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10 Consejos para Reuniones Exitosas
Las reuniones son una parte inevitable de nuestra vida laboral diaria. Pueden ser foros de colaboración productivos que ayudan a impulsar un negocio o un proyecto, o eventos que consumen mucho tiempo y nos destrozan el alma, consumen el tiempo de todos y ahogan el progreso.
Aquí es donde resultan útiles los módulos de reuniones de oficina. Los módulos de reuniones de oficina proporcionan importantes salas de fácil acceso, cerradas y silenciosas en espacios de trabajo sin necesidad de paredes ni instalaciones permanentes. Los módulos de reuniones de oficina están disponibles en varios tamaños, desde pequeñas cabinas de teléfono/videoconferencia hasta grandes salas de reuniones. Todos los módulos, tapizados en lana o tejidos antibacterianos opcionales, tienen propiedades acústicas de absorción y bloqueo del sonido interior. La circulación de aire, la iluminación, el sistema eléctrico y el mobiliario integrados en la cabina proporcionan a los usuarios todo lo que necesitan para trabajar en un entorno tranquilo y seguro.
Consejos para reuniones con éxito
Siga estos diez consejos para garantizar el éxito de sus reuniones:
- Considere el problema que intenta resolver.
Antes de reservar tiempo en el calendario de nadie, piensa en el problema que intentas resolver y en cómo esperas colaborar con tus colegas.
- Las reuniones deben planificarse y estructurarse.
Como todas las reuniones requieren cierta estructura, publica el objetivo y el orden del día con antelación, aunque sólo sean unos cuantos puntos clave. Elige un marco temporal razonable, pero peca de corto; las reuniones suelen consumir el tiempo asignado. Las reuniones más largas también son más difíciles de encajar en las agitadas agendas de la gente.
- Seleccione cuidadosamente a su audiencia.
Compartir información con todo el equipo del proyecto es estupendo para que todos participen, pero hay que tener en cuenta el impacto en la productividad (¡y en el presupuesto!). Utilizar una herramienta de gestión colaborativa de proyectos también puede ayudar a reducir la asistencia a las reuniones.
- Ordena la información.
Prepara y publica cualquier información de apoyo con antelación para que los asistentes puedan revisarla antes de la reunión. Si la primera versión que ven es la monstruosa copia impresa que repartes al principio, es poco probable que consigas que aprueben una especificación técnica de 200 páginas.
- Empieza a tiempo.
La hora de inicio de la reunión publicada es cuando empieza el debate, no cuando esperas que llegue la gente. Cuando empieces, repasa los objetivos, quién dirigirá la reunión y quién tomará notas.
- Celebre reuniones interesantes.
Si selecciona cuidadosamente a los asistentes, todos sacarán algo útil de la reunión, lo que hará que el tiempo esté bien empleado y resulte interesante. Fomente el pensamiento libre y la expresión. No se limite a hablarles y hacer que todo gire en torno a usted, sino que solicite sus ideas y opiniones.
- Mantén el enfoque de las reuniones.
No pierdas de vista el objetivo de la reunión: el orden del día está ahí por algo. Si surgen otros temas, anótelos y guárdelos para cuando tenga más tiempo. No se enzarce en largas discusiones técnicas que ocupen a todo el equipo y sólo beneficien a unos pocos.
- Mantén la profesionalidad.
Las reuniones de equipo no son para tender emboscadas a la gente, resolver conflictos personales o establecer guerras territoriales departamentales. Ocúpese de estas cuestiones fuera de la sala. Se fomenta el debate animado, pero sólo si es constructivo, se centra en el tema y hace avanzar el orden del día.
- Resume.
Concluya la reunión reiterando lo que se ha acordado y lo que se ha conseguido, para que todo el mundo se vaya con el mismo entendimiento. Aunque haya sido una reunión con malas noticias, intenta terminar de forma positiva siempre que sea posible.
- Termina la tarea a tiempo.
Una reunión que se retrasa puede interrumpir otras actividades programadas. Si la reunión da los resultados deseados, reprográmala. De lo contrario, se corre el riesgo de llegar a una solución a medias en los últimos segundos. Y lo más probable es que ese no fuera el propósito de la reunión en primer lugar.
Cómo incorporar los módulos de reuniones de oficina a sus reuniones
Los módulos de reuniones de oficina son fáciles de montar, baratos de construir y portátiles cuando su empresa se traslada. Cumplen muchas de las funciones de una sala de reuniones, pero a menor coste, en menos espacio y con mayor flexibilidad. Muchos módulos de reuniones de oficina incluyen conectividad, asientos, electricidad e iluminación ambiental, lo que le permite conectar y usar. Existen numerosos tejidos y acabados a medida, por lo que no tendrá que sacrificar el estilo.
Su diseño modular permite adaptarlos a cualquier espacio disponible en una fracción del tiempo y el coste de una sala de reuniones. Con frecuencia, esto significa que pueden colocarse más cerca de las zonas de trabajo y proporcionar un práctico espacio multiusos para reuniones improvisadas o reflexiones tranquilas. Y aportan su entorno: un remanso de calma sin dejar de estar conectados al bullicio de la oficina.
Si aún no ha oído hablar de ellas, existen cabinas insonorizadas como las de https://soundboxstore.com/ que pueden instalarse en las oficinas y utilizarse incluso para simples llamadas telefónicas, reuniones virtuales o incluso reuniones de grupo cara a cara. Estas cabinas insonorizadas serán sin duda de gran ayuda si todo el mundo aspira a la productividad o a reuniones más fructíferas.