Coworking konfidentiellt: Skydda din integritet i delade kontor

Införandet av EU:s dataskyddsförordning (GDPR) 2018 förändrade spelplanen för företag som är verksamma i hela Europa. Även om Storbritannien inte längre är en del av Europeiska unionen är dess nuvarande dataskyddslagar nästan identiska. För att skydda sina kunders uppgifter och hålla sig på rätt sida av lagen måste alla företag vidta åtgärder för att skydda sina kunders och anställdas integritet.

Att kontrollera åtkomst till och lagring av personuppgifter är en viktig pusselbit, men det finns ett område som är lätt att förbise: avlyssning.

Vilka är farorna med att arbeta i öppna kontorslandskap eller coworking spaces när det gäller sekretess och dataskydd? Låt oss gräva djupare och ta reda på hur du kan skydda ditt företag.

Cyberförsvar

Först måste du se till att endast dina anställda har tillgång till konfidentiell digital information och skydda den mot cyberattacker. Detta börjar med en robust policy för dataskydd. Det kan vara klokt att investera i juridiskt stöd för att få policyn på plats.

Under brittisk lagmåste alla företag vidta lämpliga åtgärder för att skydda personuppgifter. Detta bör omfatta följande

• Starka lösenord som byts regelbundet
• Brandväggar
• Antivirusprogram
• Låsbara arkivskåp
• Snabb makulering av pappersdokument som inte längre behövs

Den brittiska regeringen tillhandahåller vägledning och verktyg som hjälper dig att kontrollera din nuvarande efterlevnadsnivå. Även om de inte talar om exakt vad du måste göra, ger de dig allmän hjälp som kan hjälpa dig att skydda din integritet online och se till att dina kunders uppgifter är säkra och skyddade. 

Fysiska åtgärder

För att skydda din integritet behöver du ibland sätta upp en barriär mellan dig själv och andra personer på kontorshotellet. Det finns några traditionella och mer innovativa sätt att åstadkomma detta.

Skärmar och krukväxter

Låt oss börja med en gammaldags metod - en fysisk barriär. Att sätta upp en fysisk skärm mellan dig själv och personen bredvid dig sänder ett tydligt budskap. Naturligtvis kan de fortfarande flytta runt sin stol för att få en bättre titt, men det skulle vara ganska uppenbart. 

Ett annat alternativ är en krukväxt. Men låt oss vara ärliga - de i plast ser hemska ut, och de riktiga kräver mycket arbete. Så det här är ett förslag endast för den mest hängivna trädgårdsodlaren.

Skärmar för insynsskydd

Sekretessskärmar är ett billigt och enkelt sätt att hålla nyfikna ögon borta från laptop- och datorskärmar. De består av en tunn bit polariserad plast. Den fungerar genom att minska skärmens betraktningsvinkel. Du kan se perfekt när du tittar rakt på skärmen, men de nyfikna vid skrivbordet bredvid ser bara dimma. 

På ett annat, men relaterat, område kan dina medarbetare ha problem med blått ljus från skärmar. Studier från University of California, Davis visade att 27-35 % av alla som använde digitala enheter rapporterade symtom som torra ögon, huvudvärk och dimsyn. Så du kan också göra dina anställda en tjänst genom att investera i skärmar som minskar exponeringen för blått ljus.

Teknik för döljande

Alla team måste träffas och gå igenom presentationer tillsammans någon gång. Trenden med mötesrum med glasväggar i coworking spaces kan få dem att kännas ljusa och luftiga, men de skyddar inte känslig information från nyfikna ögon.

En ny innovation som snart kan komma till ett coworking space nära dig är teknik för döljande. Denna produkt täcker LED- eller OLED-skärmen och hindrar åskådare från att se informationen på skärmen. Samtidigt kan de som befinner sig i rummet se allt tydligt. Den fungerar som ett avancerat sekretessfilter för en bärbar dator och är ett utmärkt sätt att skydda din integritet i alla delade arbetsutrymmen.

Alla dessa alternativ är användbara, men de misslyckas på ett avgörande sätt. De ger ingen ljudisolering. För att säkerställa att ett konfidentiellt samtal förblir konfidentiellt behöver du ett ljudisolerat bås.

Ljudisolerade bås

Ljudisolerade bås, även kända som akustikbås, kontorsbås och zoomrum, är en revolution när det gäller att skydda privatlivet. De ger inte bara en tyst arbetsplats, utan gör det också möjligt att föra ett konfidentiellt samtal i total avskildhet.

Det innebär att du kan ha ett känsligt HR-samtal eller en förhandling med en kund ansikte mot ansikte utan att någon annan hör vad du säger. Du kan göra samma sak på Zoom eller via telefon. De är perfekta för att hålla privat information privat och förhindra avlyssning.

Du kan tryggt diskutera expansionsplaner, uppsägningar, nya produkter och känsliga ämnen utan att nyfikna öron hör dig och utan att lämna kontorslandskapet. Högprofilerade företag som Alibaba, Starbucks och Boeing har redan installerat dem på sina kontor, eftersom de är medvetna om deras förmåga att skydda privatlivet.

Försumma inte utbildningen

Vi kommer till utbildning sist eftersom det är avgörande för varje åtgärd du vidtar för att skydda den personliga integriteten. Det är ingen idé att ha en dataskyddspolicy som ingen känner till. Du måste se till att alla känner till den och förstår sitt personliga ansvar.

Detta kan omfatta följande:

• Regelbundna byten av lösenord
• Följa protokoll för insamling, lagring och bevarande av data
• Att veta när man ska hitta en lugn plats för ett konfidentiellt samtal
• Rapportera eventuella överträdelser till ledningen

Ditt team måste förstå sambandet mellan integritetsskydd och lagen. När de ser att deras ansvar är en del av ett större sammanhang kommer de att ta det på större allvar. 

Skydda integriteten och uppgradera ditt coworking-utrymme med ljudisolerade bås

Om du äger eller driver ett coworking space, har du tänkt tillräckligt på integritetsskyddet? Att uppgradera din anläggning med kontorspoddar kan ge dig ett försprång gentemot dina konkurrenter. Du kommer att kunna tilltala företag och nystartade företag som värdesätter att ha en plats att gå till där de inte kan bli överhörda utan att behöva lämna kontoret.

Soundbox Store är stolta över att kunna erbjuda ett sortiment av akustikpoddar som vi har utvecklat och förfinat under de senaste tio åren. De är tillverkade av akustiska material av högsta kvalitet och håller ljudet ute och privata samtal inne. Deras plug-and-play-funktion innebär att du kan sätta upp dem bokstavligen var som helst där du har ett eluttag.

Utforska våra produktsortiment online och ring oss på 020 4586 3800 för mer information.