för att skydda integriteten. Det är inte bra att ha en dataskyddspolicy som ingen vet om. Du måste se till att alla är bekanta med det och förstår deras personliga ansvar.

Detta kan inkludera:

• Ändrar regelbundet lösenord
• Efter protokoll beträffande datainsamling, lagring och kvarhållning
• Att veta när man hittar en lugn plats för en konfidentiell konversation
• Rapportera eventuella överträdelser till ledningen

Ditt team måste förstå sambandet mellan integritetsskydd och lagen. När de ser att deras ansvar är en del av en större ram, bör de ta dem mer på allvar.

Skydda integriteten och uppgradera ditt samarbetsutrymme med ljudisolerade bås

Om du äger eller hanterar ett samarbetsutrymme, har du tänkt tillräckligt med integritet? Att uppgradera din anläggning med Office Pods kan ge dig fördelen över dina konkurrenter. Du kommer att kunna vädja till företag och nystartade företag som värderar att ha en plats att gå dit de inte kommer att höras utan att behöva lämna kontoret.

Soundbox Store är stolt över att erbjuda en rad akustiska baljor som vi har utvecklat och förfina under de senaste tio åren. De är utformade från de finaste akustiska kvalitetsmaterialen och håller ljud och privata samtal i. Deras plug-and-play-funktionalitet innebär att du kan ställa in dem bokstavligen var du har ett eluttag du har ett eluttag.