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10 Consigli per incontri di successo
Le riunioni sono una parte inevitabile della nostra vita lavorativa quotidiana. Possono essere forum produttivi e collaborativi che contribuiscono a far progredire un'azienda o un progetto, oppure eventi che fanno perdere tempo e che soffocano i progressi.
È qui che le sale riunioni per ufficio si rivelano utili. Le sale riunioni per ufficio forniscono importanti spazi di facile accesso, chiusi e tranquilli negli spazi di lavoro, senza la necessità di pareti e strutture permanenti. Le sale riunioni per ufficio sono disponibili in varie dimensioni, da piccole cabine per telefonate/videoconferenze a grandi sale riunioni. Tutte le cabine sono state dotate di proprietà acustiche interne di assorbimento e blocco del suono e sono state rivestite in lana o in tessuti antibatterici opzionali. La circolazione dell'aria, l'illuminazione, l'impianto elettrico e gli arredi integrati nelle cabine forniscono agli utenti tutto ciò di cui hanno bisogno per un ambiente di lavoro tranquillo e sicuro.
Suggerimenti per riunioni di successo
Seguendo questi dieci principi guida è possibile garantire il successo di ogni riunione:
- Considerate il problema che state cercando di risolvere.
Prima di fissare un appuntamento sul calendario di qualcuno, pensate al problema che state cercando di risolvere e al modo in cui sperate di collaborare con i vostri colleghi.
- Le riunioni devono essere pianificate e strutturate.
Poiché tutte le riunioni richiedono una certa struttura, pubblicate in anticipo l'obiettivo e l'ordine del giorno, anche se si tratta solo di alcuni punti chiave. Scegliete un periodo di tempo ragionevole, ma non troppo lungo; di solito le riunioni consumano il tempo assegnato. Le riunioni più lunghe sono anche più difficili da inserire nei programmi frenetici delle persone.
- Selezionate con cura il pubblico.
Condividere le informazioni con l'intero team di progetto è ottimo per tenere tutti coinvolti, ma considerate l'impatto sulla produttività (e sul budget!). Anche l'utilizzo di uno strumento di gestione collaborativa dei progetti può contribuire a ridurre la partecipazione alle riunioni.
- Ordinare le informazioni.
Preparate e pubblicate in anticipo tutte le informazioni di supporto in modo che i partecipanti possano esaminarle prima della riunione. Se la prima versione che vedono è la mostruosa copia cartacea che consegnate all'inizio, difficilmente otterrete l'approvazione di una specifica tecnica di 200 pagine.
- Iniziate per tempo.
L'orario di inizio della riunione pubblicato è quello in cui inizia la discussione, non quello in cui ci si aspetta che le persone arrivino. Quando si inizia, si devono definire gli obiettivi, chi condurrà la riunione e chi prenderà appunti.
- Organizzate riunioni interessanti.
Se si selezionano con cura i partecipanti, ognuno trarrà qualcosa di utile dalla riunione, rendendo il tempo ben speso e interessante. Incoraggiate il libero pensiero e l'espressione. Non limitatevi a parlare ai partecipanti e a farli parlare di voi, ma sollecitate le loro idee e opinioni.
- Mantenere il focus delle riunioni.
Non perdete di vista lo scopo della riunione: l'ordine del giorno è lì per un motivo. Se emergono altri argomenti, annotateli e teneteli da parte quando avrete più tempo. Non impegnatevi in lunghe discussioni tecniche che occupano l'intero team a vantaggio di pochi.
- Mantenete un atteggiamento professionale.
Le riunioni del team non servono per tendere agguati, risolvere conflitti personali o stabilire guerre di territorio tra dipartimenti. Occupatevi di questi aspetti al di fuori della stanza. Un dibattito vivace è incoraggiato, ma solo se è costruttivo, pertinente e fa avanzare l'ordine del giorno.
- Riassumete.
Chiudete la riunione ribadendo ciò che è stato concordato e realizzato, in modo che tutti se ne vadano con la stessa consapevolezza. Anche se si è trattato di una riunione con cattive notizie, cercate di concludere in modo positivo, se possibile.
- Completate il compito in tempo.
Una riunione che arriva in ritardo può disturbare una serie di altre attività programmate. Se la riunione produce i risultati desiderati, riprogrammatela. Altrimenti, si rischia di arrivare in fretta e furia a una soluzione incompleta negli ultimi secondi. E molto probabilmente non era questo lo scopo della riunione.
Incorporare le sale riunioni dell'ufficio nelle vostre riunioni
Le sale riunioni per ufficio sono facili da allestire, poco costose da costruire e trasportabili in caso di trasferimento dell'azienda. Svolgono molte delle stesse funzioni di una sala riunioni, ma a un costo inferiore, in uno spazio minore e con una maggiore flessibilità. Molte sale riunioni per ufficio includono connettività, posti a sedere, alimentazione e illuminazione ambientale, consentendo di collegarsi e giocare. Esistono numerosi tessuti e finiture su misura, per cui non dovrete rinunciare allo stile.
Il loro design modulare consente di inserirli in qualsiasi spazio disponibile in una frazione del tempo e del costo di una sala riunioni. Questo significa che spesso possono essere posizionate più vicino alle aree di lavoro e fornire un comodo spazio multiuso per riunioni improvvisate o pensieri tranquilli. E portano con sé l'ambiente in cui si trovano: un'oasi di tranquillità pur rimanendo connessi al fermento dell'ufficio.
Se non ne avete ancora sentito parlare, sono disponibili cabine insonorizzate come quelle di https://soundboxstore.com/ che possono essere installate negli uffici e utilizzate anche per semplici telefonate, riunioni virtuali o persino incontri di gruppo faccia a faccia. Queste cabine insonorizzate saranno sicuramente di grande aiuto se tutti puntano alla produttività o a riunioni di maggior successo.