Jaetut toimistot ovat tulevaisuutta - miten ne saadaan toimimaan?

Etä- ja hybridityö olivat monille meistä vieraita käsitteitä ennen pandemiaa. Nyt uusin viralliset luvut osoittavat, että 16 prosenttia brittiläisistä työntekijöistä työskentelee täysin etätyönä ja 28 prosenttia on hybridityöntekijöitä. Tämä siirtyminen pois perinteisestä toimistosta on saanut monet yritykset pohtimaan, voisivatko jaetut toimistot, kuten coworking-tilat, olla oikea tapa edetä.

Mitä coworking-tilat ovat ja mitä etuja niillä on? Tutustutaan vastaukseen ja tarkastellaan, miten coworking-tilojen akustiset kotelot voivat nostaa ne seuraavalle tasolle.

Mitä coworking-tilat ovat?

Coworking-tilat ovat eri yritysten työntekijöiden ja/tai freelancereiden yhteisiä toimistoja. Niiden juuret juontavat juurensa Berliiniin 1990-luvun puolivälistä, mutta nyt ne ovat vakiintuneet valtavirtaan. Coworking-tilat kukoistavat muun muassa Lontoossa, Birminghamissa ja Leedsissä, ja ne voisivat sopia erinomaisesti yrityksellesi.

Coworking-tilojen hyödyt eivät ole vain pienyrityksiä. IBM:n ja Microsoftin kaltaiset kansainväliset suuryritykset ovat tunnistaneet niiden edut ja alkaneet hyödyntää niitä strategisesti.

Coworking-tilojen edut

On useita syitä, miksi yritysten olisi siirryttävä coworking-tiloihin tai yksinkertaisesti hyödynnettävä niitä osana uutta normaalia:

• Kustannukset: Toimiston ylläpitäminen maksaa paljon. Joka kuukausi on maksettava suuria yleiskustannuksia, kuten yleishyödylliset palvelut, internet, toimitilamaksut, siivous, tarvikkeet ja vakuutukset. Jos työntekijäsi työskentelevät etätyössä osan aikaa tai koko ajan, saatat joutua maksamaan tilasta, jota ei käytetä täysimääräisesti. Työpöytien vuokraaminen coworking-tilassa on yleensä paljon halvempaa. Pienemmille yrityksille coworking-tiloihin siirtyminen voi siis olla kustannustehokas vaihtoehto yksityiselle toimistolle.

• Joustavuus: Coworking-tilat antavat yrityksille mahdollisuuden olla ketterämpiä. Yrityksen kasvaessa voit vuokrata lisää työpöytiä, jotta uudet työntekijät mahtuvat sinne. Jos sinun on tulevaisuudessa supistettava toimintaasi, voit tehdä sen joustavasti ilman, että joudut sitoutumaan pitkiin ja kalliisiin vuokrasopimuksiin.

• Uusi hybridimalli: Coworking-tilojen avulla voit vastata paremmin niiden työntekijöiden tarpeisiin, jotka haluavat välttää pitkät työmatkat toimistoon. Kun annat heille mahdollisuuden työskennellä kotinsa lähellä sijaitsevissa coworking-tiloissa, voit pitää kiinni nykyisistä työntekijöistäsi ja saada heistä parhaan hyödyn irti. Tarjoamalla tätä työskentelytapaa uusille työntekijöille yrityksesi voisi rekrytoida parhaita osaajia eri puolilta maata ja jopa maailmaa.

• Lisääntynyt tuottavuus: Harvard Business Review teki odottamattoman löydön, joka koskee coworking-tiloista. He havaitsivat, että ihmiset viihtyvät tässä ympäristössä. He mainitsivat tärkeimmiksi eduiksi toimistopolitiikan puuttumisen ja joustavuuden, kun toimistoon pääsee 24/7. Samalla he tuntevat edelleen olevansa osa yhteisöä, mitä monet etätyöntekijät kaipaavat.

Muita etuja ovat fyysinen läsnäolo asiakkaiden ja sijoittajien tapaamista varten, mikä voi auttaa ylläpitämään yrityksesi ammattimaista imagoa. Etujen lisäksi coworking-tiloissa on kuitenkin myös muutamia haittoja, joita sinun on punnittava.

