10 vinkkiä onnistuneisiin tapaamisiin

Kokoukset ovat väistämätön osa jokapäiväistä työelämäämme. Ne voivat olla tuottavia yhteistyöfoorumeita, jotka auttavat viemään liiketoimintaa tai hanketta eteenpäin, tai aikaa vieviä, sielua särkeviä tapahtumia, jotka vievät kaikkien aikaa ja tukahduttavat edistyksen.

Tässä kohtaa toimiston kokouskapseleista on hyötyä. Toimistokokoustilat tarjoavat tärkeitä, helposti saavutettavia, suljettuja ja hiljaisia huoneita työtiloissa ilman pysyviä seiniä ja kalusteita. Toimistokokouspodeja on erikokoisia pienistä puhelin-/videoneuvottelukopeista suuriin kokoushuoneisiin. Kaikissa kapseleissa on sisäpuoliset ääntä vaimentavat ja estävät akustiset ominaisuudet, ja ne on verhoiltu villalla tai valinnaisilla antibakteerisilla kankailla. Kotelon sisäänrakennettu ilmankierto, valaistus, sähköt ja kalusteet tarjoavat käyttäjille kaiken, mitä he tarvitsevat hiljaiseen ja turvalliseen työympäristöön.

Onnistuneita kokousvinkkejä

Voit taata onnistuneen kokouksen joka kerta, kun noudatat näitä kymmentä ohjaavaa periaatetta:

1. Pohdi ongelmaa, jota yrität ratkaista.

Ennen kuin varaat aikaa kenenkään kalenterista, mieti, mitä ongelmaa yrität ratkaista ja miten toivot voivasi tehdä yhteistyötä kollegojesi kanssa.

2. Kokousten tulisi olla suunniteltuja ja jäsenneltyjä.

Koska kaikki kokoukset vaativat jonkinlaista rakennetta, julkaise tavoite ja esityslista etukäteen, vaikka kyseessä olisi vain muutama keskeinen kohta. Valitse kohtuullinen aikataulu, mutta älä kuitenkaan liian lyhyt; kokoukset vievät yleensä kaiken varatun ajan. Pidempiä kokouksia on myös vaikeampi sovittaa ihmisten hektisiin aikatauluihin.

3. Valitse yleisö huolellisesti.

Tietojen jakaminen koko projektiryhmälle on hyvä tapa pitää kaikki mukana, mutta ota huomioon sen vaikutus tuottavuuteen (ja budjettiin!). Yhteistyöhön perustuvan projektinhallintatyökalun käyttö voi myös vähentää kokouksiin osallistumista.

4. Lajittele tiedot.

Valmistele ja julkaise kaikki tukevat tiedot etukäteen, jotta osallistujat voivat tutustua niihin ennen kokousta. Jos ensimmäinen versio, jonka he näkevät, on alussa jakamasi hirviömäinen paperiversio, et todennäköisesti saa allekirjoitusta 200-sivuiselle tekniselle eritelmälle.

5. Aloita ajoissa.

Julkaistu kokouksen alkamisaika on se, jolloin keskustelu alkaa, ei se, milloin odotat ihmisten saapuvan paikalle. Kun aloitat, käy läpi tavoitteet, kuka johtaa kokousta ja kuka tekee muistiinpanoja.

6. Pidä mielenkiintoisia kokouksia.

Jos valitset osallistujat huolellisesti, kaikki saavat kokouksesta jotain hyödyllistä, jolloin aika kuluu hyvin ja on mielenkiintoista. Kannusta vapaaseen ajatteluun ja ilmaisuun. Älä vain puhu heille ja tee kokouksesta sinusta itsestäsi, vaan pyydä heidän ideoitaan ja mielipiteitään.

7. Säilytä kokousten painopiste.

Älä unohda kokouksen tarkoitusta - esityslista on olemassa syystä. Jos esiin nousee muita aiheita, merkitse ne muistiin ja säästä ne, kun sinulla on enemmän aikaa. Älä käy pitkiä teknisiä keskusteluja, jotka työllistävät koko tiimiä ja hyödyttävät vain muutamia.

8. Pidä asiat ammattimaisina.

Tiimikokoukset eivät ole väijymistä, henkilökohtaisten ristiriitojen ratkaisemista tai osastojen välisiä reviirisotia varten. Hoida nämä asiat huoneen ulkopuolella. Vilkasta keskustelua kannustetaan, mutta vain jos se on rakentavaa, aiheeseen liittyvää ja edistää asialistaa.

9. Yhteenveto.

Päätä kokous toistamalla, mistä sovittiin ja mitä saatiin aikaan, jotta kaikki lähtevät pois saman ymmärryksen kanssa. Vaikka kokous olisikin ollut huono uutinen, yritä päättää kokous myönteisesti aina kun mahdollista.

10. Suorita tehtävä ajoissa loppuun.

Myöhästynyt kokous voi häiritä monia muita suunniteltuja toimintoja. Jos kokous tuottaa toivottuja tuloksia, sovi se uudelleen. Muussa tapauksessa on vaarana, että viime sekunneilla kiirehdit puolivalmiiseen ratkaisuun. Ja se ei todennäköisesti ollut kokouksen tarkoitus alun perin.

Toimiston kokouspodien sisällyttäminen kokouksiinne

Toimistokokouskapseli on helppo pystyttää, edullinen rakentaa ja siirrettävissä, kun yrityksesi siirtyy muualle. Se palvelee monia samoja toimintoja kuin kokoushuone, mutta edullisemmin, pienemmässä tilassa ja joustavammin. Monissa toimistokokouskapseleissa on liitännät, istuimet, sähköt ja valaistus, joten ne voi kytkeä ja pelata. Tarjolla on lukuisia räätälöityjä kankaita ja viimeistelyjä, joten sinun ei tarvitse luopua tyylistä.

Modulaarisen rakenteensa ansiosta ne voidaan sijoittaa mihin tahansa käytettävissä olevaan tilaan murto-osassa kokoushuoneen ajasta ja kustannuksista. Tämä tarkoittaa usein sitä, että ne voidaan sijoittaa lähemmäs työskentelyalueita ja tarjota kätevä monikäyttöinen tila improvisoiduille kokouksille tai hiljaisille ajatuksille. Ja ne tuovat mukanaan ympäristönsä - rauhallisuuden tyyssija, joka on kuitenkin yhteydessä toimiston vilinään.

Jos et ole vielä kuullut siitä, on olemassa näitä saatavilla olevia äänieristettyjä koppeja, kuten https://soundboxstore.com/, jotka voidaan asentaa toimistoihin, joita voidaan käyttää jopa yksinkertaisiin puheluihin, virtuaalisiin kokouksiin tai jopa kasvokkain pidettäviin ryhmäkokouksiin. Näistä äänieristetyistä koppeista on varmasti suuri apu, jos kaikki pyrkivät tuottavuuteen tai onnistuneempiin kokouksiin.