Coworking-tilojen haitat

Vaikka monet rakastavat yhteistoimistotiloja, tässä on muutamia haittoja, joista he useimmiten valittavat:

• Melu ja häiriötekijät: Kun kaikki puhuvat samaan aikaan puhelimeen tai kun käydään kovaa keskustelua, työtilat voivat olla hyvin häiritseviä. Lisäksi, aivan kuten tavallisissa toimistoissa, keskittyminen voi olla vaikeaa, jos viereisen pöydän ääressä on puhelias henkilö.

• Yksityisyyden puute: Oletko koskaan soittanut puhelinkeskukseen ja huomannut uppoutuneesi taustalla käytävään keskusteluun? Coworking-tilat alkavat helposti kuulostaa samalta. Se ei ole ammattimainen kuva, jota useimmat meistä yrittävät antaa.

• Tuen puute: Jos internet katkeaa kesken tärkeän Zoom-kokouksen, saatat kokea, että coworking-tilojen tietotekniikkatuki on puutteellista. Tämä voi aiheuttaa ongelmia, jos sinulla on tiukka aikataulu, eikä se myöskään anna parasta mahdollista vaikutelmaa asiakkaillesi.

Coworking-tilojen parhaat puolet hyödyntäminen

Vaikka coworking-tiloissa on haittoja, ne ovat silti loistava vaihtoehto monille yrityksille. Seuraavassa on muutamia vinkkejä, miten saat ne toimimaan.

Valitse huolellisesti

Analysoi yrityksesi tarpeet huolellisesti ennen kuin päätät siirtyä coworking-tilaan. Ole hyvin selvillä siitä, mitä tarvitset ja mitä et voi sietää. Etsi sitten kriteerit täyttävä coworking-tila sen sijaan, että valitset ensimmäisen vastaan tulevan tilan.

Aseta yksityisyys etusijalle

Realistisesti ajatellen jokainen yritys tarvitsee yksityisen tilan, jossa voi soittaa puhelun, pitää yksityisen kokouksen tai soittaa luottamuksellisen konferenssipuhelun. Yksi parhaista ratkaisuista on mennä yksityisyyskapseleihin.

Yksityisyyskotelot eli coworking-tilojen akustiset kotelot ovat itsenäisiä äänieristettyjä koppeja. Voit sulkea pois coworking-toimiston häiriötekijät ja keskittyä käsillä olevaan tehtävään. Se tarkoittaa myös sitä, että asiakkaasi ja kollegasi voivat puhua vapaasti ilman huolta siitä, että heitä kuullaan. Ne ovat myös täydellisiä silloin, kun tarvitset omaa aikaa keskittyäksesi ilman häiriötekijöitä.

Monet suuret yritykset Alibaba Groupista Starbucksiin hyödyntävät akustisia kokouskapseleja Yhdistyneessä kuningaskunnassa ja muualla. Kun siis harkitset, mikä coworking-tila sopii sinulle, tarkista, onko siellä jo äänieristettyjä koteloita.

Lähde Acoustic Pods for Coworking Spaces for Coworking Spaces (Akustiset podit coworking-tiloissa)

Coworking-tilat voivat säästää yritysten rahaa, lisätä tuottavuutta ja avata uusia, joustavia työskentelytapoja. Niiden tehokkuus on kuitenkin aina rajallinen, jos ne eivät tarjoa yksityisyyttä.

Ratkaisu on coworking-tilojen akustiikkakapselit, jotka ovat valmistajalta Soundbox Store. Itsenäiset yksikkömme sopivat saumattomasti mihin tahansa toimistoympäristöön. Joitakin vaihtoehtoja ovat mm:

• Toimistopuhelinkapselit yksin: Yhden hengen koppi, joka sopii täydellisesti yksityispuheluihin ja keskittyneeseen työskentelyyn.

• Toimistopuhelinkotelo, 1-2 henkilöä: Tee yhteistyötä ja pidä asiat luottamuksellisina kahden hengen kopeissamme.

• Kokouskapseli, 3-4 henkilöä: Käsittele projekteja laajempana tiiminä tai osallistu neuvottelupuheluihin kollegoiden ja asiakkaiden kanssa rauhassa ja mukavasti.

Jos haluat lisätietoja siitä, miten äänieristetyt kapselit voivat hyödyttää coworking-tilojasi, soita meille numeroon +44 (0) 20 4586 3800 tai osoitteeseen ota meihin yhteyttä verkossa tänään.